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Capýtulo 14:

 Formularios. Planificación, creación y propiedades de las bases de datos (2/3)

Modificación de registros en un formulario. Propiedades. Controles (Dependientes, Independientes y Calculados)

Agregar o modificar datos

  1. Abra un formulario en la vista Formulario.
  2. Realice una de las siguientes operaciones:

Para agregar un nuevo registro, haga clic en Nuevo registro Imagenen la barra de herramientas, escriba los datos y, a continuación, presione TAB para ir al campo siguiente. Al final del registro, presione TAB para situarse en el siguiente registro.

Para modificar los datos de un campo, haga clic en el campo que desea modificar y, a continuación, escriba los datos.

Para reemplazar el valor completo, mueva el puntero al extremo izquierdo del campo hasta que se convierta en el puntero más Imageny, entonces, haga clic. Escriba los datos.

Nota

  • Para corregir un error de escritura, presione RETROCESO. Para cancelar los cambios efectuados en el campo actual, presione ESC. Para cancelar los cambios en todo el registro, presione ESC de nuevo antes de salir del campo.
  • Cuando se mueva a otro registro, Microsoft Access guardará los cambios.

Eliminar un registro

  1. Abra una vista Hoja de datos o abra un formulario en la vista Formulario.
  2. Haga clic en el registro que desee eliminar.
  3. Haga clic en Eliminar registro Imagenen la barra de herramientas.

Nota  Al eliminar registros, quizás desee eliminar los datos relacionados de otras tablas. Por ejemplo, si elimina un proveedor de una tabla, probablemente desee eliminar los productos suministrados por ese proveedor. En algunos casos, puede asegurarse que se eliminan los datos correctos, forzando la integridad referencial y activando las eliminaciones en cascada.

Propiedades de los formularios

  1. Abra una tabla, consulta, formulario, informe o página de acceso a datos en la vista Diseño.
  2. Abra la hoja de propiedades siguiendo uno de estos procedimientos:
    • En un formulario o informe, haga doble clic en el selector de formulario o en el selector de informe.

Imagen

1.  Selector de formularios o informes

  • En una página de acceso a datos, haga clic en Seleccionar página en el menú Edición.
  • En una tabla o consulta, haga clic en PropiedadesImagenen la barra de herramientas.
  • En el caso de una sección en un formulario o informe, haga doble clic en el selector de sección.

Imagen

1.  Selector de sección

  • En el caso de una sección en una página de acceso a datos, haga doble clic en la barra de sección.

Imagen

1.  Barra de sección 

    • Para establecer las propiedades de un campo de consulta, haga clic en la celda de la fila Campo y, a continuación, haga clic en Propiedades Imagende la barra de herramientas.
    • Para establecer las propiedades de una lista de campos de consulta, haga clic en cualquier lugar de la lista y, a continuación, haga clic en Propiedades Imagende la barra de herramientas.
    • Para establecer las propiedades del cuerpo de una página de acceso a datos, haga clic en un lugar que esté encima de la primera sección y, a continuación, haga clic en PropiedadesImagende la barra de herramientas.
    • Para establecer las propiedades de un control, haga clic en el control y, a continuación, haga clic en PropiedadesImagende la barra de herramientas. 
  1. En la hoja de propiedades, haga clic en la propiedad que desee establecer y después siga uno de estos procedimientos:
    • Si aparece una flecha en el cuadro de la propiedad, haga clic en ella y seleccione un valor de la lista.
    • Escriba una configuración o expresión en el cuadro de propiedades.
    • Si aparece un botón Generar Imagenjunto al cuadro de propiedad, haga clic en él para mostrar un generador o una lista de generadores. 

Sugerencias

  • Para obtener Ayuda acerca de cualquier propiedad de la hoja de propiedades, haga clic en la propiedad y, a continuación, presione F1.
  • Si necesita más espacio para introducir o modificar la configuración de una propiedad, presione MAYÚSCULAS+F2 para abrir el cuadro Zoom.

Nota  Si la propiedad AllowDesignChanges de un formulario está establecida a Todas las vistas, también podrá establecer las propiedades del formulario en la vista Formulario y la vista Hoja de datos.

 Controles.

Toda la información de un formulario o informe está contenida en los controles. Los controles son objetos de un formulario, informe o página de acceso a datos que muestran datos, realizan acciones o se utilizan como decoración. Por ejemplo, puede utilizar un cuadro de texto en un formulario, informe o página de acceso a datos para mostrar datos, un botón de comando en un formulario para abrir otro formulario o informe, o una línea o un rectángulo para separar y agrupar controles con el fin de hacerlos más legibles.

