TRAMITACIÓN CONTABLE DE LOS EXPEDIENTES DE GASTO

Todo gasto en el transcurrir del procedimiento general de ejecución del gasto público debe ser propuesto, fiscalizado, autorizado, comprometido y pagado. Sin embargo todos estos actos no tienen por qué producirse de forma autónoma e independientemente en cada fase del proceso, sino que, según la naturaleza del gasto, en determinados expedientes se acumulan en un solo acto la autorización y compromiso, o incluso, desde la autorización hasta la propuesta de pago.

Para hacer efectiva toda la tramitación del procedimiento de ejecución del gasto público se crean los documentos contables, que son el instrumento de gestión de contabilidad donde quedan reflejados los aspectos fundamentales del gasto en las distintas fases del procedimiento por las que el gasto avanza y discurre. Así para cada uno de los actos de gestión que intervienen en el procedimiento se usan unos documentos convencionales que se identifican con una letra.

AUTORIZACIONES                                               > DOC. CONTABLE A
DISPOSICIONES O COMPROMISOS               > DOC. CONTABLE D
OBLIGACIONES                                                    > DOC. CONTABLE O
PAGOS PROPUESTOS                                       > DOC. CONTABLE P

Sin embargo en determinados casos, como ya hemos explicado, el tipo de gasto permite realizar simultáneamente algunas o todas las fases, llevándose su contabilización con documentos mixtos, como son:

AUTORIZACION Y COMPROMISO                                                   > DOC. AD
OBLIGACION Y PAGO                                                                        > DOC. OP
AUTORIZACION, COMPROMISO, OBLIGACION Y PAGO           > DOC. ADOP

Ahora vamos a ver cuando se utilizan cada uno de ellos:

Documento A: cuando se instruya un expediente de gasto en el que, en el momento de la aprobación del mismo, no se conozca el importe exacto del compromiso a adquirir por la Administración, (imaginaros el caso de un contrato de obra de una carretera que la Administración quiere sacar a licitación en la forma de concurso, y que no sabe el precio por el que el contrato se va a adjudicar a la futura empresa adjudicataria. En este caso el órgano gestor haría una propuesta de documento de gasto A, que al ser fiscalizada de conformidad por la Intervención pasaría a ser Documento contable A.).

Documento D: se expide al adquirirse el compromiso del gasto, una vez conocido el importe exacto, (por ejemplo, y siguiendo el ejemplo anterior, se expide cuando la Administración (mediante la Mesa de Contratación según la LCAP), hace la propuesta de adjudicación del contrato de obra a favor de un tercero. Al hacer dicha propuesta, ya sabe:

1) quien va a ser el tercero con el que adquiere el compromiso
2) el importe que le va a costar la obra. (Por lo tanto, el órgano gestor hará la propuesta de Documento D, que al ser fiscalizada por la intervención se convierte en Documento contable D.)

Documento AD: se expide en todos aquellos casos en los que se conozca desde un primer momento, el importe exacto del compromiso del gasto a contraer y el tercero con el que se va a contraer el gasto, o cuando sean gastos cuya fiscalización queda diferida al momento en el que se conozca tal importe exacto.(por ejemplo sería el caso de que la Administración quiere contratar con una empresa determinado mobiliario para la Oficina. Si la citada empresa se encuentra dentro de los terceros que pueden contratar con la Administración mediante la técnica del Catalogo de Bienes Homologados de que dispone la D.G. de Patrimonio de la CEH (en el que cada objeto, sean muebles, coches etc. tiene un precio determinado), se expediría un documento AD, ya que conocemos el tercero con el que vamos a contratar y el importe que nos va a costar el mobiliario.)

Documento OP: se expedirá cuando se proponga el pago de obligaciones con cargo a créditos previamente comprometidos. Si se quiere anular, en todo o en parte, el efecto de alguno de estos documentos, será necesario usar el documento barrado correspondiente A/, D/, AD/ etc. (por ejemplo imaginaros que la Administración al querer contratar la obra, hizo un Documento A por importe de 1.000.000 de euros. Si después se adjudica el contrato a un tercero por un importe menor al presupuesto de licitación (ej. 750.000 euros), habrá que hacer un documento A/ por valor de 250.000 euros y otro documento D por valor de 750.000 euros para adjudicar el contrato al tercero.

Sin embargo, las siglas que se dan a estos documentos no siempre se utilizan por todas las Administraciones. En el Estado por ejemplo, se identifica al documento de pago propuesto con la letra K, mientras que en otras CA se usa la letra P. En resumen, para la contabilidad de cada acto del procedimiento de ejecución del gasto está previsto el correspondiente documento contable. El esquema de los documentos sería así: