12.176 cursos gratis
8.740.138 alumnos
Facebook Twitter YouTube
Busca cursos gratis:

Capítulo 5:

 Microsoft Access como Sistema de Gestión de BDR. Recorrido  por las  bases de datos (2/2)

Barra de herramientas

La barra de herramientas proporciona un acceso instantáneo a las funciones y comandos más frecuentes. Al igual que en las demás aplicaciones de Microsoft Office la barra de herramientas en Access es configurable y se puede elegir entre varias predefinidas. Sin embargo, en la práctica es mejor trabajar con la configuración inicial de Access, puesto que dispone de una barra de herramientas configurada para cada objeto y modo de presentación, de modo similar a los menús que varían con estas mismas características. De esta forma, cuando se selecciona una tabla se muestra el botón de filtrar los datos de una tabla, que no aparece cuando se selecciona la ventana principal de la base de datos.

Esta es la barra de herramientas que se muestra cuando se encuentra seleccionada la ventana principal de la base de datos.

Barra de herramientas

Barra de estado

La barra de estado está situada en la parte inferior de la ventana. La principal función de la barra de estado es mostrar la ayuda de los botones de la barra de herramientas o de las funciones disponibles en cada situación así como la propia ayuda que el usuario establece para los campos de la base de datos.

Área de trabajo

Es el área situada entre la barra de herramientas y la barra de estado. En ella se muestran las distintas ventanas de la base de datos y es aquí donde se encuentra la principal diferencia con otras aplicaciones de Microsoft Office como Word y Excel.

En Access sólo se puede tener abierta una base de datos, por lo que al realizar la apertura de otra, automáticamente se cierra la anterior. Por ello, en el área de trabajo sólo hay una ventana de base de datos.

Cuando Access tiene una base de datos abierta siempre existe en el área de trabajo la ventana Base de datos. Cerrar esta ventana supone cerrar la base de datos, es decir, equivale al comando cerrar del menú Archivo.

Objetos de Access

En la parte superior de la ventana de la base de datos se observan seis pestañas con los nombres de los tipos de objetos que puede poseer una base de datos. De estos seis tipos de objetos se estudian los cuatro primeros: tablas, consultas, formularios e informes. Los otros dos: macros y módulos se utilizan para automatizar y desarrollar aplicaciones y no son objeto de estudio en este documento.

Al pulsar la pestaña correspondiente al tipo de objeto, se muestra en la ventana de la base de datos la lista de objetos existentes de este tipo. Asimismo, se muestran los botones para abrir el objeto seleccionado (Abrir), cambiar su diseño (Diseño) o crear uno nuevo (Nuevo).

Cada objeto de la base de datos se puede abrir o cambiar el diseño. Cuando se abre una tabla se muestran los datos que contiene y cuando se cambia el diseño, o se abre en modo diseño, se muestran las características de sus campos, tales como tipo de dato, observaciones y propiedades.

A continuación se da una breve descripción de cada uno de estos objetos. En las secciones de uso y creación de una base de datos se trata cada uno de estos objetos con detalle y ejemplos.

Tablas

La tabla es el tipo principal de objeto de una base de datos. El concepto de tabla se ha explicado al ver la relación de Excel con las bases de datos. Como resumen, una tabla es un conjunto de datos estructurados en columnas (los campos) y filas (los registros). En las tablas de la base de datos es donde se almacena toda la información de la base de datos.

Consultas

Una consulta de selección es una operación realizada sobre la base de datos mediante la cual se realiza una selección de datos según un criterio. Esta consulta puede realizarse sobre una sola tabla o sobre varias. Las consultas también se pueden realizar sobre otras consultas previas o cualquier combinación de consultas y tablas.

Además de las consultas de selección, existen también consultas de acción, de tal forma que el resultado de la consulta no es una respuesta con información de la base de datos, si no que es una acción sobre los mismos datos. Estas acciones pueden ser: insertar, borraro modificar registros y crear nuevas tablas.

