4. OPERACIONES Y DECISIONES                 |

Operaciones. En el transcurso de la investigación, y en particular al entrevistar personal operativo, se encuentran diversos tipos de operaciones que se realizan con la información en proceso, siendo las siguientes: manuales, mecánicas y electromecánicas. Por el momento sólo se definen las manuales.

Existen diferentes operaciones manuales realizadas con la información y las más comunes son:          

 - Recepción de información fuente. Es una operación de carácter meramente manual, existiendo controles para ello como son: folios, catálogos y facturas. Es importante que se conozca el origen de la información recibida y sus datos de cuantificación.
- Selección y distribución de la información. Esta operación es realizada de acuerdo con sus características y objetivos de proceso. Es conveniente detectar en esta fase el número de copias utilizadas en el documento fuente, la distribución de cada una de ellas y las operaciones realizadas. Esto es con el fin de detectar funciones duplicadas u operaciones innecesarias.
- Proceso del documento fuente. En esta fase se deben investigar todas las operaciones que se realizan con el documento fuente, así como los resultados que se obtienen, las operaciones más comunes Son:

-Cálculo con la información. Esto depende del objetivo de la operación y la necesidad de cuantificación de datos.
-Adecuación de la información para una operación posterior, como son: codificación, señalamiento de conceptos, complementación de información, corrección y modificación de información, así como depuración de alguna información de más.
- Cifras de Control. Estas deben estar ligadas con los puntos de control del sistema u operación, asimismo deberá considerarse su validación y utilización efectiva.
- Destino del documento fuente. Esto es importante para obtener antigüedades de información, volúmenes, así como también el medio donde se archiven los documentos, la periodicidad de consulta y caducidad.

Decisiones. Es importante determinar la frecuencia de toma de decisiones en los niveles operativos, ya que esto puede dar la razón de las variaciones del sistema actual. También es importante determinar los tipos de decisiones y quiénes están facultados para tomarlas, así como los límites de las mismas. Lo anterior es para determinar si no está centralizada la toma de decisiones, ya que de ser así, repercutiré en el funcionamiento normal del sistema. En general, existen los siguientes tipos de decisiones a nivel operativo

- De supervisión o coordinación. En general es el tipo de personal que conoce el sistema a detalle, para lo cual es la gente más apropiada en la toma de decisiones a este nivel. Es muy importante determinar la autoridad de estas personas dentro del sistema, a fin de ubicar los límites de decisiones correspondientes. Además, es importante determinar el tiempo de respuesta de la toma de decisiones al tener una variación el sistema para considerarlo dentro de la mecanización del nuevo sistema.
- De operación. Este tipo de decisiones debe ser muy limitado y vigilado, ya que se debe observar la investigación, la preparación del personal aludido para la toma de las mismas. El ámbito de la tomado decisiones en este nivel, acorde al conocimiento del sistema y es función del jefe inmediato fijar tos límites.

Hay consideraciones que se deben tomar en cuenta para una entrevista a nivel operativo, esto es como sigue:

 Es conveniente que antes de empezar una entrevista de este tipo, exista una presentación general del analista de sistemas al personal a entrevistar y después a cada uno de ellos según la secuencia de las entrevistas. La presentación del analista de sistemas a todo el personal que va a entrevistar, es lo primero que se debe hacer y la debe efectuar el jefe inmediato superior. El objetivo de esta presentación es que todos conozcan al analista de sistemas y sepan el motivo de sus entrevistas a fin de evitar falsos rumores y situaciones difíciles para el analista.

La presentación con cada uno del personal operativo, sirve para introducir al analista adecuadamente y eliminar la apatía que dicho personal pudiera tener hacia el analista. El analista debe considerar los siguientes puntos:

- Realizar con anterioridad un plan o cuestionario para cada entrevista.
- Utilizar el lenguaje adecuado hacia el entrevistado con el fin de un mejor entendimiento. (No mencionar tecnicismos.)
- Dejar explayar libremente al entrevistado sobre su función, con el fin de captar ideas que beneficien al sistema.
- No dejar qué el entrevistado lo desvíe del objetivo primordial de la entrevista.
- Seguir el orden planeado de entrevistas hasta donde sea posible.
- Hablar con tacto y evitar ser el entrevistado, procurando ser discreto.
- Toda entrevista normalmente provoca situaciones comprometedoras, por lo cual es recomendable lo siguiente

- Seguridad en sí mismo   
- Aplomo.
-Presentación.
- Hablar claro.
- No ser irónico.
- No intimar con los entrevistados.

