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Capítulo 10:

 Creación de consultas. Algunos elementos del Lenguaje SQL (2/4)

Consultas de acción.

Las consultas de acción son consultas que realizan cambios en muchos registros en una sóla operación.

A continuación te explicamos cada uno de los tipos de consultas de acción.

Consultas de eliminación.

Las consultas de eliminación son consultas que eliminan de una tabla los registros que cumplen los criterios especificados.

Para crear una consulta de eliminación:

1 Estar situado en la ventana de diseño de la consulta.

2 Hacer clic sobre la flecha del botón Tipo de consulta Vista previa de la barra de herramientas.

3 Elegir el tipo Eliminación.

La ventana de diseño se modificará ligeramente:

Access

Funciona igual que una consulta de selección, pero aquí solamente pondremos el campo o campos que intervienen en los criterios de búsqueda aunque se borrarán los registros enteros.

Han desaparecido la fila OrdenyMostrarpor carecer de sentido aquí y en su lugar tenemos la filaEliminarque no hace falta utilizar, se asignará el valor directamente al especificar el campo de búsqueda.

¡Ojo! si no indicamos un criterio de búsqueda, se eliminarán todos los registros de la tabla.

Cuando ejecutamos una consulta de eliminación nos avisa del borrado de registros.

Consultas de actualización.              

Las consultas de actualización son consultas que modifican de una tabla los registros que cumplen los criterios especificados.

Para crear una consulta de actualización:

1 Estar situado en la ventana de diseño de la consulta.

2 Hacer clic sobre la flecha del botón Tipo de consulta Barrade la barra de herramientas.

3 Elegir el tipo Actualización.

La ventana de diseño se modificará ligeramente:

Consultas

Funciona igual que una consulta de selección, pero aquí solamente pondremos el campo o campos que intervienen en los criterios de búsqueda y los campos que se quieren actualizar.

Han desaparecido la fila OrdenyMostrarpor carecer de sentido aquí y en su lugar tenemos la filaActualizardonde tendremos que escribir el nuevo valor a dejar en el campo de la columna.

Cuando ejecutamos una consulta de actualización nos avisa de ésta.

Consultas de datos anexados.                               

Lasconsultas de datos anexados son consultas que añaden registros de una tabla al final de otra tabla.

Para crear una consulta de datos anexados:

1Estar situado en la ventana de diseño de la consulta.

2Hacer clic sobre la flecha del botón Tipo de consulta Barrade la barra de herramientas.

3 Elegir el tipo datos anexados.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Anexar

4 Hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable del recuadroNombre de a tabla.

5 Elegir la tabla a la que vamos a añadir los registros.

6 Hacer clic sobre el botón Aceptar.

La ventana de diseño se modificará ligeramente.

Ventana

Funciona igual que una consulta de selección.

Ha desaparecido la fila Mostrarpor carecer de sentido aquí y en su lugar tenemos la filaAnexar a que no hace falta utilizar, se asignará directamente el nombre de la tabla donde vamos a añadir los registros.

Cuando ejecutamos una consulta de datos anexados nos avisa de la modificación que va a realizar.

Consultas de creación de tabla.                                        

Lasconsultas de creación de tabla son consultas que crean una nueva tabla a partir de registros de otra tabla.

Para crear una consulta de creación de tabla:

1 Estar situado en la ventana de diseño de la consulta.

2 Hacer clic sobre la flecha del botón Tipo de consulta Botónde la barra de herramientas.

3 Elegir el tipo creación de tabla.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Diálogo

4 Escribir en el recuadro Nombre de a tabla el nombre de la nueva tabla.

5 Hacer clic sobre el botón Aceptar.

La ventana de diseño será igual a la de una consulta de selección y funciona igual.

Cuando ejecutamos una consulta de creación de tabla, nos avisa de esta creación. También nos avisa cuando la ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla.

Consultas utilizando campos calculados.

Existen muchos tipos de cálculos que se pueden llevar a cabo en una consulta. Por ejemplo, puede calcular la suma o el promedio de los valores de un campo, multiplicar los valores de dos campos o calcular la fecha de tres meses a partir de la fecha actual. Puede realizar cálculos en una consulta mediante:

1. Cálculos predefinidos, denominados "totales", para calcular las siguientes cantidades a partir de grupos de registros o a partir de todos los registros combinados en la consulta: suma, promedio, cuenta, mínimo, máximo, desviación estándar o varianza.

2. Un cálculo personalizado para llevar a cabo cálculos numéricos, de fechas y de texto en cada registro, utilizando los datos de uno o más campos. Necesita crear un nuevo campo calculado directamente en la cuadrícula de diseño para estos tipos de cálculos.

Cuando se muestran los resultados de un cálculo en un campo, realmente no se almacenan en la tabla base. En su lugar, Microsoft Access ejecuta de nuevo los cálculos cada vez que ejecuta la consulta, de forma que los resultados están siempre basados en los datos más actuales de la base de datos. Por tanto, no puede actualizar de forma manual los resultados calculados.