Microsoft Access incluye los siguientes tipos de controles, a los cuales se puede tener acceso a través del cuadro de herramientas en la vista Diseño del formulario, en la vista Diseño del informe o en la vista Diseño de la página de acceso a datos: cuadro de texto, etiqueta, grupo de opciones, botón de opción, casilla de verificación, cuadro de lista, botón de comando, imagen, línea, rectángulo y controles ActiveX personalizados. Los formularios e informes disponen de estos controles adicionales: botón de alternar, cuadro combinado, marco de objeto dependiente, marco de objeto independiente, subformulario/subinforme y salto de página.

Clasificación de los controles

Controles dependientes, independientes y calculados

  • Un control dependiente  está unido a un campo de una tabla o consulta base. En un proyecto de Microsoft Access , un control puede estar unido a un campo de una vista o de un procedimiento almacenado. Si el proyecto de Access está conectado a una base de datos de Microsoft SQL Server 2000, es posible también unir un control a un campo de una función. Los controles dependientes se utilizan para mostrar, introducir y actualizar valores de los campos de la base de datos. 
  • Un control independiente no tiene un origen de los datos. Puede utilizar los controles independientes para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes. 
  • Un control calculado utiliza una expresión como origen de los datos. Una expresión puede utilizar datos de un campo de una tabla o consulta base de un formulario o informe o bien datos de otro control del formulario o informe.

Tipos de controles en Access

Microsoft Access incluye los siguientes tipos de controles, a los que puede tener acceso a través del cuadro de herramientas de la vista Diseño.

Los controles son objetos de un formulario, informe o página de acceso a datos que muestran datos, realizan acciones o se utilizan como decoración. Por ejemplo, puede utilizar un cuadro de texto en un formulario, informe o página de acceso a datos para mostrar datos, un botón de comando en un formulario para abrir otro formulario o informe, así como una línea o rectángulo para separar y agrupar controles para que se lean mejor..

Toda la información de un formulario o informe está en los controles. En las páginas de acceso a datos, la información está en los controles de la misma manera que en los formularios e informes. No obstante, la información también se puede escribir directamente en la página de acceso a datos.

Controles que se pueden utilizar para mostrar, especificar, filtrar u organizar datos en Access

Cuadros de texto

Los cuadros de texto se utilizan en formularios, informes o páginas de acceso a datos para mostrar los datos de un origen de registros. Este tipo de cuadros de texto se denomina cuadro de texto dependiente porque está enlazado a los datos de un campo. Los cuadros de texto también pueden ser independientes. Por ejemplo, puede crear un cuadro de texto independiente para mostrar los resultados de un cálculo o para aceptar las entradas de un usuario. Los datos de un cuadro de texto independiente no se almacenan en ningún sitio.

Imagen

1. Estos cuadros de texto dependientes muestran datos de los campos Descripción y PrecioVenta de la tabla Productos.

2. Este cuadro de texto independiente muestra el resultado de un cálculo.

Etiquetas

Utilice etiquetas en un formulario, informe o página de acceso a datos para mostrar texto descriptivo como títulos o instrucciones breves. Las etiquetas no muestran los valores de los campos o expresiones; son siempre independientes y no cambian al pasar de un registro a otro. Una etiqueta se puede adjuntar a otro control. Cuando se crea un cuadro de texto, por ejemplo, éste lleva una etiqueta adjunta que muestra el título de dicho cuadro. Esta etiqueta aparece como encabezado de columna en la vista Hoja de datos de un formulario. Cuando crea una etiqueta mediante la herramienta Etiqueta , la etiqueta es independiente, es decir, no está adjunta a ningún otro control. Las etiquetas independientes se utilizan con fines informativos, por ejemplo para el título de un formulario, informe o página de acceso a datos o para otros textos descriptivos. Las etiquetas independientes no aparecen en la vista Hoja de datos.

Imagen

1. Etiqueta independiente

2. Etiquetas adjuntas a cuadros de texto

Cuadros de lista, cuadros combinados y cuadros de lista desplegables

En muchos casos, es más rápido y fácil seleccionar un valor de una lista que tener que recordarlo para escribirlo. Una lista de opciones también ayuda a garantizar que el valor especificado en un campo es correcto. Si dispone de espacio suficiente en el formulario o en la página de acceso a datos para mostrar la lista en todo momento, puede que desee utilizar un cuadro de lista. Cuando desee crear un control que muestre una lista pero requiera menos espacio, utilice un cuadro combinado si está trabajando en un formulario o un cuadro de lista desplegable si está trabajando en una página de acceso a datos.

