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Capýtulo 7:

 Trabajo con Tablas. Planificación, creación, propiedades, tipos de datos. Relaciones (2/3)

Agregar máscara de entrada.

Puede definir una máscara de entrada mediante los siguientes caracteres.

CarácterDescripción
0Dígito (0 a 9, entrada obligatoria, signos más [+] y menos [-] no permitidos).
9Dígito o espacio (entrada no obligatoria, signos más y menos no permitidos).
#Dígito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edición, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos más y menos permitidos).
LLetra (A a Z, entrada obligatoria).
?Letra (A a Z, entrada opcional).
ALetra o dígito (entrada obligatoria).
aLetra o dígito (entrada opcional).
&Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria).
CCualquier carácter o un espacio (entrada opcional).
. , : ; - /Marcador de posición decimal y separadores de miles, fecha y hora. (El carácter real utilizado depende de los valores del cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows).
Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas.
Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculas.
!Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la máscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puede incluir el signo de exclamación en cualquier lugar de la máscara de entrada.
\Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal (por ejemplo, \A se muestra sólo como A).

Agregar máscara de entrada.

Puede definir una máscara de entrada mediante los siguientes caracteres.

Clave principal

La potencia de un sistema de base de datos relacional como Microsoft Access reside en su capacidad para encontrar y reunir rápidamente información almacenada en tablas independientes mediante consultas, formularios e informes. Para ello, cada tabla debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifican exclusivamente cada registro almacenado en la tabla. Esta información se denomina clave principal de la tabla. Una vez designada una clave principal para una tabla, Access impedirá que se incluyan valores duplicados o Nulo en los campos de la clave principal.

Existen tres clases de clave principal que pueden definirse en Microsoft Access:

1.    Clave principal de auto numérico

Un campo Auto numérico puede establecerse para que inserte automáticamente un número secuencial a medida que se agregan registros a la tabla. Designar un campo de este tipo como clave principal de una tabla es la forma más sencilla de crear una clave principal. Si no establece una clave principal antes de guardar una tabla recién creada, Microsoft Access le preguntará si desea que cree una clave principal automáticamente. Si contesta afirmativamente, Microsoft Access creará una clave principal de Auto numérico.

2.    Claves principales de campo simple

Si tiene un campo que contiene valores exclusivos, como números de identificación o números de pieza, puede designar ese campo como la clave principal. Se puede especificar una clave principal para un campo que ya contiene datos siempre y cuando ese campo no contenga valores duplicados o Nulo.

3.    Claves principales de campos múltiples

En situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de un solo campo, puede designar dos o más campos como clave principal. La situación más común en la que surge este problema es en la tabla utilizada para relacionar otras dos tablas en una relación a relacíon varios a varios. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos puede establecer una relación entre las tablas Pedidos y Productos. Su clave principal está formada por dos campos: Id. de pedido e Id. de producto. La tabla Detalles de pedidos puede mostrar varios productos y varios pedidos, pero cada producto sólo puede aparecer una vez en cada pedido, de modo que la combinación de los campos Id. de pedido e Id. de producto produce una clave principal apropiada. 

Otro ejemplo puede ser una base de datos de inventario que utiliza un campo de número de pieza o dos o más campos (pieza y subpieza).

Si no está seguro de poder seleccionar una combinación de campos apropiada para una clave principal de campos múltiples, probablemente resultará más conveniente agregar un campo Autonumérico y designarlo como clave principal. Por ejemplo, la combinación de los campos Nombre y Apellidos para crear una clave principal no es conveniente, ya que pueden llegar a producirse duplicados al combinar estos dos campos.

En una clave principal de campos múltiples, el orden de los campos puede tener importancia. Los campos de una clave principal de campos múltiples se ordenan según el orden definido en la vista Diseño de la tabla. El orden de los campos de la clave principal se puede cambiar en la ventana Índices.

Índice (Tipos de Índice)

Índices: función que acelera la búsqueda y la ordenación de una tabla según unos valores clave y que puede conceder exclusividad a las filas de una tabla. La clave principal de una tabla se indiza automáticamente. Algunos campos no se pueden indizar debido a su tipo de datos.  Basados en un solo campo o en varios campos. Los índices basados en varios campos permiten distinguir entre registros en los que el primer campo puede tener el mismo valor.

Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indizados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación. Por ejemplo, si busca empleados basándose en un campo denominado Apellidos, puede crear un índice para este campo para hacer más rápida la búsqueda.

La propiedad Indexado puede tener los valores siguientes:

ValorDescripción (Description)
No(Predeterminado) Sin índice.
Sí (Con duplicados)El índice admite valores duplicados.
Sí (Sin duplicados)El índice no admite valores duplicados.

Sólo puede establecer esta propiedad en la sección Propiedades del campo de la vista Diseño de la tabla. Puede establecer un índice de un solo campo estableciendo la propiedad Indexado en la sección Propiedades del campo de la vista Diseño de tabla. Para establecer índices formados por varios campos, abra la ventana Índices haciendo clic en el comando Índices del menú Ver.

Si agrega un índice de un solo campo en la ventana Índices, Microsoft Access establecerá Sí en la propiedad Indexado de ese campo.

Crear un índice de campo único

  1. Abra una tabla en la vista Diseño.
  2. En la parte superior de la ventana, haga clic en el campo para el que desea crear un índice.
  3. En la parte inferior de la ventana, haga clic en el cuadro de la propiedad Indexado (Indexed) y, a continuación, haga clic en Sí (Duplicados correctos) o Sí (Sin duplicados).

Crear un índice de campos múltiples.

  1. Abra la tabla en la vista Diseño
  2. Haga clic en Índices en la barra de herramientas.
  3. En la primera fila vacía de la columna Nombre de índice, escriba un nombre para el índice. Puede utilizar uno de los campos de índice para asignar un nombre al índice, o puede utilizar otro nombre.
  4. En la columna Nombre del campo, haga clic en la flecha y seleccione el primer campo para el índice.
  5. En la siguiente fila de la columna Nombre de campo, escriba el segundo campo del índice. (En esa fila, deje la columna Nombre de índice en blanco.) Repita este paso hasta que haya seleccionado todos los campos que desea incluir en este índice.

Nota   El orden predeterminado es Ascendente. Seleccione Descendente en la columna Orden de la ventana índices para ordenar los datos del campo correspondiente en orden descendente

Guardar la estructura de una tabla

Para guardar una tabla, seguir los siguientes pasos:

1. Ir al menú Archivo.

2. Elegir la opción Guardar.

O bien hacer clic sobre el botón Guardar Disco de la barra de herramientas.

Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Guardar como

3. Escribir el nombre de la tabla.

4. Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de diálogo avisándonos de ello, hacer clic sobre el botón No para volver a la tabla y poder asignar nuestra clave.

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