Cálculos predefinidos que utilizan funciones de agregado

Para mostrar en un campo los resultados de un cálculo, puede utilizar el cálculo predefinido que proporciona Access o los cálculos personalizados definidos por el usuario. Utilice los cálculos predefinidos, denominados funciones de agregado o "totales", si desea calcular las siguientes cantidades para todos los registros o para grupos de registros: suma, promedio, cuenta, mínimo, máximo, desviación estándar o varianza. Se elige un cálculo de totales para cada uno de los campos que desee calcular.

Puede calcular algunos tipos de totales mediante el Asistente para consultas sencillas. O bien, puede calcular todos los tipos de totales mediante la fila Total de la cuadrícula de diseño de la consulta, donde selecciona la función de agregado para el cálculo que desee llevar a cabo en un campo.

En la cuadrícula de diseño de la consulta también puede especificar los criterios que afectan a los cálculos y producen distintos resultados de consulta. Si agrega criterios, puede limitar:

  1. Los grupos antes de realizar los cálculos sobre dichos grupos.
  2. Los resultados después de realizar los cálculos sobre los grupos.
  3. Los registros antes de agruparlos y antes de realizar los cálculos.

Funciones de agregado y otras opciones de la fila Total de la cuadrícula de diseño de la consulta

Funciones de agregado

Las siguientes opciones en la fila Total de la cuadrícula de diseño de la consulta son funciones de agregado.

SeleccionePara encontrar elUtilice con estos tipos de datos de campos
SumaTotal de los valores de un campo.Número, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumérico
PromPromedio de los valores de un campo.Número, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumérico
MínMenor valor de un campo.Texto, Número, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumérico
MáxMayor valor de un campo.Texto, Número, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumérico
Contar (Count)Número de valores de un campo, sin contar los valores Null (vacío)Texto, Memo, Número, Fecha/Hora, Moneda, AutoNumérico, Sí/No y Objeto OLE
DesvEstDesviación estándar de los valores de un campo.Número, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumérico
VarVarianza de los valores de un campo.Número, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumérico

Funciones Primero y Último

Las funciones Primero o Último se utilizan para devolver el primer o el último registro al grupo sobre el que se realizan los cálculos. Estas funciones devuelven el primer o el último registro en el orden cronológico en el que se escribieron. Ordenar los registros no tiene ningún efecto sobre estas funciones.

Opciones Agrupar por, Expresión y Donde

La tabla siguiente resume lo que hace cada opción:

SeleccionePara
Agrupar porDefinir los grupos para los que desea realizar los cálculos. Por ejemplo, para mostrar las ventas totales por categoría, seleccione Agrupar por para el campo NombreCategoría.
ExpresiónCrear un campo calculado que incluya una función de agregado en su expresión. Normalmente, creará un campo calculado cuando desee utilizar múltiples funciones en una expresión.
DondeEspecificar los criterios de un campo que no esté utilizando para definir los grupos. Si selecciona esta opción para un campo, Access ocultará el campo en los resultados de la consulta desactivando la casilla de verificación Mostrar.

Cálculos personalizados y campos calculados

Con un cálculo personalizado puede llevar a cabo en cada registro cálculos numéricos, de fechas y de texto mediante los datos de uno o más campos. Por ejemplo, con un cálculo personalizado puede multiplicar los valores de un campo por una determinada cantidad, encontrar la diferencia entre dos fechas almacenadas en distintos campos, combinar varios valores de un campo Texto o crear subconsultas. Mediante las opciones de la fila Total en la cuadrícula de diseño, es posible llevar a cabo el cálculo en grupos de registros y calcular sumas, promedios, cuentas u otro tipo de totales en el campo calculado.

En el caso de cálculos personalizados, necesita crear un nuevo campo calculado directamente en la cuadrícula de diseño. Para crear un campo calculado, escriba una expresión en una celda en blanco Campo en la cuadrícula de diseño de la consulta.

ImporteDePedido:[Cantidad]*[PrecioVenta] La expresión puede estar constituida por varios cálculos tal como se muestra en el ejemplo siguiente:

Sum([Existencia]*[PrecioVenta])

También puede especificar los criterios por los que un campo calculado puede afectar a los resultados del cálculo.

No obstante, no es necesario mostrar los resultados de un cálculo en un campo. En su lugar, es posible utilizarlos como criterios para determinar los registros que debe seleccionar la consulta o para determinar sobre qué registros se debe llevar a cabo la acción. Por ejemplo, puede especificar la siguiente expresión en la fila Criterios para decir a la consulta que devuelva sólo los registros que en el campo FechaEntrega tengan valores comprendidos entre la fecha de hoy y tres meses a partir de la fecha de hoy.

Cálculos personalizados y campos calculados

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