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Capýtulo 16:

 Informes. Planificación, creación, propiedades de las bases de datos

Informes: Conceptos y Utilidades.

Informe:Son el medio más potente y flexible para ver e imprimir la información de una BD en cualquier formato o estilo. Tambien puede agregar información, como totales, comparaciones, graficos e imágenes. Es decir es la información en patatlla o impresa de tablas y consultas de su BD

Ventajas:

·           Controla fácilmente estilos y tamaños de fuentes

·           Realiza cálculos fácilmente a partir de los datos adyacentes.

·           Puede añadir gráficos, imágenes y otros elementos

·           Puede agrupar y organizar datos para facilitar la lectura de un informe.

Un informe es un método eficaz de presentar los datos en formato impreso. Ya que puede controlar el tamaño y aspecto de todos los elementos de un informe, puede mostrar la información como desee verla.  

ImagenEtiquetas postales, informe con registros agrupados e informe con gráfico 

  1. Crear etiquetas postales.

 2. Mostrar totales en un gráfico.

 3. Agrupar registros en categorías.

 4. Calcular totales.

La mayoría de los informes están enlazados a una o más tablas y consultas de la base de datos. El origen de registros de un informe hace referencia a los campos de las tablas y consultas base. No es necesario que un informe contenga todos los campos de cada una de las tablas o consultas en las que está basado.

Un informe dependiente obtiene los datos del origen de registros base. Otra información acerca del formulario, como el título, la fecha y el número de página, se almacena en el diseño del informe.

Los tipos de información que aparece en un informe: texto, datos y expresionesImagen

Imagen 

  1. El título y los encabezados de columna del informe se almacenan en el diseño del informe.

 2.  La fecha procede de una expresión almacenada en el diseño del informe.

 3. Los datos proceden de campos de la tabla, consulta o instrucción SQL base.

 4.  Los totales proceden de expresiones almacenadas en el diseño del informe.

El vínculo entre un formulario y su origen de registros se crea mediante objetos gráficos denominados controles. Los controles pueden ser cuadros de edición que muestren nombres y números, etiquetas que muestren títulos, o líneas decorativas que organicen los datos gráficamente y mejoren la presentación del informe.

ImagenImagen

 1. Las líneas son decorativas.

 2. Las etiquetas muestran texto descriptivo.

 3. Los cuadros de edición muestran los datos de la consulta Ventas por fecha.

 4. Un cuadro de texto utiliza una expresión para calcular un total.

Creación de un informe simple. Secciones.

Los asistentes permiten crear distintos tipos de informe con rapidez. Utilice el Asistente para etiquetas si desea crear etiquetas postales, el Asistente para gráficos si desea crear gráficos o el Asistente para informes si desea crear un informe estándar. El asistente hace preguntas y crea un informe basándose en las respuestas que obtiene. Después, el informe se puede personalizar como se desee en la vista Diseño.

Personalizar un informe:

Se puede personalizar un informe de las siguientes formas:

Origen del registro: Puede cambiar las tablas y consultas en que está basado un informe.

Ordenar y agrupar datos: Se pueden ordenar los datos en orden ascendente o descendente. También puede agrupar los registros de uno o más campos, y mostrar subtotales y totales en un informe.

Ventana Informe: Se puede agregar o quitar los botones Maximizar y Minimizar, cambiar el texto de la barra de título y otros elementos de la ventana Informe.

Secciones: Se puede agregar, quitar, ocultar o cambiar de tamaño los encabezados, pies y las secciones de detalles de un informe. También puede establecer propiedades de sección para controlar la presentación de un informe y el resultado que se obtiene al imprimirlo.

Controles: Puede mover, cambiar el tamaño o establecer las propiedades de fuente de un control. También puede agregar controles para mostrar valores calculados, totales, la fecha y hora actuales, y otra información que sea de utilidad en un informe.

 Abrir un informe:

  1. En la ventana Base de Datos, haga clic en Informes, bajo Objetos.
  2. Haga clic en el informe que desea abrir.
  3. Siga uno de estos procedimientos:

Para abrir el informe en la vista Diseño, haga clic en Diseño en la barra de herramientas de la ventana Base de Datos.

Para abrir el informe en la Vista preliminar, haga clic en Vista previa en la barra de herramientas de la ventana Base de Datos.

 Crear un informe:

Un informe se puede crear de tres formas.

1. Con Autoinforme, basándose en una sola tabla o consulta. Autoinforme crea un informe que presenta todos los campos y registros de la tabla o consulta seleccionada.

