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Capýtulo 7:

 Modelos de formularios

Para un correcto seguimiento de toda la actividad se dispone de algunos formularios impresos. En los últimos tiempos, muchos de estos formularios ya no se imprimen, y aparecen en el sistema informático del hotel, al que también tiene acceso el Departamento de Pisos, desde su terminal en la oficina.

Veamos a continuación algunos ejemplos:

1. PREVISION DE LLEGADAS Y SALIDAS DEL DIA

Recepción entrega cada mañana, y a veces lo repite actualizado a última hora de la tarde, un cuadro con las previsiones de asignación de habitaciones para el día. El informe también incluye las salidas previstas. Un instrumento esencial para programar la actividad del personal del departamento.

2.INFORME DE CAMARERA

En él la Camarera refleja el estado de las habitaciones que tiene asignadas. Indica en él el número de personas que ocupan la habitación, camas extras o cunas, salida o llegada previstas, bloqueo por reparación, o disponible para ocupar, etc. También es habitual indicar los huéspedes que no han dejado su habitación, extendiendo su estancia, huéspedes ausentes, etc.

3.RESUMEN DE OCUPACIÓN DE LA GOBERNANTA.

Partiendo de los informes individuales de cada camarera, la Gobernanta hace esta recapitulación. Con él, la Gobernanta procede a comprobar con Recepción el estado de ocupación y disponibilidad de habitaciones. Se preparan dos resúmenes diarios, por la mañana lo hace Recepción, y por la tarde lo hace la Gobernanta.

4.ORDEN DE TRABAJO A SERVICIOS TÉCNICOS.

Este impreso se usa para comunicar los trabajos de reparación necesarios en las distintas áreas del Hotel. Debe completarse en forma clara, para asegurar que el trabajo será resuelto en su totalidad. Una vez atendido el problema, Servicios Técnicos devolverá a Lencería una copia firmada con la fecha de atención.

5.CONTROL DIARIO DE ASISTENCIA DEL PERSONAL

Sirve para controlar con exactitud la asistencia del personal, y como base para confeccionar la nómina.

6.ENTREGA DE OBJETOS ENCONTRADOS

Lo rellena la Camarera o persona que encontró el objeto, para que el caso sea adecuadamente identificado y reflejado en el registro de objetos encontrados.

7. ENCARGO DE ATENCIONES ESPECIALES

Lo emite la recepción, según instrucciones de la Dirección. Indica el tipo de atenciones especiales a colocar en un habitación dependiendo de la situación.

Las camareras serán informadas y velarán por su buen estado y correcta colocación en la habitación durante toda la estancia.

ENCARGO DE ATENCIONES ESPECIALES
Para el huésped:Llegada prevista:
Facturar a:Encargado por:
Adjuntar tarjeta / carta bienvenidaHabitación número:
FloresChampagne y dulces
Vino y tabla de quesosBar A
Cesta de frutasBar B
NoviosBar C
Observaciones:
Aprobado: 
Fecha:Hora:

Cada tipo de atención será detallado en una norma interna.

8.CUADRO HORARIO SEMANAL.

Necesario para programar adecuadamente los turnos y días de descanso, vacaciones, etc., en función de la ocupación y del trabajo previstos.

9.PETICIONES DE SUMINISTRO AL ALMACÉN

Los pedidos al almacén general tanto para reposición de amenidades, suministros, ropa nueva o uniformes de la reserva general, serán cursados mediante este impreso que deberá llevar las autorizaciones según sea el caso.

10.INVENTARIOS DE ROPA.

Registro periódico donde se reflejan los resultados finales de cada inventario.

 11.LIBRO DIARIO DE NOVEDADES.

Para llevar control de observaciones y encargos recibidos y su posterior cumplimiento.

12.TARJETA DE CONTROL DE UNIFORMES.

Necesaria para controlar quién tiene uniformes y poder ajustar los inventarios.

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