Documentos oficiales

Se entienden por Documentos Oficiales aquellos que expiden los Organismos Oficiales o aquellos que cualquier ciudadano puede presentar ante un Organismo Oficial o la Administración Pública. Este aspecto es importante para el profesional del secretariado, ya que a menudo, deberá interaccionar con los Organismos para realizar gestiones: subvenciones, impuestos, reclamaciones, presentaciones de ofertas, etc.

La instancia

A través de este tipo de documento podremos realizar una solicitud ante un Organismo Público o ante una persona física que sea representativa de éste último. Las partes en las que se divide son las siguientes:

1. Encabezamiento. En él deberán figurar los datos de la persona que firmará el documento, éstos son: nombre y apellidos, dirección, DNI o NIF; pero además de éstos, también deberá constar el número o la referencia del expediente administrativo al que se hace mención en el documento.
2. Cuerpo del documento. En él se expondrán los motivos (se inicia con la frase “expone que”) por el cual se realiza la solicitud correspondiente (se indica con la frase “solicita”). Se deberán detallar los hechos de forma breve y precisa redactando los mismos en tercera persona.
3. Pie. Final del documento, se indicará una frase de cortesía, la fecha de expedición del documento, la firma y el pie de firma.

Documento plantilla de ejemplo para instancia

El oficio

El oficio es un documento que suelen emplear los Organismos Oficiales o las Administraciones Públicas para realizar un comunicado a personas físicas o jurídicas. En otras palabras, el oficio podría representar la respuesta que un Organismo Oficial podría dar, a una empresa o ciudadano ante una instancia presentada por un hecho o acontecimiento que se pretendiera comunicar.

Como cualquier documento, deberá contener un encabezado con los datos del Organismo Oficial que emite el documento, un cuerpo donde se detalla y se expone el comunicado y un pie en la que suele constar la despedida, normalmente utilizando la fórmula: “lo que comunico” y la firma autógrafa de la persona remitente.

Documento ejemplo de oficio

El certificado

Documento expedido, normalmente por un Organismo Público, en el que se constata o se da fe un determinado hecho.

Como cualquier documento, se compone de un encabezado, donde deberá constar los datos identificativos, el logotipo o cualquier dato que permita la identificación de la entidad  que expide el certificado; un cuerpo, en el que se detalla el hecho que motivó el certificado y por el cual se ha expedido el mismo.

El cuerpo suele comenzar con la expresión “CERTIFICA”, seguidamente se expone el motivo y para finalizar se usan las expresiones: “Y PARA QUE CONSTE” o “Y PARA QUE CONSTE A LOS EFECTOS OPORTUNOS” indicando el objetivo del certificado.

La último parte la compone el pié de cierre del documento, éste deberá incorporar la localidad y la fecha de expedición del mismo. También deberá llevar la antefirma de la persona o entidad que expide el documento con el Vº Bº (Visto Bueno) de la persona de mayor posición jerárquica que da fe del documento.

Modelo 1 de certificado

Modelo 2 de certificado

NOTA: Es muy habitual que una empresa expida certificados, por ejemplo, los certificados de aprovechamiento por cursos que ésta imparte a sus trabajadores o al personal externo. Una de las labores que puede tener encomendada un profesional del secretariado, además de la organización del evento, es la de encargarse de redacción e impresión de certificados, por ello, es recomendable que maneje las herramientas ofimáticas adecuadas, tales como: Word, Publisher, Power Point, etc.

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