Estructura y Funciones

El departamento de recepción se encarga de manejar las solicitudes de reservas.
La recepción cuenta con 2 áreas:

1. Front Office: Aquí es donde se recibe al huésped, el contacto directo entre el recepcionista y huésped.
      Donde se encuentra:

A. Caja: se encarga de aperturas de facturas, cobros de facturas, donde al huésped al fin de su estadía se realiza el check out, que es una lista registrando todos los servicios consumidos hasta la fecha, atorgando el pase de salida.
      Aquí tenemos un modelo de un check out.

B. Mostrador. Registro del huésped.
Se da la bienvenida al huésped, se le asigna habitación, concede atenciones, soluciona problemas o inquietudes del huésped, y comunica a las demás áreas de los cambios producidos de habitación.

Cuando llega el cliente se realiza el check in, es donde se registra al cliente, obteniendo sus datos personales, siendo muy importante a la hora de rellenar los datos del cliente lo más preciso posible, esto hace como resultado la seguridad del cliente y del hotel.

Aquí tenemos n modelo d un check in:

Luego se verifica la disponibilidad en el planning, de reserva donde se encuentra todas las habitaciones, vacantes, en reserva, en mantenimiento, reserva de intermediarios, y las que se encuentran ocupadas, donde se detalla el precio, según el tipo de habitación.

Aquí tenemos un modelo de un planning:

En este modelo, al observar se podrá establecer modificaciones o no, es decir, si un cliente no llega a la fecha prevista surgirán cambios, según las reglas establecidas del hotel, o informa la postergación de esa fecha de reservación para otro día.

2. Back Office: este departamento funciona conjuntamente con el departamento de recepción, solo que no tiene un contacto directo con el cliente, se encarga de las reservas de habitaciones, verifica el control y planifica la renta de habitaciones.
 
A. Reservas:
Esta área es el subdepartamento de recepción, que se encarga del control de disponibilidad, manejo de los contratos, archivos necesarios, etc.

Reserva: es una conformidad verbal o escrita entre el hotel y el cliente, que puede llegar personalmente, por carta, fax, telegrama, teléfono, correo electrónico, Internet.
    
      B. Mano corriente: maneja las cuentas corrientes que utiliza el huésped, control de                          ,     cuentas por habitación y pasajero, por intermediarios, etc.