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Capítulo 10:

 Microsoft Outlook y correo electrónico


El avance de la tecnología ha hecho posible el envío y la recepción de archivos, documentos, videos y un número muy significativo de datos en cuestión de segundos a cualquier parte del mundo. A nivel de Contabilidad como está demostrado, se puede resumir en archivos de Microsoft Excel todo un sistema contable y éste a su vez se lo puede enviar por vía electrónica.

Ventajas de Microsoft Outlook

Microsoft Outlook a más de servir como correo electrónico, tiene otras opciones que sirven de mucha ayuda para la organización y programación del tiempo y la agenda dentro de una entidad.

Microsoft Outlook y correo electrónico

De acuerdo a la imagen anterior, podemos observar que Outlook dispone de Correo, Calendario, Contactos y Tareas.

Correo

Es la opción más utilizada de este programa, dependiendo de las actividades que realice cada persona, por lo regular a más de documentos se puede recibir y enviar, archivos en varios formatos de audio y video, todo esto ha facilitado el trabajo a muchas personas. Dentro del aspecto contable, hoy en día se tiene la facilidad de escanear cualquier documento contable y enviarlo por correo, de modo que todos los documentos fuente de una Contabilidad, pueden ser susceptibles de enviar por correo.

Hace algún tiempo atrás era necesario que las empresas cuenten con un contador de planta, sin embargo ahora con el avance de la tecnología, un contador bien puede realizar la Contabilidad de una entidad a kilómetros de distancia, se le puede proveer los documentos fuente a través del correo y dado que como está demostrado, se puede realizar la Contabilidad en archivos de Excel, el contador también puede enviar su trabajo por el mismo medio, incluso el pago también se lo puede realizar mediante transferencia electrónica, de tal manera que los profesionales contables pueden realizar su trabajo desde su casa o desde cualquier lugar donde cuenten con una conexión a Internet. Es necesario indicar que para mayor facilidad de los envíos por correo electrónico es mejor empaquetar los archivos con programas exclusivos para este propósito, también es necesario grabar los archivos de Excel con contraseña para mayor  seguridad.

Calendario

Esta opción de Outlook es muy útil para que la computadora nos recuerde citas, o actividades que debemos cumplir en determinadas fechas. Dentro de las actividades de Contabilidad por ejemplo, se puede anotar en el calendario, las fechas para pagos de servicios básicos como: agua, electricidad, teléfonos, Internet, etc. los cuales no podemos dejar de pagar ya que en caso de olvido, las empresas que prestan estos servicios proceden a cortar el servicio.

Es importante anotar en el calendario con dos o tres días de anticipación, el concepto del pago, la cita o el compromiso que se va a realizar como lo podemos observar en la siguiente imagen.

Microsoft Outlook y correo electrónico  

Para todo lo expuesto, es importante mantener actualizada la fecha y hora del computador, para que llegada la fecha y hora señalada, Outlook nos recuerde lo que debemos hacer. Esto da la posibilidad de actuar siempre en forma oportuna para realizar todos los pagos, emitiendo los cheques a tiempo, es decir con esto actuamos de forma eficiente y nos adelantamos a los acontecimientos.

Es muy útil también para que nos recuerde las citas o compromisos que debemos cumplir en cualquier fecha del calendario.

Contactos

Microsoft Outlook, también permite que se puedan almacenar contactos, ingresando nombres, organización a la que pertenece, teléfonos, fax, etc. Igualmente es útil para comunicarnos con proveedores, clientes y demás personas con las que tenemos vínculos de negocios, relaciones laborales, patronales, etc. Los datos se pueden ingresar de la forma que aparece en la siguiente imagen:

Microsoft Outlook y correo electrónico

Tareas

Esta opción nos permite redactar tareas que tengamos que realizar, se puede incluir una fecha de vencimiento, permite también tachar o cruzar una raya cuando la tarea ha sido cumplida, de esta forma si somos disciplinados y cumplimos con nuestras tareas en las fechas previstas, seremos reconocidos como personas responsables y eficientes dentro de la empresa.

Palabras Finales

Al término de este curso, quiero indicar que se ha procurado mencionar los temas más utilizados en las empresas de acuerdo a la experiencia obtenida, con el objeto de que el alumno conozca los temas contables más comunes dentro del aspecto laboral, todo esto en procura de que se adapte con facilidad a la temática de la Contabilidad y que sea un incentivo para que profundice sus conocimientos.

Como hemos observado, Excel sirve de gran ayuda en los temas relacionados con la Contabilidad, se lo puede adaptar para múltiples trabajos, lo que hemos visto es una muestra de lo mucho que se puede hacer, les deseo muchos éxitos a todos los lectores.

Su servidor,

Arturo Efraín Ortiz   

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