5. OBJETIVOS Y POLÍTICAS INTERNAS

Durante las entrevistas a nivel operativo, es importante comprobar que el personal a este nivel conoce los objetivos y políticas que han determinado los ejecutivos de la institución y dichos objetivos y políticas son aplicadas en cada uno de los pasos dé la operación del sistema; si llegaran a detectar que éstos están desvirtuados habrá que considerarlo dentro del funcionamiento del sistema actual, ya que esto podría estar afectando y por tanto se debe plantear a los niveles correspondientes.

c) Recorrido de la información

Esta fase de la investigación es en si' la observación y seguimiento del proceso de la información, desde su origen, hasta la ultima actividad realiza- da para ello, debiéndose verificar esto con lo obtenido en las entrevistas correspondientes.

Además, en esta fase hay que poner especial cuidado, ya que se podría detectar alguna actividad duplicada o innecesaria, así' como alguna falla de importancia que repercuta en el sistema a mecanizar.

Durante el recorrido de la información, se tienen que investigar los siguientes aspectos:

- Orígenes del documento o información. Durante el recorrido de la información, deberán determinarse los orígenes del documento fuente o información básica del sistema, considerando tas dependencias y funciones que intervienen en la estructuración del documento fuente o información de origen.
- Normas y reglamentaciones. Aquí deberán tomarse en cuenta las normas y reglamentaciones que rigen al sistema en todos sus ámbitos y comprobar si se cumplen y son adecuadas, verificando contra lo investigado en las entrevistas.
- Volúmenes. Se deberán considerar los volúmenes de información manejados en un período determinado, los cuales deberán tomarse en cuenta en el sistema investigado y en el posible sistema por diseñar.
- Periodicidad. Se deberá investigar la frecuencia del proceso y de cada una de las operaciones involucradas.
- Variaciones. Aquí se investigarán !as variaciones que sufre el sistema actual, así como las repercusiones ocasionadas por ellas, asimismo las causas que la motivan.
- Confiabilidad. En esta fase se tomará en cuenta la eficacia del servicio del sistema actual, para determinar la confiabilidad del mismo y la calidad de información que se maneja en ese momento.
- Antigüedad y caducidad de información. En esta fase se investigará la antigüedad de los archivos básicos del sistema, así como la frecuencia de su consulta. También se tomará en cuenta el respaldo de los archivos para recuperación de información en caso necesario y considerarlo en el sistema a mecanizar.
- Recopilación de formas preimpresas. Durante el recorrido de la información, es conveniente tomar ejemplares de todas las formas preimpresas utilizadas en el sistema actual y observar su correcta utilización.
- Complejidad del proceso. Deberá determinarse el grado de dificultad de operación del sistema en función de los recursos necesarios. Esto permite entre otras cosas, determinar el tipo y nivel de personal que realmente se requerirá.
- Tiempo de proceso. Se deberá obtener el tiempo de proceso de cada una de las operaciones del sistema, así como el tiempo global del mismo, en función de los volúmenes de información y la complejidad del proceso, a fin de determinar el tiempo estimado para la obtención de resultados en el nuevo sistema.
- Distribución de resultados o documentos. Aquí deberán investigarse las dependencias o personas usuarias de los resultados o documentos obtenidos en el sistema, así como su utilización.
- Tiempo de respuesta. En este punto de la investigación se debe obtener el tiempo de respuesta del sistema para cada uno de sus usuarios, a fin de poder mejorarlo en el nuevo sistema.
- Muéstreos. En este muestreo deberá considerarse el volumen de datos que interviene, la complejidad del proceso y las variaciones que tenga; esto con el fin de comprobar el tiempo de proceso mencionado en la investigación.
- Recursos. En este punto se deben considerar los recursos tanto humanos como materiales con que cuenta el sistema actual, a fin de proyectarlos a tas necesidades del nuevo sistema.
- Costos. Este aspecto deberá ser lo más real posible, lo cual va en función de los recursos considerados tanto para el sistema actual como para el nuevo.