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Capítulo 4:

 Dirección de proyectos. Planificación y control de proyectos

Hasta hace poco, el concepto de proyecto y de metodología de diseño, planificación, programación y control, eran considerados exclusivamente para grandes obras de ingeniería.

Proyecto:Se utiliza para denominar un conjunto de actividades coordinadas con el objetivo de producir un bien o servicio.

Gestión:Tiene por objetivo disponer los componentes para definir, evaluar, controlar, y entregar los resultados.

Otros autores definen proyecto como:

Un conjunto de actividades dirigidas para alcanzar una meta en un tiempo definido, utilizando para ello recursos y habilidades específicas.

Un proyecto es un esfuerzo que tiene un objetivo definible, consume recursos, y opera bajo tiempo, coste, riesgo y criterios de calidad

Es la aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a una serie de actividades, para alcanzar los requerimientos establecidos del proyecto.

El proceso de convertir una visión en una realidad

Organización de proyectos

Figura 1.3 Objetivos, iniciativas y evaluación

1. Clasificación de los Proyectos

Los proyectos de infraestructura u obras, equipos electromecánicos, instalaciones eléctricas y procesos químicos son definidos como proyectos duros.

Los proyectos de desarrollo empresarial, financieros, recursos humanos, y de calidad son definidos como proyectos blandos.

Podemos clasificar en base a diferentes criterios:

Organización de proyectos

Figura1.4  Criterios de Clasificación

2. Factores que influyen en el éxito del proyecto

Debemos definir el objetivo del proyecto para planificar, programar y controlar el trabajo. La definición de éste es casi siempre difícil y el no concretarlo claramente es una de las mayores causas de los fracasos en los proyectos.

El que encarga o patrocina (Cliente) un proyecto, rara vez tiene claro los objetivos, más bien tiene una idea general; es decir, quiere hacer algo, quiere obtener un objetivo tan amplio y poco detallado de cómo llevar la finanzas, gestionar una tarjeta de crédito, controlar un proceso de distribución, hacer un adosado, etc.

Antes de empezar un proyecto, hay que concretar y aclarar los objetivos del mismo.

¿Quién debe fijar el objetivo?

El que encarga el proyecto (cliente) ya que tiene la necesidad de conseguirlo.

·       En una empresa de servicios  = Cliente

·       En el departamento de una empresa =  Usuario (Cliente interno)

¿Qué otros factores influyen, o incluso deciden, el éxito o fracaso de un proyecto?

Además del objetivo importa el coste, plazo, riesgo y calidad, por lo que no hay que olvidar que nos movemos en términos de empresa. Obtener un objetivo puede no ser rentable si el coste es excesivo o si el plazo necesario para conseguirlo hace que, cuando se consiga, sea demasiado tarde.

Recordemos:El concepto de plazo (coste de oportunidad) nos lleva a considerar el carácter temporal y no repetitivo de un proyecto. Temporal por no tener por propia definición un inicio y un fin. No repetitivo por su carácter único, referido a la construcción del proceso y no de su explotación y empleo repetitivo de lo construido o desarrollado.

Temporal (inicio y fin) y no repetitivo

Organización de proyectos

 

Figura 1.5 Ciclo para la gestión de los stakeholders en los proyectos

¿Cómo lograr una buena gestión de proyectos?

Para lograr los resultados preestablecidos en un proyecto, es necesario contar con un responsable que realice las siguientes actividades:

Interpretar los planes estratégicos de la empresa y la posición relativa del proyecto en dichos planes. Como resultado de dicha interpretación se obtiene:

- Objetivos concretos del proyecto a partir de los que se construirá la lista de subobjetivos o componentes del proyecto.

- Compromisos de realización del proyecto basados en el conocimiento de los recursos disponibles.

- Reglas de decisión implícitas para la evaluación de alternativas.

Preparar el plan de diseño, desarrollo, control y entrega del proyecto. Es frecuente utilizar técnicas derivadas del análisis del ciclo de vida del proyecto. En este caso, las funciones del responsable del proyecto se derivan de las necesidades identificadas en cada fase del ciclo de vida:

- Fase de concepción: examinar las necesidades actuales y las deficiencias en los sistemas existentes, observando el entorno y la empresa para determinar la factibilidad técnica, económica y legal del proyecto, anunciar las formas alternativas de satisfacer las necesidades, identificar los conocimientos precisos para la investigación y desarrollo, y definir la organización para el proyecto.

- Fase de definición: confirmar las estimaciones iniciales sobre recursos precisos y tiempo necesario para completar el proyecto. El resultado de esta fase de definición es el plan del proyecto; usualmente en forma de diagrama de Gantt, Redes o Lista que representa las actividades, costes y relaciones temporales entre las actividades del proyecto.

- Fase de producción: asegurar que el proyecto se realiza conforme a los principios y reglas de decisión formuladas en la fase de definición.

·       Validar los resultados

·       Resolver los conflictos personales

·       Actualizar el plan del proyecto

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