Cuadros de lista: La lista de un cuadro de lista se compone de filas de datos. En un formulario, un cuadro de lista puede tener una o varias columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados. Si un cuadro de lista de varias columnas es dependiente, Access almacena los valores de una de las columnas. En una página de acceso a datos, un cuadro de lista tiene una columna sin encabezado.

Imagen

1. Cuando se hace clic en un valor de un cuadro de lista...

2. ...si éste es dependiente, Access inserta el valor seleccionado en el campo al que está enlazado el cuadro de lista. Si la columna dependiente es diferente a la que aparece en la lista, Access inserta el valor de la columna dependiente en lugar del valor en el que se hizo clic.

3. Éste es el origen de registros al que está enlazado el formulario.

Puede utilizar un cuadro de lista independiente para almacenar un valor que podrá utilizar con otro control. Por ejemplo, podría utilizar un cuadro de lista independiente para limitar los valores en otro cuadro de lista o en un cuadro de diálogo personalizado. También podría utilizar un cuadro de lista independiente para buscar un registro basado en el valor seleccionado en el cuadro de lista.

Cuadros combinados    Un cuadro combinado es como un cuadro de texto y un cuadro de lista combinados, por lo que requiere menos espacio. En un cuadro combinado se pueden escribir valores o seleccionarlos de una lista. La lista de un cuadro combinado se compone de filas de datos. Las filas pueden tener una o varias columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados.

Imagen

1. Escriba texto directamente en un cuadro combinado...

2. ...o haga clic en la flecha...

3.  ...para ver una lista de los valores entre los que elegir.

Cuando se escribe texto o se selecciona un valor en un cuadro combinado dependiente, el valor especificado o seleccionado se inserta en el campo al que está enlazado el cuadro combinado. Si el cuadro combinado dependiente tiene varias columnas, Access almacena sólo el valor de la columna dependiente. Puede utilizar un cuadro combinado independiente para almacenar un valor que se pueda utilizar con otro control. Por ejemplo, podría utilizar un cuadro combinado independiente para limitar los valores de otro cuadro combinado o de un cuadro de diálogo personalizado. También podría utilizar un cuadro combinado independiente para buscar un registro basado en el valor seleccionado en el cuadro combinado.

Cuadros de lista desplegables En una página de acceso a datos puede utilizar un cuadro de lista desplegable en lugar de un cuadro de lista. Un cuadro de lista desplegable de una página de acceso a datos tiene el mismo aspecto que un cuadro combinado de un formulario. Al igual que los cuadros combinados, los cuadros de lista desplegables sólo muestran un registro hasta que se hace clic para expandir el contenido; sin embargo, en un cuadro de lista desplegable no se pueden escribir valores nuevos. La lista de un cuadro de lista desplegable se compone de filas de datos. Las filas pueden tener sólo una columna, que aparece sin encabezado.

Imagen

1. Haga clic en la flecha...

2. ...para ver una lista de los valores entre los que elegir.

Cuando se selecciona un valor de un cuadro de lista desplegable que está enlazado a un campo, el valor seleccionado se inserta en dicho campo. También se puede utilizar un cuadro de lista desplegable para almacenar un valor que se pueda utilizar con otro control. Por ejemplo, podría utilizar un cuadro de lista desplegable independiente para limitar los valores de otro cuadro de lista desplegable. También podría utilizar un cuadro de lista desplegable independiente para buscar un registro basado en el valor seleccionado en el cuadro de lista desplegable.

Botones de comando

Los botones de comando permiten ejecutar acciones con un simple clic. Al hacer clic en el botón, no sólo se ejecuta la acción correspondiente, sino que también parece que se presionase y se soltase.

¿Qué son los botones de comando?

Un botón de comando se utiliza en un formulario o página de acceso a datos para iniciar una acción o un conjunto de acciones. Por ejemplo, puede crear un botón de comando que abra otro formulario. Para hacer que un botón de comando haga algo en un formulario, se escribe una macro o procedimiento de evento y se adjunta a la propiedad AlHacerClic (OnClick) del botón. En una página de acceso a datos, se puede adjuntar a un botón de comando código escrito en Microsoft JScript o Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript) mediante Microsoft Script Editor.

En un formulario, un botón de comando puede mostrar texto o una imagen, pero en una página de acceso a datos sólo puede mostrar texto.

