Una vez que se tiene conocimiento general del medio por
investigar (ubicación), se procede a llevar acabo la investigación,
teniendo primordialmente que realizar entrevistas tanto a nivel
ejecutivo como a nivel operativo.
Para realizar una entrevista a cualquier nivel, es indispensable
documentarse sobre las funciones y características del personal por
entrevistar, así como preparar cuestionarios para obtener la
información deseada, pudiéndose utilizar tas siguientes técnicas
dependiendo del caso.
Abierta. Cuando no existe un cuestionario predefinido.
Cerrada. Existe un cuestionario especifico de la entrevista.
Mixta. Cuando existe un cuestionario, pero también, incluye
consideraciones abiertas.
a) Entrevistas a nivel Dirección
Por lo general, los primeros contactos en la investigación son las
personas de mayor nivel jerárquico de la dependencia afectada, por
tanto, al efectuar la entrevista deberá enfocarse básicamente a
obtener la siguiente información:
Objetivos Generales (sistema actual). Se deberá obtener información
al respecto con el fin de afirmar o variar lo estudiado cuando se
Hizo la ubicación. Sobre el sistema a mecanizar, es recomendable
obtener:
- Resultados generales.
- Operaciones básicas.
- Entradas al sistema.
- Usuarios de los resultados.
- Tiempos de respuesta de cada operación básica.
- Recursos utilizados.
- Relaciones externas de la dependencia. Se deberán
obtener información acerca de las relaciones externas con el fin dé
determinar si los objetivos del sistema a mecanizar son reales o
ubicados al medio.
La información por obtener podrá ser:
- Servicios de la dependencia aparentes y reales.
- Relaciones directas con otras dependencias.
- Relaciones indirectas con otras dependencias.
- Tiempo de respuesta de resultados para otras dependencias.
- Canales de comunicación y flujo de información
- Objetivos propios de la dependencia. Deberá tenerse en
cuenta que algunas veces los objetivos no son entendidos
correctamente, por lo que se deben captar los verdaderos objetivos
en el resumen de la entrevista, y después verificar dichos
objetivos durante el desarrollo de la investigación.
- Políticas de la dependencia. Deberá tenerse en cuenta
cuáles políticas están reglamentadas y cuáles no lo están;
igualmente los objetivos deberán verificarse en el desarrollo de la
investigación.
- Estructura de la dependencia. Es importante conocerla para
tener un conocimiento más certero de ella y del personal a quién
dirigirse; es conveniente que se derive de este estudio la
presentación del investigador con personal de jerarquía más baja a
fin de lograr también su apoyo, lo cual será útil.
Las consideraciones que se deben tomar en cuenta en una entrevista
a nivel Dirección son las siguientes:
- Documentarse sobre las características y
funciones del entrevistado, siendo útil esto para "romper el
hielo" inicial.
- Utilizar la terminología adecuada al
entrevistado, para un mejor entendimiento. (Evitar
tecnicismos.)
- Destacar la importancia de la intervención del entrevistado
en el desarrollo del proyecto por implantar, a fin de lograr
su apoyo.
- Dirigir la entrevista para que el entrevistado plantee las
soluciones al sistema, para que lo sienta como creación
suya.
- Hablar con tacto, sin herir
susceptibilidades ni criticar.
- Saber escuchar, pero sin dejar de tener
iniciativa.
- Contagiar entusiasmo por el
proyecto.
- No considerar que una entrevista a nivel
Dirección es para recopilar información detallada.
- Si es necesario, dejar abierta la
posibilidad de una siguiente entrevista con una razón
especifica
- Es necesario documentar cada entrevista en el menor tiempo
posible transcurrido desde el término de ella, debiendo Considerar
los siguientes puntos:
- Número secuencial de entrevista dentro de la investigación.
- Puesto del entrevistado.
- Funciones del entrevistado.
- Objetivo de la entrevista.
- Cuestionario de la entrevista.
-Observaciones.
- Conclusión de la entrevista.
- Persona y puesto siguiente ir entrevistar.
Si no se efectúa esta documentación al término de la entrevista, se
pierden muchos aspectos correspondientes al objetivo de la
investigación. Por lo tanto, se debe documentar cada una dé ellas
dentro del desarrollo de la investigación.
b) Entrevistas a nivel operativo
Normalmente, este tipo de entrevistas está relacionado con el
recorrido de la información. Esta forma de recopilación de
información tiene por objetivo visualizar la operación real del
sistema actual, y a fin de mecanizarlo, se deben considerar los
siguientes elementos:
1. FLUJO DE DOCUMENTOS Y PROCEDIMIENTOS.
2. ENTRADAS AL SISTEMA.
3. RESULTADOS DEL SISTEMA ACTUAL.
4. OPERACIONES Y DECISIONES.
5. OBJETIVOS Y POLÍTICAS INTERNAS.
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