Capítulo 7:
Normalmente para cada información deberán tenerse dos fichas:
Una con la evolución (T.A.M) de los años anteriores otra con detalle mensual para el año en curso con detalle mensual, acumulado y TAM. A fin de año, sus totales o promedios anuales se registrarán en la ficha anterior (ficha anual) y la de detalle mensual pasar` a archivo para su posible consulta. Existen otras informaciones que sólo precisan atención anual, y otras de tipo esporádico, que no deba repetirse, o que sólo tenga interés en un momento dado.
CODIFICACION DE LAS FICHAS
Toda la información contenida en el presente Cuadro de Mandos, deberá estar codificad, ya que ello obligará a mantener un orden constante y nos faciltará el acceso a la información de una forma rápida y detallada.
En algunas empresas es posible que toda esta información se transmita vía ordenador.
La estructura de la codificación será la siguiente:
Cada guía llevará el número de la función que ya hemos definido anteriormente en el apartado (División de la Información) Las fichas llevarán esta misma cifra seguida de dos cifras más que identificarán exactamente la información. Además las fichas llevarán una letra: A Si se trata de la ficha anual M Si se trata de la ficha mensual E Si se trata de una información esporádica.
RECOMENDACIONES PARA MEJORAR LA GESTION
Hay dos tipos de eficacia, una de ellas no es más que aparente y se obtiene en las organizaciones por la disciplina. No es más que una simulación de la segunda y verdadera eficacia: la cooperación del personal que se encuentra a sus órdenes.
Cualquiera que sea el nivel de inversión y medios con que cuenta la Empresa, serán estas muertas y estériles sin un equipo de personas bien formadas, reflexivas y organizadas para sacar partido de ellas.
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