Crear botones de comando

Un botón de comando se puede crear manualmente o lo puede crear Microsoft Access mediante un asistente. Un asistente facilita el proceso de creación de un botón de comando porque lleva a cabo todo el trabajo básico. Cuando se utiliza un asistente, Access pide información y, a continuación, crea el botón de comando basándose en las respuestas obtenidas. Con el asistente se pueden crear más de 30 tipos distintos de botones de comando. Se pueden crear botones de comando para:

  • Marcar un número de teléfono.
  • Ejecutar una consulta o una macro.
  • Ejecutar una aplicación o cerrarla.
  • Editar o aplicar un filtro.
  • Imprimir un informe o enviarlo por correo electrónico.
  • Imprimir el registro actual.
  • Actualizar datos de formulario.
  • Buscar un registro específico.

También es una buena idea utilizar el Asistente para botones de comando si desea aprender cómo escribir procedimientos de eventos. Cuando Access crea un botón de comando en un formulario o informe con un asistente, crea un procedimiento de evento y lo adjunta al botón. Puede abrir el procedimiento de evento para ver cómo funciona y modificarlo para que se ajuste a sus necesidades. Cuando se crea un botón de comando en una página de acceso a datos con un asistente, Access no crea los procedimientos de eventos automáticamente.

Los asistentes no están disponibles en una página de acceso a datos independiente ni cuando dirige una página de acceso a datos a una base de datos que no sea la que esté abierta en ese momento. El Asistente para botones de comando tampoco está disponible si una página de acceso a datos no está enlazada a una tabla o una consulta. Tendrá que crear un botón de comando por su cuenta si no están disponibles los asistentes.

Casillas de verificación

Puede utilizar una casilla de verificación en un formulario, informe o página de acceso a datos como control independiente para mostrar un valor /No de una tabla, consulta o instrucción SQL. Por ejemplo, la casilla de verificación de la siguiente ilustración está enlazada al campo Suspendido de la tabla Productos. El tipo de datos de este campo es Sí/No. Si el cuadro contiene una marca de verificación, el valor es ; en caso contrario, el valor es No.

Imagen

Esta casilla de verificación independiente está enlazada al campo Suspendido de la tabla Productos.

Cuando se activa o desactiva una casilla de verificación que está enlazada a un campo Sí/No de una base de datos de Microsoft Access o de una columna Bit de un proyecto de Access, Access muestra el valor en la tabla de acuerdo con la propiedad Formato (Format) del campo (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/Desactivado). En un proyecto de Access, el botón de opción está enlazado a una columna definida como un tipo de datos Bit. Cuando el valor de esta columna es 1, es equivalente a las condiciones , Activado o Verdadero. Cuando el valor es 0, la columna indica las condiciones No, Desactivado o Falso.

Puede utilizar casillas de verificación de un grupo de opciones para mostrar los valores entre los que se puede elegir.

Botones de opción

Puede utilizar un botón de opción en un formulario, informe o página de acceso a datos como control independiente para mostrar un valor /No de un origen de registros. Por ejemplo, el botón de opción de la siguiente ilustración está enlazado al campo Suspendido de la tabla Productos de una base de datos. El tipo de datos del campo Suspendido es /No. Si se selecciona el botón de opción, el valor es ; en caso contrario, el valor es No.

Imagen

1. Este botón de opción independiente está enlazado al campo Suspendido de la tabla Productos. El valor del campo es .

Cuando se activa o desactiva un botón de opción que está enlazado a un campo Sí/No de una base de datos de Microsoft Access, el valor de la tabla se muestra de acuerdo con la propiedad Formato (Format) del campo (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/Desactivado). En un proyecto de Microsoft Access, el botón de opción está enlazado a una columna definida como un tipo de datos Bit. Cuando el valor de esta columna es 1, equivale a las condiciones , Activado o Verdadero. Cuando el valor es 0, la columna indica las condiciones No, Desactivado o Falso. Puede utilizar también los botones de opción de un grupo de opciones para mostrar los valores entre los que elegir.

Grupos de opciones

Puede utilizar un grupo de opciones en un formulario, informe o página de acceso a datos para mostrar un conjunto limitado de alternativas. Un grupo de opciones permite seleccionar fácilmente un valor, ya que basta con hacer clic en el valor que desee. Sólo se puede seleccionar al mismo tiempo una opción del grupo. Si desea presentar más opciones, utilice un cuadro de lista, un cuadro combinado o un cuadro de lista desplegable en lugar de un grupo de opciones.

