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Capýtulo 6:

 Trabajo con Tablas. Planificación, creación, propiedades, tipos de datos. Relaciones (1/3)

Tipos de datos con los que trabaja Access

Texto:Se utiliza para texto o combinaciones de texto y números, como direcciones, o para números que no requieren cálculo, como números de teléfono, números de pieza o códigos postales.  Almacena hasta 255 caracteres. La propiedad TamañoDelCampo (FieldSize) controla el número máximo de caracteres que se puede escribir.

Memo:Se utiliza para texto de gran longitud y números, como notas o descripciones.  Almacena hasta 65.536 caracteres.

Numérico:Se utiliza para los datos que se van a incluir en cálculos matemáticos, exceptuando los cálculos monetarios (en este caso se utiliza el tipo Moneda).  Almacena 1, 2, 4 u 8 bytes; almacena 16 bytes para Id. de réplica (GUID). La propiedad TamañoDelCampo (FieldSize) define el tipo Numérico específico.

Fecha/Hora: Se utiliza para fechas y horas.  Almacena 8 bytes.

Moneda: Se utiliza para valores de moneda y para evitar el redondeo durante los cálculos.  Almacena 8 bytes.

Autonumérico:Se utiliza para números secuenciales exclusivos (con incremento de una unidad) o números aleatorios que se insertan automáticamente cuando se agrega un registro.  Almacena 4 bytes; almacena 16 bytes para Id. de réplica (GUID).

Sí/No:Se utiliza para datos que pueden ser uno de dos valores posibles, como Sí/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado. Los valores Nulos no están permitidos.  Almacena 1 bit.

Objeto OLE:Se utiliza para objetos OLE (como documentos de Microsoft Word, hojas de cálculo de Microsoft Excel, imágenes, sonidos u otros datos binarios) que se crearon en otros programas mediante el protocolo OLE.  Almacena hasta 1 gigabyte (está limitado por el espacio de disco).

Hipervínculo:Se utiliza para hipervínculos. Un hipervínculo puede ser una ruta UNC o una dirección URL. Almacena hasta 64.000 caracteres.

Asistente para búsquedas: Se utiliza para crear un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro combinado. La elección de esta opción en la lista de tipos de datos inicia un asistente que realiza la definición automáticamente. Requiere el mismo tamaño de almacenamiento que la clave principal que corresponde al campo de búsqueda, normalmente 4 bytes.

Propiedad de los campos

Las propiedades disponibles para cada campo están determinadas por el tipo de datos seleccionado para el campo. Pueden utilizarse para personalizar la forma en que se guardan, tratan o muestran los datos.

Si se modifican las propiedades de un campo después de haber introducido datos o información se pueden perder los datos introducidos.

 Algunas de estas propiedades son:

  • Tamaño del campo:Para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor máximo de 255.

Para los campos Numérico, las opciones son:

Byte(equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.

Decimalpara almacenar valores comprendidos entre -1028-1 y 1028-1.

Es decir, valores con una precisión decimal de 28.

Enteropara valores enteros comprendidos entre -37.768 y 32.767.

Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.

Simplepara la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.

Doblepara valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos.

Los campos Autonumérico son Entero largo

A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño.

  • Formato:Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe.

Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumérico.

  • Mascara de entrada: Campo numérico. Condición con que debe entrar el número.
  • Titulo:Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo.
  • Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad Título, como cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.
  • Valor predeterminado:Si se sabe que un determinado campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cuál va a ser ese valor y así que se introduzca automáticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla.

Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría de clientes son la provincia Matanzas, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor determinado del campo Provincia y así a la hora de introducir los diferentes clientes, automáticamente aparecerá el valor Matanzas.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumérico.

  • Regla de validación:Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente.

Por ejemplo si queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y 2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumérico.

  • Texto de validación:En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación especificada en la propiedad anterior.

Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el porqué de su error y pueda solucionarlo.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumérico.

  • Indexado:Puede usar la propiedad Indexado para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación. Por ejemplo, si busca empleados basándose en un campo llamado Apellidos, puede crear un índice para este campo para hacer más rápida la búsqueda.

Personalizar el formato de un campo.

En la personalización de los formatos de los campos de las tablas se pueden utilizar de forma genérica cualquiera de esos símbolos:

Base datos

No puede mezclar los símbolos de formato personalizados para los tipos de datos Numérico y Moneda con los símbolos de formato de los campos Fecha/Hora, Sí/No, o Texto y Memo.

Ahora vamos a detallarte los formatos personalizados dependiendo del tipo de dato.

Punto Para los campos de tipo Número y Moneda.

Los formatos numéricos personalizados pueden tener entre una y cuatro secciones con signos de punto y coma (;) como separador de lista. Cada sección contiene la especificación de formato para un tipo de número diferente.

