Capítulo 2:

 Empleado de reservas de hotel. Tareas

2) TAREAS

Como toda tarea que se desempeña en un hotel, el encargado del  Departamento de Reservas, deberá tener una secuencia lógica para desempeñar con  éxito su tarea, esta secuencia hay que practicarla y automatizarla.

Esta automatización, resulta como consecuencia de hacerse una guía de trabajo llamado

Manual de Procedimientos, el cual seguramente nos será provisto por el hotel en el momento de nuestro comienzo en la función. Los grande hoteles sobre todo los de cadena tipo Sheraton, utilizan este manual,  para todos los sectores, junto con el uniforme seguramente nos lo  entregaran y nos dirán “en esta cadena hotelera trabajamos  así”, lo que nos permite saber que en cualquier parte del mundo donde haya un Sheraton, reservas trabaja de la misma forma.

Antes de entrar de lleno en la tarea de reservas es muy importante que sepamos cuales son los tipos de habitaciones más comunes en los hoteles y cuantos pasajeros se pueden alojar  en ellas.

                Tipo de Habitación                           Capacidad de pasajeros

                           Single                                                          Uno

                           Doble                                                          Dos

                           Triple                                                           Tres

                         Cuádruple                                           Cuatro

                            Suites                                             Dos a cuatro dependiendo de las

                                                                                         comodidades

A las mismas pueden adicionárseles, cama adicional o cuna.

También deberemos saber de que manera se denominan los distintos regimenes gastronomicos que generalmente se brindan en un hotel:

               Desayunos                                       Continental, americano, buffet

               Desayuno y una comida                    Media Pensión  (MP)

               Desayuno y dos comidas                 Pensión completa (PC)

A continuación veremos las pautas a seguir en la toma de una reserva:

Ante el llamado de un potencial pasajero:

a) Se presentara con nombre del sector, del hotel y luego nombre propio. Ej .de saludo Reservas del hotelxxxxmi nombre es xxxxx en que lo puedo ayudar?

b) Ante el requerimiento de fechas, tendrá a mano la planilla de disponibilidad o abrirá el sistema hotelero para corroborar que haya lugar para la fecha requerida

c) Seguidamente preguntaremos cuantas personas se van a alojar hará un nuevo chequeo para ver si para la fecha solicitada, podemos vender la habitación requerida.

d) Luego de determinar el tipo de habitación, se informara la tarifa y el servicio que incluye por Ej.: xxx con desayuno e impuestos incluidos.

e) Ante la reserva del pasajero:

Pedirá la documentación correspondiente, de acuerdo a la política del hotel.

Solicitándole al pasajero por ejemplo un numero de teléfono de contacto.

f) Al finalizar su tarea, informara a recepción las reservas tomadas, consignando fechas y cantidad de habitaciones confirmadas para el día siguiente.

Otras tareas administrativas:

+) En caso de el hotel requerirlas chequeara los ingresos de pagos con administración.

+) Mantendrá actualizadas las panillas de reservas.

+)  Mantendrá al día la planilla de tarifas juntamente con descuentos o promociones si los hubiera, y las diferencias si los pasajeros efectúan early check in o late check out.

+)  Mantendrá al día la información de tarifas de servicios adicionales, como ser: Media pensión, pensión completa, almuerzos, cenas, traslados.

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