En un formulario o informe, un grupo de opciones se compone de un marco de grupo así como de un conjunto de casillas de verificación, botones de opción o botones de alternar. En una página de acceso a datos, un grupo de opciones está compuesto por un marco de grupo y un conjunto de botones de opción.

Imagen

1. Etiqueta

2. El grupo de opciones es el marco que rodea a los controles que están en su interior.

3. Botones de opción

4. Sólo se puede seleccionar a la vez una opción de un grupo de opciones.

Si un grupo de opciones está enlazado a un campo, sólo el marco de grupo estará enlazado, no las casillas de verificación, los botones de alternar o los botones de opción que están dentro del marco. Puesto que la propiedad OrigenDelControl (ControlSource) del marco de grupo está establecida para el campo al que el grupo de opciones está enlazado, no se establece la propiedad OrigenDelControl (ControlSource) para cada uno de los controles del grupo de opciones. En lugar de ello, establezca las propiedades ValorDeLaOpción (OptionValue) (formulario o informe) o Valor (Value) (página de acceso a datos) de cada casilla de verificación, botón de alternar o botón de opción. En un formulario o informe, establezca la propiedad del control en un número que sea representativo del campo al que está enlazado el marco de grupo. En una página de acceso a datos, establezca la propiedad del control en un número o texto que sea representativo del campo al que está enlazado el marco de grupo. Cuando se selecciona una opción de un grupo de opciones, Access establece el valor del campo al que está enlazado el grupo de opciones en el valor de las propiedades ValorDeLaOpción (OptionValue) o Valor (Value) de la opción seleccionada.

Imagen

1. Propiedad ValorDeLaOpción (OptionValue) establecida en 1; cuando se hace clic en este botón, Access establece el valor del grupo de opciones ModoEnvío en 1 y almacena este número en la tabla.

2. Propiedad ValorDeLaOpción (OptionValue) establecido en 2

3. Propiedad ValorDeLaOpción (OptionValue) establecida en 3

Notas

  • Las propiedades ValorDeLaOpción (OptionValue) o Valor (Value) están establecidas en un número porque el valor de un grupo de opciones sólo puede ser un número, no un texto. Access almacena este número en la tabla. En este ejemplo, si desea mostrar el nombre del destinatario en lugar de un número en la tabla Pedidos de una base de datos de Access, puede crear una tabla independiente denominada Destinatarios para guardar los nombres de los destinatarios y, a continuación, convertir el campo ModoEnvío de la tabla Pedidos en un campo de búsqueda que busque los datos en la tabla Destinatarios.
  • En un formulario o informe, un grupo de opciones también se puede establecer en una expresión.

Botones de alternar

Puede utilizar un botón de alternar en un formulario como control independiente para mostrar un valor /No de un origen de registros. Por ejemplo, el botón de alternar de la siguiente ilustración está enlazado al campo Suspendido de la tabla Productos. El tipo de datos del campo Suspendido es /No. Cuando se presiona el botón, el valor de la tabla Productos es . En caso contrario, el valor de la tabla Productos es No.

Imagen

1. Este botón de alternar independiente está enlazado al campo Suspendido de la tabla Productos. El botón está presionado, por lo que el valor del campo es .

Cuando se hace clic en un botón de alternar que está enlazado a un campo Sí/No de una base de datos de Microsoft Access Formato (Format) del campo (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/Desactivado). En un proyecto de Access, el botón de opción está definido como un tipo de datos Bit. Cuando el valor de esta columna es 1, equivale a las condiciones Síí, Activado o Verdadero. Cuando el valor es 0, la columna indica las condiciones No, Desactivado o Falso.

Los botones de alternar son muy útiles cuando se utilizan en un grupo de opciones junto con otros botones. En un grupo de opciones es fácil distinguir los botones que están presionados.

Asimismo, puede utilizar imágenes en lugar de texto en los botones de alternar. Por ejemplo, en lugar de mostrar la palabra "Suspendido" en el botón de alternar del primer ejemplo, podría mostrar la imagen de una papelera.

Páginas con fichas en formularios

Puede utilizar un control ficha para presentar varias páginas de información como un único conjunto. Esto es especialmente útil cuando se trabaja con muchos controles que se pueden ordenar en dos o más categorías. Por ejemplo, podría utilizar un control ficha en un formulario Empleados para separar el historial de empleos y la información personal.

Imagen

1. La información sobre el historial de empleos se muestra en esta página.

2. La información personal, como dirección y número de teléfono, se muestra en esta página.

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