  1. En la ventana Base de Datos, haga clic en Informes, bajo Objetos.
  2. Haga clic en el botón Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Base de Datos.
  3. En el cuadro de diálogo Nuevo informe haga clic en uno de los siguientes asistentes:

Autoinforme: En columnas: Cada campo aparece en una línea distinta con una etiqueta a la izquierda.

Autoinforme: Tabular:     Los campos de cada registro aparecen en una línea y las etiquetas se imprimen una vez en la parte superior de cada página.

  1. Haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar su informe.
  2. Haga clic en Aceptar.

Microsoft Access aplica el último autoformato utilizado en el informe. Si todavía no ha utilizado el Asistente para informes para crear el informe ni ha usado el comando Autoformato en el menú Formato, Microsoft Access utiliza el autoformato estándar.

Sugerencia:

También puede crear un informe de una sola columna basado en la tabla o consulta abierta o en la tabla o consulta seleccionada en la ventana Base de Datos. Haga clic en Autoinforme en el menú Insertar, o bien haga clic en la flecha situada junto al botón Nuevo objecto de la barra de herramientas y, a continuación, haga clic en Autoinforme. Los informes creados con este método no incluyen encabezado de informe o pie de informe ni encabezado de página o pie de página.

2. Con un asistente, basándose en una o más tablas o consultas.El asistente le formula preguntas detalladas acerca de los orígenes de registros, campos, diseño y formato que desee y crea un informe basado en sus respuestas.

  1. En la ventana Base de Datos, haga clic en Informes, bajo Objetos.
  2. Haga clic en el botón Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Base de Datos.
  3. En el cuadro de diálogo Nuevo Informe, elija el asistente que desea utilizar. Una descripción del asistente aparece en el lado izquierdo del cuadro de texto.
  4. Elija la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar su informe.

Nota  No es necesario realizar este paso si seleccionó Asistente para informes en el paso 3 ; puede especificar el origen de registros para el informe en el asistente.

  1. Haga clic en Aceptar.
  2. Siga las instrucciones del asistente.

Si el informe creado no tiene el aspecto deseado, puede cambiarlo en la vista Diseño.

Notas:

  • Si desea incluir campos de varias tablas y consultas en el informe, no haga clic en Siguiente o Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en el Asistente para informes. Repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta, y elija los campos que desea incluir en el informe hasta que los haya seleccionado todos.
  • Si hace clic en una de las opciones de Autoinforme, Microsoft Access utiliza el último autoformato especificado, ya haya sido en el Asistente para informes o con el comando Autoformato del menú Formato en la vista Diseño.

 3. En la vista Diseño, de manera personalizada. En este caso, se crea un informe básico y se personaliza en la vista Diseño para ajustarlo a sus necesidades.

  1. En la ventana Base de Datos, haga clic en Informes, bajo Objetos.
  2. Haga clic en el botón Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Base de Datos.
  3. En el cuadro de diálogo Nuevo Informe, haga clic en Vista diseño.
  4. Elija la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar su informe. (Si desea un informe independiente, no seleccione nada de esta lista)

Sugerencia:

Si desea crear un informe que utilice datos de más de una tabla, base su informe en una consulta.

  1. Haga clic en Aceptar.

Microsoft Access presenta el informe en la vista Diseño.

Secciones de un informe

 La información de un informe puede dividirse en secciones. Además de una sección de detalle, los informes pueden incluir una sección de encabezado de informe, encabezado de página, pie de página y pie de informe. Cada sección tiene una finalidad específica y se imprime en un orden predecible en el informe.

 Imagen 

  1. Encabezado de informe

  2. Encabezado de página

  3. Detalle (datos de tablas)

  4. Pie de página

  5. Pie de informe

 En la vista Diseño, las secciones se representan como bandas, y cada sección del informe se representa una vez. En el informe impreso, puede que se repitan varias veces algunas secciones. Para determinar dónde aparece la información en cada sección se insertan controles, como etiquetas y cuadros de edición.

Imagen

1. El encabezado de informe aparece una vez al principio de un informe. Se puede utilizar para elementos como un logotipo, el título del informe o la fecha de impresión. El encabezado de informe se imprime antes del encabezado de página, en la primera página del informe.

2. El encabezado de página aparece en la parte superior de todas las páginas del informe. Se utiliza para mostrar elementos como los encabezados de columna.

3. La sección de detalle contiene el cuerpo principal de los datos de un informe. Esta sección se repite para cada registro del origen de registros base del informe.

4. El pie de página aparece en la parte inferior de todas las páginas del informe. Se utiliza para mostrar elementos como los números de página.

