En el capitulo anterior se señaló que el encargado de contabilidad y finanzas debe encargarse de investigar conseguir cotizaciones de diferentes equipos y mobiliarios necesarios para iniciar el funcionamiento del centro de llamadas inhouse de la empresa.

Por supuesto que para crear un nuevo centro de llamadas se necesitan ciertos elementos básicos que permitirán que se desarrolle el mismo. A continuación se deberá crear una lista y cotización de los siguientes puntos a considerar:

1) Mobiliario. Incluye los modulares y las sillas. Los modulares deben cumplir con ciertos requisitos: dispensador de teclado, comodidad y espacio para trabajar, gavetas o aéreos para organizar los materiales y útiles. Existen lugares que venden desde lo más sofisticado hasta lo más sencillo. Busquen precios buenos, baratos y bonitos. Tampoco que se vayan al extremo de los barato que se pueda caer cuando coloquen las computadoras.

2) Computadoras y Telefonos. Debe cotizar equipos que tengan la capacidad en memoria para instalar software y programas necesarios. Generalmente, estos puestos no requieren más que los programas de Microsoft Office. Evitando conexiones a Internet. Los teléfonos deben ser adaptables a la central telefónica, considerando aparte conectarles los "headphones" que son esenciales para un teleoperador. Para esta tarea es necesario que el encargado de informática y soporte técnico asesore o realice la cotización, ya que podría usar términos técnicos. O sea, un conocedor del tema. Y si no conoce, deberá investigar primero y luego solicitar precios, e incluso visitar tiendas. En estas cotizaciones deben incluir todos los cableados y switches necesarios.

La impresora y un fax de backup son necesarios para el funcionamiento optimo del centro de llamadas.

3) Salarios. Calcular los salarios, prestaciones y otros impuestos para incluirlos en planilla. Un agente o teleoperador debe estar ganando entre 400 a 450 dólares, por trabajo de contestar teléfonos y estar sentado ocho horas seguidas. Este debe ser el primer estimulo que recibe para aceptar el trabajo.

4) Capacitación. Incluir en el presupuesto anual uno a dos seminarios de capacitación, ya sea enviando al personal o contratando un profesional en el tema. Debe averiguar diferentes lugares que brinden el servicio de capacitación a agentes de centro de llamadas, solicitar los temas, plan de contenido y los precios por grupo (incluyendo el descuento grupal).  Esta información adelanta cuánto será necesario tener para mantener a los agentes al día de las técnicas de centro de llamadas y telemercadeo.

5) Útiles de Oficina. Para un desempeño básico cada puesto debe estar suministrado por lápices, bolígrafos, reglas, borradores, lapiceros, carpetas, ganchos para carpetas, repuestos de engrapadoras. Las engrapadoras, abrehuecos, cintas adhesivas pueden ser usado entre todos. No es necesario cotizar, sino aumentar los pedidos.

6) Software. Cada computadora debe instalarle un software que agilice el trabajo de los teleoperadores. Este software debe administrar la base de datos de los clientes y como tal debe se amigable. El encargado de informática y soporte técnico deberá hacerse responsable de buscar en el mercado local el precio del software por licencia. Una vez que tiene estos datos específicos deberá reunirse con la gerencia general y el encargado de contabilidad para seleccionar el mejor que se adapte a las necesidades de la empresa.

Por otro lado, debe averiguar sobre el software que instala el envío de fax desde la computadora. Este programa se puede comprar y bajar desde la web. Para esto la empresa deberá contar con tarjeta de crédito para realizar la compra. Quedara bajo la responsabilidad del encargado de informática y soporte técnico instalar el software en cada computadora y planear la capacitación.

Por otro lado, si en la empresa o negocio no tienen el espacio físico donde  van a crear el centro de llamadas, deberán considerar a dónde lo van a ubicar, con miras a mediano y largo plazo. Este es el tercer paso importante que deben cumplir a cabalidad, "la organización física requerida para un call center".

El encargado de la contabilidad debe iniciar por clasificar un presupuesto de ingresos y gastos de acuerdo al nivel de la actividad planeada para el Call Center. El gerente general o encargado de la empresa o negocio deberá acordar una fecha de reunión dónde discutirán y reflejarán los requerimientos de realizar un estudio de factibilidad y verificar junto con un asesor financiero la rentabilidad de crear un centro de llamadas en la empresa.

En esta reunión se deben tener preparados todos los documentos e informes contables con los precios de las cotizaciones para sentarse a revisar y tomar decisiones. De aquí en adelante se sabe cuánto será la inversión para tener un centro de llamadas inhouse.