Se entienden por Documentos Oficiales aquellos que expiden los Organismos Oficiales o aquellos que cualquier ciudadano puede presentar ante un Organismo Oficial o la Administración Pública. Este aspecto es importante para el profesional del secretariado, ya que a menudo, deberá interaccionar con los Organismos para realizar gestiones: subvenciones, impuestos, reclamaciones, presentaciones de ofertas, etc.
La instancia
A través de este tipo de documento podremos realizar una solicitud ante un Organismo Público o ante una persona física que sea representativa de éste último. Las partes en las que se divide son las siguientes:
Documento plantilla de ejemplo para instancia
El oficio
El oficio es un documento que suelen emplear los Organismos Oficiales o las Administraciones Públicas para realizar un comunicado a personas físicas o jurídicas. En otras palabras, el oficio podría representar la respuesta que un Organismo Oficial podría dar, a una empresa o ciudadano ante una instancia presentada por un hecho o acontecimiento que se pretendiera comunicar.
Como cualquier documento, deberá contener un encabezado con los datos del Organismo Oficial que emite el documento, un cuerpo donde se detalla y se expone el comunicado y un pie en la que suele constar la despedida, normalmente utilizando la fórmula: “lo que comunico” y la firma autógrafa de la persona remitente.
Documento ejemplo de oficio
El certificado
Documento expedido, normalmente por un Organismo Público, en el que se constata o se da fe un determinado hecho.
Como cualquier documento, se compone de un encabezado, donde deberá constar los datos identificativos, el logotipo o cualquier dato que permita la identificación de la entidad que expide el certificado; un cuerpo, en el que se detalla el hecho que motivó el certificado y por el cual se ha expedido el mismo.
El cuerpo suele comenzar con la expresión “CERTIFICA”, seguidamente se expone el motivo y para finalizar se usan las expresiones: “Y PARA QUE CONSTE” o “Y PARA QUE CONSTE A LOS EFECTOS OPORTUNOS” indicando el objetivo del certificado.
La último parte la compone el pié de cierre del documento, éste deberá incorporar la localidad y la fecha de expedición del mismo. También deberá llevar la antefirma de la persona o entidad que expide el documento con el Vº Bº (Visto Bueno) de la persona de mayor posición jerárquica que da fe del documento.
Modelo 1 de certificado
Modelo 2 de certificado
![]() |
1. Letras de cambio. Documentos mercantiles Las transacciones comerciales acontecidas en una empresa son una infinidad y por... [12/12/11] |
16 | ||||
2. Empresa. Documentos básicos en la empresa privada (primera parte) En este cursos aprenderás a identificar los modelos de documentos internos... [30/09/08] |
6.566 | ||||
3. Empresa. Documentos básicos en la empresa privada (segunda parte) En esta segunda parte de nuestro curso sobre los documentos básicos en la empresa... [30/09/08] |
8.787 |