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Capítulo 4:

 Relaciones de departamento de pisos con los demás departamentos

Como ningún otro en el Hotel, el Departamento de Pisos mantiene un contacto muy directo con los huéspedes durante toda su estancia. Por necesidades de su propia actividad, interactúa con todo el resto de la organización interna, en la satisfacción de las necesidades de los clientes.

Con cada Departamento debe mantener firmes pero cordiales relaciones dentro de un ambiente de gran respeto profesional, para conseguir un excelente nivel de comunicación y cooperación.

El Departamento solo podrá funcionar adecuadamente siempre que las vías de comunicación, tanto dentro del Departamento como en sus contactos con los demás, hayan quedado claramente establecidas.

RECEPCIÓN

El Departamento de Pisos es responsable de preparar el principal producto que se vende en un Hotel, un alojamiento seguro, confortable e higiénico. El buen nombre del establecimiento dependerá en gran medida de la rapidez y nivel de calidad demostrados en la limpieza y preparación de cada habitación.

Con las facilidades actuales para viajar, existe un creciente número de viajeros experimentados, acostumbrados a alojarse en Hoteles con todas las comodidades. Vienen dispuestos a exigir altos niveles de calidad en todos los detalles del servicio. Ningún Hotel puede permitirse defraudar las expectativas positivas del nuevo huésped.

A lo largo de todo el día, hay muchas oportunidades de contacto con Recepción, para intercambiar las siguientes informaciones:

RECEPCION

- Previsiones de ocupación

- Listado de llegadas previstas

- Llegadas esperadas clientes VIP

- Solicitud de atenciones especiales

- Llegada de grupos y convenciones

- Bloqueo o desbloqueo de habitaciones

            - Cambio de habitaciones

            - Prolongación de estancia

            - Ausencia temporal del huésped

- Camas extras, cunas, etc.

- Acompañantes adicionales

- Clientes enfermos

- Limpiezas urgentes

- Clientes sin equipaje

- Cargos por daños

La Recepcióndepende del personal de Pisos en la información sobre cualquier acción por parte de los huéspedes que pueda conllevar una pérdida económica o de imagen para el Hotel.

SERVICIOS TÉCNICOS

La correcta y eficiente interacción entre el personal de Servicios Técnicos y el de Pisos es esencial para el éxito del servicio. Pisos depende en gran medida de la agilidad en la atención que Servicios Técnicos preste a sus peticiones. Por su parte todo el personal de Pisos puede ser una gran ayuda a Servicios Técnicos, en dos  cuestiones de mucho interés para ambos:

SERVICIOS TECNICOS

 

-El control del consumo innecesario de energía y agua.

ORDEN DE TRABAJO A SS.TT.
Localización de la averiaFecha
Problema que hay que atender:
Comunicada por:Hora:
Atendida por:Hora:
Revisada por:Hora:
Material empleado:

-La detección temprana de fallos que de no atenderse podrían convertirse en daños importantes y de costosa solución (Mantenimiento preventivo)

Continuamente intercambian informaciones y notas escritas sobre temas tales como:

            - Ordenes de reparación.

- Bloqueo de habitaciones.

- Programas mayores de obras y mejoras.

Si por alguna causa una reparación no ha podido ser atendida, será necesario decidir si procede bloquear (sacarla de la venta) la habitación hasta su resolución definitiva.

Bloquear una habitación significa un perjuicio económico para la Empresa.

Habrá que llevar un seguimiento de las reparaciones pendientes, que habrá que revisar con el Jefe Técnico, para tratar de que las habitaciones puedan ser puestas nuevamente en servicio, lo antes posible.

Además, unas buenas relaciones propiciarán que el personal del Servicio Técnico sea razonablemente cuidadoso y no dificulte más de lo estrictamente necesario la limpieza de las habitaciones y las otras áreas donde tenga que intervenir.

COMPRAS Y ADMINISTRACIÓN

Una de las principales responsabilidades del Departamento de Administración  ante los propietarios del Hotel, es el establecimiento de controles y normas administrativas. Administración vela por el estricto cumplimiento de las disposiciones internas relativas a la compra de suministros, al tiempo que tiene la obligación de facilitar información contable exacta  y oportuna a cada sección o  departamento sobre su marcha económica.

Áreas de contacto:

- Selección de proveedores

- Pruebas de calidad

- Selección de amenidades y dotaciones

- Solicitudes de Compra

- Peticiones de suministro

            - Requisiciones anuales para reposición

            - Inventarios mensuales

            - Artículos sin movimiento

PERSONAL Y SEGURIDAD

La plantilla de personal adscrito al departamento de Pisos suele ser una de las más numerosas del Hotel. No es extraño pues que el contacto con el Jefe de  Personal sea frecuente, y que el nivel de cooperación entre ambos incida directamente sobre un desarrollo positivo y eficaz del trabajo. Los aspectos más importantes de esta buena colaboración suelen ser:

            - Control de asistencia

            - Selección y contratación de personal

- Control de vacaciones y permisos

- Captación de personal eventual

            - Control de uniformes

- Aseo de vestuarios

- Aseo de comedores y aulas

Y al ser el Departamento que tiene un contacto más directo con los clientes, debe informar con facilidad a Seguridad sobre los siguientes asuntos:

            - Paquetes extraños localizados

            - Equipajes abandonados

- Llaves extraviadas

- Bloqueo y apertura de habitaciones

- Merodeadores

- Denuncias de hurtos o ataques a clientes

- Comportamientos inadecuados

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