Acta

El acta es el documento por el que se da fe de lo sucedido en las reuniones convocadas con carácter oficial, así como de los acuerdos tomados en ellas.

La colocación de las anotaciones o registros se hará precisamente siguiendo el Orden del día, que ha de figurar en la convocatoria de la reunión. El responsable de dar fe de este documento es el secretario, por medio de su firma. También firman los restantes miembros que conforman el órgano rector que convoca la reunión.

Las actas quedan inscritas en el libro de registro habilitado para tal fin y que es conocido como Libro de actas. Este libro debe ir diligenciado, que es una indicación que figura en su primera hoja citando que se trata de un libro de actas perteneciente a una determinada organización, asociación, fundación, etc., y foliado, es decir, las hojas han de ir numeradas correlativamente. No obstante y debido a la utilización de programas informáticos, las actas podrán confeccionarse en hojas separadas que, numeradas correlativamente, son luego encuadernadas para conformar el Libro de actas.

El acta se divide en las siguientes partes: inicio, contenido y final.

- Inicio. Consta de tres bloques:

El primero comienza citando la localidad donde se celebra la reunión, la fecha, la hora y el lugar (sala de conferencias, auditorio, sala de cine...), y el nombre de la sociedad, organización o fundación que se reúne. En un segundo bloque se relacionan los asistentes y ausentes, si hubiese, indicando su cargo dentro de la organización a la que representan. Se comienza por el cargo de mayor responsabilidad para ir decreciendo en orden jerárquico. Cuando la redacción se hace de forma manuscrita, la relación de los asistentes y ausentes figura en el margen izquierdo, separada del cuerpo del acta por una línea divisoria siguiendo la costumbre mercantil. Ahora bien, si se confecciona este documento utilizando un medio informático, esa distribución varía, ya que la relación de asistentes y ausentes pasa a formar parte del propio cuerpo del acta. El resto sigue la distribución normal (Fig. 7.2 y Fig. 7.3).

A continuación, y ya dentro del tercer bloque, figura el Orden del día, que es la relación ordenada de los temas que se van a tratar o deliberar y fiel reflejo del que aparece en la convocatoria de la reunión que origina el acta. Los temas que se tratan están colocados en orden, de mayor a menor importancia. Si es una primera reunión, el último punto es el de la lectura y aprobación, si procede, de ese acta. Si éste obedece a sucesivas reuniones, este punto puede aparecer bien el primero, haciendo referencia a la aprobación del acta de la reunión inmediatamente anterior, o bien en el último punto, para que sea aprobado en la misma reunión, si procede.

- Contenido. En este apartado se recogerán de forma ordenada las deliberaciones que afectan a los temas tratados, así como las de los acuerdos tomados; en definitiva, refleja el desarrollo de la reunión.

- Final. Este último apartado comienza con la siguiente frase: «No habiendo más asuntos que tratar se levanta la sesión a las horas minutos horas del día de la fecha». A continuación, figurarán las antefirmas y firmas del secretario, o bien la del cargo que convoca la reunión, así como las de los demás cargos directivos. Si la organización o empresa contemplase la figura del presidente en sus estatutos, éste dará el visto bueno (Vº Bº) al acta con su firma, que, por regla general, estampará al margen izquierdo.