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Capýtulo 8:

 Trabajo con Tablas. Planificación, creación, propiedades, tipos de datos. Relaciones (3/3)

Adición y modificación de registros. 

Adición de registros

Para insertar un registro, se pulsa el botón insertar registro, o se sitúa directamente el cursor en el siguiente registro al último, con lo cual automáticamente cambia el número de registro activo y el número de registros de la tabla se incrementa en uno. En este momento se pueden introducir los datos de los distintos campos.

También se puede realizar la inserción de un nuevo registro mediante el comando Registros  del menú Insertar o mediante el botón Nuevo Registro de la barra de herramientas.

Modificación de registros

Para realizar cambios en un registro determinado, se selecciona el campo en el que se desean realizar las modificaciones y se realizan directamente éstas, con lo que el registro cambia automáticamente a modo edición. El icono del registro cambia. Se pueden deshacer los cambios en un campo antes de modificar otro mediante la tecla Escape (Esc). También se pueden deshacer todos los cambios realizados en un registro, que pueden afectar a varios campos, antes de salir del registro, volviendo a pulsar la tecla Escape. Por tanto, con dos pulsaciones de la tecla Escape se deshacen en todos los casos los cambios sobre el registro activo. Si después de modificar un registro se cambia a otro, los cambios se guardan de modo automático en la base de datos.

Borrado de registros

Para borrar el registro activo se selecciona el comando Eliminar  Registro  del menú Edición. El comando Eliminar  Registro  sólo borra el contenido del campo actual. Si se desean borrar varios registros, se pueden seleccionar con el cursor y seleccionar el comando Eliminar  Registro o la tecla de borrado (Delete).

El borrado del registro activo también se puede realizar mediante el botón Eliminar  Registro de la barra de herramientas.

Filtro. Filtro por selección.

Un filtro es un criterio de selección de los registros de una tabla para que sólo se muestren los que cumplen determinada condición, aunque en la tabla sigan existiendo todos los registros. La forma más rápida de crear un filtro es mediante el comando Filtro por selección, en el submenú Filtro del menú Registros o mediante el botón Filtro por selección de la barra de herramientas: El resultado que se obtiene es que sólo se muestran los registros que contienen, en el campo seleccionado, la misma información que en el registro desde el que se activó el comando.

A consecuencia de esta acción en la barra de menú se observa que el botón Aplicar Filtro

Quitar Filtro: Se encuentra pulsado. Al realizar clic en este botón cambia el estado del filtro pasando de aplicado a filtro inactivo. Con el filtro aplicado sólo se muestran los registros que cumplen la condición y con el filtro inactivo se muestran todos los registros.

El filtro que se ha aplicado anteriormente se ha generado de forma automática. Si se desea un mayor control sobre el filtro se puede editar mediante el comando Filtro por formulario en el submenú Filtro del menú Registros o mediante el botón Filtro por formulario de la barra de herramientas: Aparecen todos los campos de la tabla con una línea en la que se muestran y se pueden modificar los criterios de selección para cada uno de los campos. Cada campo dispone de una lista desplegable con los valores actualmente introducidos en dicho campo. Los criterios de selección pueden ser combinaciones de AND y OR lógicos. Los valores de AND se introducen en la misma celda de la hoja y para realizar combinaciones de OR se utiliza la pestaña inferior con el nombre OR. Se generan nuevas pestañas según se van utilizando.

También se puede acceder a los comandos de filtros mediante el menú contextual que se despliega con el botón derecho del ratón, al estar situado encima de uno de los campos de un registro.

Modificar el diseño de una tabla.         

Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por ejemplo, añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...) tendremos querealizar una modificación en su diseño:

1Abrir la Base de Datos donde se encuentra la tabla a modificar.

2Seleccionar la tabla a la que queremos modificar su diseño, haciendo clic sobre ésta para que su nombre aparezca remarcado.

3Hacer clic sobre el botón Diseño Diseñode la ventana de la Base de Datos.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo de diseño de tablas estudiado en la unidad temática anterior.

4Ir al campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias, o ir al final de la tabla para añadir otro campo.

5Guardar la tabla.

