En cada unidad productiva debe existir un Sistema de documentación disponible, actualizado y conservado adecuadamente, dicho sistema debe estar conformado por  los procedimientos para todas las operaciones, instructivos de trabajo, registro de las actividades realizadas, especificaciones y fichas técnicas actualizadas y por último se debe contar con un sistema de identificación o codificación para el desarrollo de la trazabilidad o rastreabilidad.

Ventajas del registro
·    Conocer mejor su predio y su cultivo.
·    Ahorrar dinero en la producción.
·    Identificar dónde están los problemas, plagas y enfermedades
·    Mejorar la calidad del producto

 Los registros deben hacerse todos los días una vez terminada la tarea  (fecha de siembra, cosecha, aplicación de agroquímicos, etc.). Los registros sirven para rastrear la historia del producto, Por ello deben ser archivados al menos por 3 años.

Registros del predio:

·    Nombre del lote
·    Ubicación
·    Dueño del lote
·    Nombre del técnico o administrador
·    Superficie plantada
·    Especie
·    Variedad utilizada
·    Año de aplicación

Registros de Ingresos y Gastos:

·    Precio y gastos en la compra de la semilla
·    Precios y gastos en la compra de agroquímicos y
·    fertilizantes
·    Gastos en maquinarias
·    Gastos en jornales de los trabajadores
·    Gastos totales de siembre
·    Gatos totales de cosecha
·    Gastos en salud de la familia y los trabajadores
·    Otros gastos (alimentación, vestimenta, transporte, etc.)
·    Ingresos por la venta del producto
·    Ingresos por trabajos fuera del lote
·    Otros ingresos
·    Precios de venta del producto
Pagina

Siembra y precosecha

·    Cantidad de semilla sembrada
·    Cantidad de dosis de aplicación de agroquímicos,
·    fertilizantes y/o abonos por cultivo
·    Fecha de aplicación de agroquímicos, fertilizantes
·    y/o abonos
·    Nombre del agroquímico /fertilizante y de quien
·    lo aplica
·    Origen del abono
·    Nombre de los trabajadores del predio
·    Plaga o enfermedad que se combate
·    52

Cosecha

·    Fecha de la cosecha
·    Cantidad de producto cosechado
·    Cantidad de aplicaciones
·    (agroquímicos, fertilizantes) totales hasta la
·    cosecha
·    Cantidad de trabajadores involucrados en la
·    cosecha
·    Despacho
·    Fecha del despacho
·    Cantidad de producto despachado
·    Nombre del lote (origen)
·    Nombre del comprador (destino)
·    Número de guía del despacho
·    Nombre del transportista