5. El pie de informe aparece una vez al final de un informe. Se utiliza para mostrar elementos como los totales del informe. Aunque el pie de informe es la última sección del diseño del informe, aparece antes que el pie de página, en la última página del informe impreso.

 Se puede agregar un encabezado y un pie a cada grupo de un informe. En este informe, los pedidos enviados en la misma fecha se agrupan juntos. El encabezado muestra el valor por el que se agrupan los registros y el pie muestra un subtotal para el grupo.

Imagen 

1. Un encabezado de grupo aparece al principio de un nuevo grupo de registros. Se utiliza para mostrar información que se aplique al grupo como unidad, por ejemplo, el nombre del grupo.

2. Un pie de grupo aparece al final de un grupo de registros. Se utiliza para mostrar elementos como los totales de grupo.

 Puede ocultar una sección o cambiar su tamaño, agregarle una imagen o establecer su color de fondo. También se puede establecer propiedades de sección para personalizar la forma en que se imprimirá el contenido de una sección.

Establecer niveles de agrupamiento en un informe.

Agrupar registros en un informe

En un informe se pueden agrupar hasta 10 campos o expresiones. Para ver un ejemplo de registros agrupados, haga clic en  .

  1. Abra el informe en la vista Diseño.
  2. Haga clic en el botón Ordenar y agrupar  Imagen   de la barra de herramientas para mostrar el cuadro Ordenar y agrupar.
  3. Establezca el tipo de orden para los datos del informe.

¿Cómo?

En un informe se puede ordenar hasta por 10 campos o expresiones.

* Abra el informe en la vista Diseño.

* Haga clic en Ordenar y agrupar en  Imagen  la barra de herramientas para mostrar el cuadro Ordenar y agrupar.

* En la primera fila de la columna Campo/Expresión, seleccione un nombre de campo o escriba una expresión.

- El campo o expresión de la primera fila es el primer nivel de ordenación (el conjunto mayor). La segunda fila es el segundo nivel de ordenación y así sucesivamente.

- Cuando se rellena la columna Campo/Expresión, Microsoft Access establece el tipo de orden a Ascendente. El tipo de orden ascendente ordena desde la A a la Z o desde 0 a 9.

* Para cambiar el tipo de orden, seleccione Descendente en la lista Tipo de orden. El orden Descendente ordena desde la Z a la A o desde 9 a 0.  

  1. Haga clic en el campo o expresión cuyas propiedades de grupo desee establecer.
  2. Establezca las propiedades de grupo en la siguiente lista. Se debe establecer a o Encabezado del grupo o Pie del grupo para crear un nivel de grupo y establecer las demás propiedades de agrupamiento.
    • Encabezado del grupo. Agrega o elimina un encabezado del grupo para el campo o expresión.
    • Pie del grupo. Agrega o elimina un pie de grupo para el campo o expresión.
    • AgruparEn (GroupOn). Especifica cómo se desean agrupar los valores. Las opciones que se ven dependen del tipo d
    • e datos del campo por el que se está agrupando. Si se agrupa por una expresión, verá todas las opciones para todos los tipos de datos.
    • IntervaloDelGrupo (GroupInterval). Especifica cualquier intervalo que sea válido para los valores en el campo o expresión por el que esté agrupando.
    • MantenerJuntos (KeepTogether). Especifica si Microsoft Access debe imprimir todo o sólo parte de un grupo en la misma página.  

Agrupar registros según valores de texto en un informe

Cuando se agrupan registros por un campo que almacena valores de texto, se puede establecer la propiedad AgruparEn (GroupIn) a los intervalos que se enumeran en la siguiente tabla. En una base de datos de Microsoft Access (.MDB), se almacenan valores de texto en un campo con un tipo de datos Texto. En un proyecto de Microsoft Access (.ADP), se almacenan valores de texto en una columna con un tipo de datos char, varchar, nchar o nvarchar. Si se establece a Primeros caracteres la propiedad AgruparEn (GroupOn), se puede entonces establecer la propiedad IntervaloDelGrupo (GroupInterval) a cualquier número que sea válido para el valor del campo por el que se está agrupando. Si se establece a Cada valor la propiedad AgruparEn (GroupOn), el valor de IntervaloDelGrupo (GroupInterval) será 1


Establecer la propiedad AgruparEn (GroupOn) a

Para agrupar registros
Cada valorQue contengan el mismo valor en el campo o expresión.
Primeros caracteresQue contengan los mismos primeros n caracteres en el campo o expresión.