  Si no estamos en la ventana de la Base de Datos sino en la ventana de Hoja de datos para la introducción de valores, hacer clic sobre el botón Diseño Accessde la barra de herramientas.

Relación entre tablas. Tipos. Objetivos.

Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la Base de Datos de Microsoft Access, necesita una forma de indicarle a Microsoft Access cómo debe volver a combinar esa información. El primer paso de este proceso es definir relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta operación, puede crear consultas, formularios e informes para mostrar información de varias tablas a la vez.

Existen tres tipos de relaciones entre tablas.

Relación uno a varios

La relación uno a varios es el tipo de relación más común. En este tipo de relación, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la Tabla B sólo tiene un registro coincidente en la Tabla A. El campo llave que se relaciona tiene que aparecer en la tabla secundaria

Relación varios a varios

En una relación varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, y viceversa. Este tipo de relación sólo es posible si se define una tercera tabla (denominada tabla de unión) cuya clave principal consta de dos campos: las claves externas de las Tablas A y B. Una relación de varios a varios no es sino dos relaciones de uno a varios con una tercera tabla. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relación de varios a varios que se define mediante la creación de dos relaciones de uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.

Relación uno a uno

En una relación de uno a uno, cada registro de la Tabla A sólo puede tener un registro coincidente en la Tabla B, y viceversa. Este tipo de relación no es normal, porque la mayoría de la información que se relaciona de esta forma estaría en una tabla. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Por ejemplo, puede crear una tabla que registre los empleados participantes en un partido de fútbol entre los trabajadores de esa rama. Cada jugador de fútbol de la tabla Jugadores tiene un registro coincidente en la tabla Empleados. Este conjunto de valores que tiene como clave principal CI (carné de identidad) en la tabla Jugadores es un subconjunto del campo carné de identidad de la tabla Empleados.

Definición de relaciones

El tipo de relación que crea Microsoft Access depende de cómo están definidos los campos relacionados.

• Una relación de uno a varios se crea si sólo uno de los campos relacionados es una clave principal o tiene un índice único.

• Se crea una relación uno a uno si ambos campos relacionados son claves principales o tienen índices únicos.

• Una relación de varios a varios es, en realidad, dos relaciones de uno a varios con una tercera tabla cuya clave principal consta de dos campos: las claves externas de las otras dos tablas.

§ Los campos que se relacionan tienen que tener los mismos tipos de datos con la excepción del campo auto numérico que el otro  campo tiene que ser numero.

Integridad referencial.

La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son válidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados. Puede establecer la integridad referencial cuando se cumplen todas las condiciones siguientes:

• El campo coincidente de la tabla principal es una clave principal o tiene un índice único.

• Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos. Hay dos excepciones. Un campo Autonumérico puede estar relacionado con un campo Numérico con la propiedad TamañoDelCampo (FieldSize) establecida en Entero Largo, y un campo Autonumérico con la propiedad TamañoDelCampo (FieldSize) establecida en Id. de réplica puede estar relacionado con un campo Numérico con la propiedad TamañoDelCampo (FieldSize) establecida en Id. de réplica.

• Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Microsoft Access. Si las tablas son tablas vinculadas, deben ser tablas en el formato de Microsoft Access y debe abrir la Base de Datos en la que están almacenadas para poder establecer la integridad referencial. La integridad referencial no puede exigirse para tablas vinculadas procedentes de Bases de Datos en otros formatos.

Cuando se utiliza la integridad referencial, se aplican las reglas siguientes:

• No puede introducir un valor en el campo de clave externa de la tabla relacionada que no exista en la clave principal de la tabla principal. No obstante, puede introducir un valor Nulo en la clave externa, especificando que los registros no están relacionados. Por ejemplo, no puede tener un pedido asignado a un cliente que no existe, pero puede tener un pedido asignado a nadie mediante la introducción de un valor Nulo en el campo Id. de cliente.

• No puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no puede eliminar un registro de empleados de la tabla Empleados si existen pedidos asignados al empleado en la tabla Pedidos.

• No puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene registros relacionados. Por ejemplo, no puede cambiar el Id. de un empleado en la tabla Empleados si existen pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos.

