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Dirigir y gestionar bien las reuniones

Autor: Manuel Giraudier
Curso:
9,17/10 (6 opiniones) |3151 alumnos|Fecha publicaciýn: 03/01/2010
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Capýtulo 10:

 El plan de acción posterior de la reunión

Es preciso poner en práctica las acciones acordadas una vez finalizada la reunión. Realizar un seguimiento exhaustivo y detallado demostrara que las siguientes serán un éxito.

El plan de acción y comunicación ha de proporcionar un sentido de logro a los participantes. También alerta a los responsables sobre las decisiones clave y ayuda a garantizar que todos han escuchado el mismo mensaje o la misma información. El plan de acción y comunicación debe tener tres elementos: qué, quién y cuándo.

  • ¿Qué decisiones y qué tareas deben realizarse como resultado de la misma?
  • ¿Quién es el responsable de llevar a cabo estas tareas?
  • ¿Cuándo deben completarse esas tareas?

Con posterioridad a la reunión, se ha de completar un resumen de lo acordado y enviarlo conjuntamente con la hoja de ruta de seguimiento a todos los participantes de la reunión así como a las personas que no han asistido a la reunión pero que deben estar informadas. Es más probable que los planes de acción y comunicación se lleven a cabo si se les tiene en   cuenta.  

El mejor memorándum de seguimiento es el que se basa en los puntos anotados durante la reunión. Debe formularse por escrito de manera que las personas que no asistieron pueden comprender lo que sucedió. Abarca lo siguiente:

  • los participantes
  • los objetivos de la reunión
  • los temas clave que se trataron
  • las decisiones que se tomaron
  • los pasos a seguir y la hoja de ruta
  • la fecha de la próxima reunión o seguimiento
  • el agradecimiento a todos los que han participado

Es muy importante realizar el seguimiento con la gente que parecía no quedar satisfecha con la reunión. Esto ayudará a obtener comentarios sobre la reunión y sus procesos o por lo menos ayudará a mejorar las relaciones en el lugar de trabajo.

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