En una consulta realizada sobre una sola tabla se pueden seleccionar uno o varios campos, de tal forma que la consulta sea una subtabla de la tabla original. Asimismo, se pueden establecer criterios de selección, ordenación y agrupación. De este modo se pueden obtener en la consulta un subgrupo de los registros originales de la tabla o agrupaciones de éstos.

En una consulta realizada sobre más de una tabla o consulta, se utilizan las relaciones existentes entre las tablas para obtener información relacionada. Normalmente en una de las tablas se encuentra un código que permite acceder a otra tabla, donde se detalla la información perteneciente a dicho código. Por ejemplo, el número de carnet es el código que permite acceder en la tabla de alumnos a todos los datos del alumno.

El resultado de una consulta de selección es una hoja de respuesta dinámica. La hoja de respuesta contiene una selección de datos existentes en una o varias tablas. La modificación de los datos subyacentes se refleja en la hoja de respuesta dinámica. En algunos casos se pueden modificar los datos de la hoja de respuesta dinámica, aunque donde realmente se modifican es en la tabla que los contiene.

Formularios

Un formulario es una ventana diseñada para la introducción y edición de datos. En Excel, a partir de una lista se puede generar automáticamente un formulario para introducir los datos. Access posee herramientas para realizar el diseño de los formularios de una manera mucho más elaborada utilizando listas desplegables, rejillas, botones de opción y de selección, etc.

El formulario permite introducir, modificar, consultar y borrar los registros de la tabla o consulta para la que se ha diseñado. La ventaja frente a la presentación como hoja de datos es que los campos se presentan de manera más adecuada al usuario, con un diseño que ayuda a su comprensión, utilizando los controles más adecuados a cada tipo de información.

En algunos casos la tabla puede ser la mejor manera de presentar los datos y no es necesario recurrir a modos de presentación más sofisticados. En general, se puede afirmar que el diseño de la presentación de los datos es uno de los aspectos clave a la hora de valorar una aplicación informática. Un diseño de pantallas adecuado a cada usuario reduce el tiempo de aprendizaje y motiva al usuario, lo que es casi una garantía de éxito.

Informes

Si el formulario es la forma idónea de introducir y editar los datos, la mejor forma de mostrarlos es mediante un informe en una página impresa o mediante su representación en la pantalla del ordenador. Access proporciona las herramientas para diseñar informes con gran flexibilidad y posee funciones para agrupar registros y mostrar totales y subtotales de los campos deseados.

Prácticamente todas las aplicaciones informáticas necesitan salidas impresas. Si estas salidas van dirigidas a los clientes, en el caso de las facturas por ejemplo, es necesario tener un especial cuidado en su diseño. Con los informes se pueden conseguir unas salidas impresas de gran calidad con poco esfuerzo, siendo ésta otra de las claves de éxito de cualquier aplicación que se desarrolle.

En el mercado existen programas informáticos dedicados tan sólo a elaborar informes, que después se integran en la aplicación. Access ha integrado esta herramienta dentro de su propio entorno de desarrollo.

Pagina:Es un tipo especial de Pág. Web.

Macro: Es un conjunto de acciones grabadas.

Módulos: Colección de declaraciones y procedimientos en Visual Basic.

Nuestras novedades en tu e-mail

Escribe tu e-mail:



MailxMail tratará tus datos para realizar acciones promocionales (vía email y/o teléfono).
En la política de privacidad conocerás tu derechos y gestionarás la baja.

Cursos similares a Diseño y creación de bases de datos



  • Vídeo
  • Alumnos
  • Valoración
  • Cursos
1. SGBD. Sistemas gestores de bases de datos (primera parte)
SGBD, Sistemas gestores de bases datos, en un curso de informática serio, pero... [21/10/08]
8.228  
2. SGBD. Sistemas gestores de bases de datos (segunda parte)
En este curso de informática sobre los SGBD o Sistema gestores de bases de datos,... [21/10/08]
5.030  
3. Diseño de base de datos relacionales
Aprende a diseñar bases de datos relacionales.Conocer el origen, historia y la... [13/04/05]
24.659  

¿Qué es mailxmail.com?|ISSN: 1699-4914|Ayuda
Publicidad|Condiciones legales de mailxmail