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Capítulo 6:

 Guardar y abrir un documento en Word

Guardar un documento por primera vez

¡Ya tenemos nuestro primer documento! Se trata de una simple línea, pero como es tu primera actividad merece que lo guardemos con el mismo cuidado que cualquier documento importante.

Nota

Cuando decimos que vamos a guardar un documento, nos referimos a la acción de grabar, en el disco duro del ordenador, el documento, el cual podrás abrir posteriormente tantas veces como quieras.

Para guardar el documento puedes hacerlo de varias formas:

ð Haciendo clic en el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar (el que muestra el dibujo de un disquete).

ðSeleccionando, en el menú Archivo, el comando Guardar.

ð Pulsando la combinación de teclas Mayús+F12.

En todos los casos te aparecerá un cuadro de diálogo para que le especifiques a Word dónde y con qué nombre deseas guardarlo (figura 2.2).

WORD

Figura 2.2. Cuadro de diálogo Guardar como

Nos vamos a centrar en asignarle un nombre adecuado al documento. Para ello, tenemos el cuadro de texto Nombre de archivo, en el cual aparece escrito el texto Esta es la primera frase que escribo en el ordenador (Word muestra como posible nombre de los nuevos documentos, la primera frase que se haya escrito en el mismo). En nuestro caso, le vamos a llamar Mi primer documento, por lo que deberás escribir ese nombre directamente en el cuadro de texto Nombre de ­archivo.

Observa que el contenido del cuadro de texto ha sido reemplazado por el que tú has escrito; ahora, haz clic en el botón Guardar y, de esta forma tan sencilla, quedará grabado en el disco duro tu primer documento.

Nota

Recuerda que cuando trabajas con un documento el nombre aparece en la barra de título de la ventana.

Esta acción de guardar no has de realizarla sólo cuando dejes de trabajar con el documento, sino que es conveniente que la hagas con cierta asiduidad mientras estás trabajando con él. Si estás creando un documento y se va la luz, puede que pierdas el trabajo si no lo has grabado recientemente. Por tanto, para asegurarte de que tu trabajo no se pierde, debes ejecutar el comando Guardar frecuentemente.

Una vez guardado el documento, siempre que lo modifiques y lo vuelvas a grabar, no volverá a aparecer el cuadro de diálogo para que le indiques a Word su nombre, ¡Word ya lo sabe! Sencillamente, guardará esa última versión actualizada del documento grabándola sobre la que tenía guardada antes.

Nombres de los documentos

En nuestro primer documento, hemos utilizado un nombre que no ha sido elegido por ti. Cuando desees guardar un documento nuevo, debes cuidar el nombre que le asignes, ya que debe ser lo suficientemente descriptivo para que puedas localizarlo, no al día siguiente, sino incluso semanas o meses después.

Actualmente (esto es culturilla general de Windows y no específicamente de Word), puedes guardar documentos con nombres de hasta 255 caracteres, pero no es lo más recomendado. Lo mejor es utilizar nombres no excesivamente largos, pero sí claros y descriptivos del contenido del documento.

Abrir un documento existente

Ahora vamos a ver cómo puedes abrir un documento que ya tienes guardado en tu disco duro.

Cierra Word y cuando te aparezca en la pantalla el escritorio de Windows, vuelve a ejecutarlo (como si lo hicieras por primera vez ese día). En la pantalla debe aparecerte la ventana en blanco y, en la barra de título, Documento1-Microsoft Word.

Para abrir el documento que grabaste antes puedes hacerlo de varias formas:

ð Si su nombre aparece en la apartado Abrir del Panel de tareas, haz clic sobre él.

ð Haz clic en el menú Archivo y, a continuación, en el comando Abrir.

ð Haz clic en el icono Abrir de la barra de herramientas Estándar o en el icono Más... del panel de tareas (representan una carpeta abierta).

En los dos últimos casos, aparecerá un cuadro de diálogo llamado Abrir (observa la imagen de la figura 2.3) que te muestra los archivos y te permite abrir el que desees haciendo doble clic sobre su nombre. Ahora tendrás, en la ventana de Word, el documento abierto y su contenido será el mismo que viste antes de cerrar la aplicación.

WORD

 

Figura 2.3. Cuadro de diálogo Abrir

Guardar como

El comando Guardar como del menú Archivo te permite grabar un documento de similar forma que con el comando Guardar que hemos visto antes.

En el caso de que tengas un documento que desees mantener y, a su vez, utilizarlo como punto de partida para otro documento distinto, puedes proceder de la ­siguiente forma:

1.  Abre el documento original.

2.  Selecciona el comando Guardar como del menú Archivo.

3.  Escribe en el cuadro de texto Nombre de archivo el que desees asignar al nuevo archivo (en nuestro caso Documento de práctica).

4.  Haz clic en el botón Guardar.

En ese momento, podrás observar en la barra de título que el nombre del documento que tienes abierto es el que has indicado anteriormente.

Ahora puedes comprobar que tienes grabado en el disco duro los dos documentos. ¿Se te ocurre cómo hacerlo? Si no es así, te lo indicamos: ejecuta el comando Abrir y, en el cuadro de diálogo que aparece, podrás ver ambos documentos.

De esta forma tan sencilla puedes conservar un documento y, a su vez, utilizarlo como punto de partida para otro.

Nota

Si guardas muchas versiones de un mismo documento, lo normal es que al final tengas tantos documentos guardados que no sepas cuál es el que te interesa realmente. Ya veremos cómo Word te permite controlar versiones de trabajo de los documentos de modo que únicamente te aparezca uno y no te líes.

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