Actualizaciones y eliminaciones en cascada.

Para las relaciones en las que se exige la integridad referencial, puede especificar si desea que Microsoft Access actualice en cascada y elimine en cascada automáticamente los registros relacionados. Si establece estas opciones, las operaciones de eliminación y actualización que normalmente impediría la integridad referencial se permiten ahora. Al eliminar registros o al cambiar los valores de clave principal de una tabla principal, Microsoft Access realiza los cambios necesarios en las tablas relacionadas con el fin de conservar la integridad referencial.

Si activa la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados al definir una relación, siempre que cambie la clave principal de un registro de la tabla principal, Microsoft Access actualizará automáticamente la clave principal con el nuevo valor en todos los registros relacionados. Por ejemplo, si cambia un Id. en la tabla Clientes, el campo cliente de la tabla Pedidos se actualizará automáticamente en cada uno de los pedidos de ese cliente, de modo que la relación no se rompa. Microsoft Access actualiza en cascada sin mostrar ningún mensaje.

Nota: Si la clave principal de la tabla principal es un campo Autonumérico, la activación de la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados no tendrá ningún efecto, porque no se puede cambiar el valor de un campo Autonumérico.

Si selecciona la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados al definir una relación, siempre que elimine registros de la tabla principal, Microsoft Access eliminará automáticamente los registros relacionados de la tabla relacionada. Por ejemplo, si elimina el registro de un cliente de la tabla Clientes, todos los pedidos del cliente se eliminarán automáticamente de la tabla Pedidos (esto incluye los registros de la tabla Detalles de pedidos relacionados con los registros de Pedidos). Al eliminar registros de un formulario u hoja de datos con la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados activada, Microsoft Access le avisa que es posible que también se eliminen los registros relacionados. No obstante, al eliminar registros mediante una consulta de eliminación, Microsoft Access elimina automáticamente los registros de las tablas relacionadas sin mostrar un aviso.

Crear la primera relación.

Para crear relaciones en Access2000 primero debemos acceder a la ventana Relaciones, para ello:

1. Estar en la ventana de la Base de Datos en la cual queremos realizar las relaciones.
2. Ir al menú Herramientas.
3. Elegir la opción Relaciones...

O bien hacer clic sobre el botónAccess de la barra de herramientas.

Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente esperando indicarle las tablas que formarán parte de la relación a crear.

Mostrar tabla

4. Seleccionar una tabla que pertenecerá a la relación haciendo clic sobre ésta.
Aparecerá dicha tabla remarcada.
5. Hacer clic sobre el botón Agregar.
6. Repetir los pasos 5 y 6 hasta añadir todas las tablas de las relaciones a crear.
7. Hacer clic sobre el botón Cerrar.

Ahora aparecerá la ventana de Relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior.

Relaciones

Para realizar la relación:

8. Ir sobre el campo de relación de la tabla principal.
9. Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el mismo campo de la tabla secundaria.
10. Soltar el botón del ratón.

Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente.

Modificar relaciones

En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas y debajo de éstos el nombre de los campos de relación. !Ojo! siempre deben ser campos que contengan la misma información y por lo tanto del mismo tipo.

Observa en la parte inferior el tipo de relación que se asignará dependiendo de las características de los campos de relación.

11. Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre éste.
12. Si se desea, activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados.

13. Hacer clic sobre el botón Crear.
Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana de relaciones.

Añadir tablas en la ventana relaciones.

Si ya hemos creado una relación y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la ventana de relaciones:

1. Estar situados en la ventana de relaciones.
2. Hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas.

Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior.

3. Añadir las tablas necesarias.
4. Cerrar el cuadro de diálogo.

Modificar relaciones.

Para modificar relaciones ya creadas:

1. Estar en la ventana de relaciones.
2. Hacer clic con el botón derecho sobre la relación a modificar.
3. Elegir la opción Modificar relación...

Aparecerá la ventana Modificar relaciones estudiado anteriormente.

4. Realizar los cambios deseados.
5. Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Si lo que queremos es borrar la relación:

1.  Hacer clic con el botón derecho sobre la relación a borrar.
2.  Elegir la opción Eliminar.

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