2 - CONTROL DEL COSTO DE MATERIALES

La etapa inicial para la incorporación de las materias primas a los almacenes y a la contabilización, es su pedido y posterior compra, para efectos de su adquisición deben cumplirse requisitos tales como calidad, oportunidad, precio y fechas de entrega.

Estos materiales cuando ingresan a la empresa requieren de una coordinación de labores y de un conjunto de formas y registros contables que sirvan de instrumento de control en cada una de las etapas de su utilización. Al momento de la adquisición de los materiales debe contarse con los documentos tales como solicitud de compra u órdenes de compra. Es necesario que en registro de control de inventarios se tengan referencias de niveles máximos y mínimos que permitan determinar rápidamente el estado de esos materiales o insumos.

La materia prima, desde el punto de vista contable, es importante que se controle bajo una cuenta o código especial, además de tener presente dos cosas:

- Los Aspectos: Administrativos, Valorativo, Contable

- Los Momentos: Entradas, Salidas, Saldos o Existencias

El aspecto administrativo de control exige, todo un circuito de operaciones a fin de que el ingreso de materiales sea real y debidamente controlado.

Se conoce con el nombre de entradas o ingresos de materiales, el acto administrativo de recibir físicamente los objetos o materiales adquiridos y que han de estar bajo el control de almacén.
 
1. ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN EN EL PROCESO ADQUISITIVO DE MATERIALES

1.1. DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Exigencias respecto a la compra de elementos productivos:

1. Que haya un departamento donde se centralicen las adquisiciones.

2. Que los materiales se adquieran en virtud de especificaciones.

3. Que se requiera de los proveedores el cumplimiento de una serie de requisitos necesarios para la correcta contabilización y liquidación del pago (entrega de la factura junto con la mercadería, adaptación de las entregas a los días y horas de recibo).

4. Que se envíe copia de las órdenes de compra emitidas a los centros que controlarán la recepción y a los que efectuarán las registraciones contables y la liquidación de los pagos.

5. Que el sector Compras se organice administrativamente de manera tal de poder suministrar información relacionada con sus funciones tanto al departamento de costos, como a otras secciones de la empresa (precios de mercado, órdenes de compra pendientes, etc.).

Tratamiento de los costos del departamento:

1. Cancelarlos contra ganancias y pérdidas.
2. Distribuirlos entre los sectores beneficiados por las gestiones de Compras.
3. Incorporarlos en los costos de la mercadería vendida.