La representación de la empresa por medio de sus organigramas

A. ¿Cómo se representa la estructura en la organización empresarial?

El organigrama es el instrumento que se utiliza en la empresa para plasmar de forma gráfica la estructura que tienen las  organizaciones. El uso de gráficos tiene una serie de ventajas, entre ellas destacaremos:

- A través de ellos se identifican rápidamente las relaciones que existen entre cada uno de los órganos o miembros de la empresa.
- Dan una visión panorámica y de conjunto de una parte o de toda la empresa.
- Se configuran para representar la estructura formal de la organización. La organización informal, como hemos indicado en el epígrafe anterior, surge de forma espontánea y no se representa en los organigramas oficiales de la empresa.
- Indican cómo se reparte el poder en la estructura y si se centraliza o descentraliza la toma de decisiones.
- Es un indicador de los cauces de comunicación de las informaciones que han de transmitirse.
- La persona que se incorpora a trabajar puede conocer fácilmente de quién depende y quiénes son sus subordinados, en caso de tenerlos.

B. ¿Cómo se confecciona?

Un organigrama ha de ser confeccionado por aquellas personas que tengan una visión global de la organización, especialmente si el organigrama va a representar toda la estructura de la empresa.

Si se trata de organigramas parciales - que son aquellos que presentan una parte de la empresa -, habrán de ser realizados por personas que conozcan el conjunto de trabajadores, puestos, tareas y relaciones que existen en esa parte de la empresa. Quien los crea puede seguir diferentes criterios, pero tendrá que intentar:

- Definir claramente qué quiere representar; la organización general o una parte; si se desea dar información sobre la empresa o analizar ciertos caracteres de su estructura.
- Ser lo más claro posible.
- Plasmar la realidad que existe. Conviene evitar las disfunciones entre la realidad de la empresa y su representación gráfica.
- Darle la publicidad necesaria para que cumpla su función informativa.

La confección habitual de organigramas ha utilizado figuras geométricas. Normalmente cuadrados, rectángulos y líneas. Los cuadrados y rectángulos representan a cada uno de los órganos que forman parte de la estructura. Estas figuras geométricas se unen entre sí por medio de las líneas, poniendo de manifiesto el contacto o relación existente entre ellas.