ImagenImagen

  En la siguiente tabla se enumeran las especificaciones de orden y agrupamiento para este informe. Nombre del producto en la primera fila de la columna Campo/Expresión del cuadro Ordenar y agrupar agrupa los registros por la primera letra de los nombres de los productos. Nombre del producto de la segunda fila ordena los registros en orden alfabético por el nombre del producto bajo cada letra.

Campo/ ExpresiónTipo de
Orden
Encabezado del grupoPie de grupoAgrupar enIntervalo del GrupoMantener Juntos
Nombre del productoAscendentePrimeros caracteres1Grupo entero
Nombre del productoAscendenteNoNoCada valor1No

 Acerca de agrupar registros por valores de fechas u horas en un informe

Cuando se agrupan registros en un campo que almacena valores de fecha u hora, se establece la propiedad AgruparEn (GroupOn) a uno de los intervalos que se enumeran en la siguiente tabla. En una base de datos de Microsoft Access (.MDB), se almacenan valores de fecha u hora en un campo con un tipo de datos Fecha/Hora. En un proyecto de Microsoft Access (.ADP), se almacenan en una columna con un tipo de datos datetime o smalldatetime. Para todos los intervalos, excepto Cada valor, se puede establecer la propiedad IntervaloDelGrupo (GroupInterval) a cualquier número que sea válido para los valores del campo o expresión por la que esté agrupando. Si se establece a Cada valor la propiedad AgruparEn (GroupOn), el valor de IntervaloDelGrupo (GroupInterval) será 1.

Establezca la propiedad AgruparEn (GroupOn) aPara agrupar los registros con
 
Cada valorEl mismo valor en el campo o expresión.
AñoFechas en el mismo año natural.
TrimestreFechas en el mismo trimestre natural.
MesFechas en el mismo mes.
SemanaFechas en la misma semana.
DíaFechas en el mismo día.
HoraHoras en la mima hora.
MinutoHoras en el mismo minuto.

ImagenImagen

En la siguiente tabla se enumeran las principales especificaciones de orden y agrupamiento para este informe. Fecha envío en la primera fila de la columna Campo/expresión en el cuadro Ordenar y agrupar agrupa los registros por años. Fecha envío en la segunda fila agrupa los registros de cada año por trimestres.

Campo/ ExpresiónTipo de
Orden
Encabezado del grupoPie de grupoAgrupar EnIntervalo del grupoMantener juntos
Fecha envíoAscendenteAño1Grupo entero
Fecha envíoAscendenteNoTrimestre1No

 Agrupar según los valores autonumérico, moneda o numérico en un informe

Cuando se agrupan registros por un campo que almacena valores autonuméricos, numéricos o de moneda, se establece la propiedad AgruparEn (GroupOn) a uno de los intervalos enumerados en la siguiente tabla. En una base de datos de Microsoft Access (.MDB), se almacenan valores autonuméricos en un campo Autonumérico, valores de moneda en un campo Moneda y valores numéricos en un campo Numérico. En un proyecto de Microsoft Access (.ADP), se almacenan valores de moneda en una columna money o small money y valores numéricos en una columna decimal, numeric, int, smallint, tinyint, float o real. Si se establece a Intervalo la propiedad AgruparEn (GroupOn), se puede establecer la propiedad IntervaloDelGrupo (GroupInterval) a cualquier número que sea válido para los valores en el campo por el que está haciendo el agrupamiento. Si se establece a Cada valor la propiedad AgruparEn (GroupOn), el valor de IntervaloDelGrupo (GroupInterval) será 1.

Establezca la propiedad AgruparEn (GroupOn) aPara agrupar registros con
 
Cada valorEl mismo valor en el campo o expresión.
IntervaloValores dentro del intervalo que se especifique.

 Microsoft Access inicia los grupos Autonumérico, Moneda y Numérico con 0. Por ejemplo, si se establece la propiedad AgruparEn (GroupIn) a Intervalo y establece la propiedad IntervaloDelGrupo (GroupInterval) a 5, Microsoft Access agrupará los registros de esta forma: 0 a 4, 5 a 9, 10 a 14, etc.

 Imagen

En la siguiente tabla se enumeran las especificaciones de orden y agrupamiento de este informe. Importe de venta en la primera fila de la columna Campo/Expresión en el cuadro Ordenar y agrupar agrupa los registros en intervalos de 100. Importe de venta en la segunda fila ordena los registros en importes ascendentes dentro de cada intervalo de $100.

Campo/ ExpresiónTipo de
Orden
Encabezado del grupoPie de grupoAgrupar EnIntervalo del grupoMantener juntos
Importe de ventaAscendenteNoIntervalo100Grupo entero
Importe de ventaAscendenteNoNoCada valor1No

 

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