Sección Descripción

Base de datos

Por ejemplo, puedes utilizar el siguiente formato Moneda personalizado:

$#.##0,00[Verde];($#.##0,00)[Rojo];"Cero";"Null"

Este formato numérico contiene cuatro secciones separadas por signos de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada sección.

Si utilizas varias secciones pero no especificas un formato para cada sección, las entradas para las que no hay ningún formato no mostrarán nada o tomarán como valor predeterminado el formato de la primera sección.

Puedes crear formatos numéricos personalizados mediante los símbolos siguientes:

Base de datos

PuntoPara los campos de tipo Fecha/Hora.

Puedes crear formatos de fecha y hora personalizados mediante los símbolos siguientes.

SímboloDescripción
: (dos puntos)Separador de horas
/Separador de fechas
cIgual que el formato predefinido Fecha general.
dDía del mes en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario (1 a 31).
ddDía del mes en dos dígitos numéricos (01 a 31).
dddTres primeras letras del día de la semana (Lun a Dom)
ddddNombre completo del día de la semana (Lunes a Domingo).
dddddIgual que el formato predefinido Hora corta.
ddddddIgual que el formato predefinido Fecha larga.
sDía de la semana (1 a 7).
ssSemana del año (1 a 53).
mMes del año en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario (1 a 12).
mmMes del año en dos dígitos numéricos (01 a 12).
mmmTres primeras letras del mes (Ene a Dic).
mmmmNombre completo del mes (Enero a Diciembre).
tFecha mostrada como trimestre del año (1 a 4).
aNúmero de día del año (1 a 366).
aaDos últimos dígitos del año (01 a 99).
aaaaAño completo (0100 a 9999).
hHora en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 23).
hhHora en dos dígitos (00 a 23).
nMinuto en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59).
nnMinuto en dos dígitos (00 a 59).
sSegundo en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59).
ssSegundo en dos dígitos (00 a 59).
tttttIgual que el formato predefinido Hora larga.
AM/PMReloj de 12 horas con las letras mayúsculas "AM" o "PM", según sea apropiado.
am/pmReloj de 12 horas con las letras minúsculas "am" o "pm", según sea apropiado.
A/PReloj de 12 horas con la letra mayúscula "A" o "P", según sea apropiado.
a/pReloj de 12 horas con la letra minúscula "a" o "p", según sea apropiado.
AMPMReloj de 12 horas con el designador de mañana/tarde apropiado.

 PuntoPara los campos de tipo Sí/No.

El tipo de datos Sí/No puede utilizar formatos personalizados que contengan hasta tres secciones.

SecciónDescripción
PrimeraEsta sección no tiene ningún efecto en el tipo de datos Sí/No. No obstante, se requiere un signo de punto y coma (;) como marcador de posición.
SegundaEl texto para mostrar en lugar de los valores Sí, Verdadero o Activado.
TerceraEl texto para mostrar en lugar de los valores No, Falso o Desactivado.

PuntoPara los campos de tipo Texto y Memo.

Puede crear formatos de Texto y Memo personalizados mediante los siguientes símbolos.

SímboloDescripción
@Se necesita un carácter de texto (ya sea un carácter o un espacio).
&No se necesita un carácter de texto.
Convertir todos los caracteres a minúsculas.
Convertir todos los caracteres a mayúsculas.

Los formatos personalizados para los campos Texto y Memo pueden tener hasta dos secciones. Cada sección contiene la especificación de formato para diferentes datos de un campo.

SecciónDescripción
PrimeraFormato para los campos con texto.
SegundaFormato para los campos con cadenas de longitud cero y valores nulos.

 

Ejemplos de formatos personalizados en algunos campos de la tabla Productos.
Formato para el campo PrecioVenta$#,##0.00[Azul]
Formato para el campo CantExist#,##0.000[Azul];(#,##0.000)[Rojo]
Formato para el campo Descripción:> 
Formato para el campo FechaVencimiento:dd mmmm", "aaaa

En el formato personalizado del precio de venta lo podemos detallar de la siguiente forma:

$ -aparece como un carácter literal
# -muestra un digito o nada.
0 -muestra un digito o cero.
, -separador de miles.
. -separador decimal.
[Azul] -muestra el valor de color azul.

En CantExist el formato es muy parecido, la primera parte antes del punto y coma es para los valores positivos, la segunda para los valores negativos.

Para el campo descripción el formato es un "mayor que" que muestra en pantalla todos los caracteres tecleados en mayúsculas.

El formato personalizado en FechaVencimiento se describe de la siguiente forma:

dd          Día del mes en dos dígitos numéricos (01 a 31).
mmmm Nombre completo del mes (Enero a Diciembre)
","          Muestra todo el contenido de las comillas tipográficas como caracteres literales.
aaaa       Año completo (0100 a 9999).

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