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Capítulo 9:

 Investigación para documentar métodos y procedimientos


Es necesario que la descripción de los métodos y/o procedimientos responda a la realidad operativa y estén de acuerdo con las normas y políticas jurídico-administrativas establecidas al efecto.

RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

Se deben recabar documentos y datos en general, que una vez organizados, analizados y sistematizados, permitan diseñar los procedimientos tal y como operan en el momento, para que posteriormente se propongan los ajustes que se consideren pertinentes. Es recomendable que previamente a la recopilación se realice un análisis de los siguientes aspectos:

- ESTUDIO PRELIMINAR DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

Conocer en forma global las funciones y actividades del área sujeta a estudio, es así como se definirá la estrategia genérica para la recopilación de la información, identificando:

   - Las fuentes de información

   - Actividades por realizar

   - Magnitud y alcance del estudio

   - Instrumentos requeridos para el trabajo

Y en general, prever las acciones y recursos necesarios para iniciar la recopilación de datos de las actividades que se desarrollan.

- FORMULACION DEL INVENTARIO DE METODOS Y/O PROCEDIMENTOS.

Levantar un inventario general de los procedimientos de trabajo, aquellos que se inician y terminan en la propia área y en otras áreas. Este inventario puede ser la integración de una relación o listado que contenga nombre, el objetivo de los procedimientos y las Unidades Administrativas responsables de su ejecución.

- DETERMINACION DE LOS METODOS PARA RECOPILAR LA INFORMACION.

Se refiere a que hay tres métodos para el levantamiento de la información y son:

   - Investigación Documental: consiste en la selección y análisis de documentos que contengan datos relacionados con los procedimientos como son: diarios oficiales, registros contables, circulares, etc.

   - Encuesta: comprenden la realización de entrevistas personales con base en una guía de preguntas elaboradas previamente; este método es de gran utilidad para el levantamiento de información como para el planteamiento de cambios o modificaciones a los mismos. Estas encuestas deben ser individuales y se realizaran todas las que sean necesarias.

   - Observación directa: en este rubro tanto el responsables del área del trabajo como el analista realicen por separado y de manera independiente la observación de las actividades realizadas por el trabajador (actividades, tiempos y movimientos (otro curso), el responsable podrá comentar y discutir alguno de los puntos con sus subordinados (esto permitirá que la calidad de la información pueda ser más completa).

El resultado de las observaciones será revisado tanto por el responsable como el analista, para definir de manera clara como es que se está realizando el trabajo.

Se puede seleccionar uno o varias de estos métodos según convenga.

 - FUENTES DE INFORMACION

Se hace referencia a las instituciones, áreas de trabajo, documentos o personas donde se puede obtener datos para la investigación.

Las fuentes de información son tres dentro del ámbito laboral:

   - Archivos de la Empresa o Institución: es posible obtener información básica sobre procedimientos de trabajo (sobre todo so el puesto o procedimiento ya tiene tiempo de realizarse y se han hecho modificaciones anteriores) tratando de obtener el mayor número de documentos existentes acerca de las actividades y operaciones que son efectuadas por las diferentes áreas que intervienen directa o indirectamente con el método y/o procedimiento.

También se tratara de localizar las bases jurídico-administrativas que rigen el funcionamiento y actividades de la Empresa o Institución.

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