Estilos de disposición de las cartas comerciales

1. Estilo Bloque Extremo: es el estilo más sencillo y cómodo de utilizar ya que todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales.
2. Estilo Bloque: muy similar al anterior, aunque con algunas diferencias, así por ejemplo, la línea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro horizontal del papel.
3. Estilo Semibloque: es el estilo más elegante y de hecho, es uno de los más utilizados en áreas comerciales. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque pero cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios.
4. Estilo Sangrado: tiene algunas diferencias con respecto al anterior: cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De idéntica forma se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales y la firma.

Encabezado

Parte superior de la carta que inicia el escrito de una carta. Se compone de los siguientes apartados:

- Membrete.Se indicarán los datos del remitente, es decir, quien envía la carta. Deberá de indicarse el nombre completo, cuando es una persona física, la Razón Social, cuando se trata de una empresa, la dirección, el teléfono, fax, dirección Web, correo electrónico, logo de la empresa, etc.

- Destinatario.Se deberán indicar todos los datos de contacto de la persona física o jurídica a quien se dirige la carta. Existen dos formas posibles de hacerlo:

• Cuando la carta se le envía a una persona concreta:

• Cuando la carta, a pesar de no enviarla a una persona concreta si que deseamos hacer constar los datos de la persona que debería leerla primero

- Fecha.Se indicará la fecha en la que se ha escrito la carta. El día se indicará en número, el mes en letra y el año completo en números sin colocar el punto de separación de los millares, tampoco se pondrá el punto al final.

Por ejemplo: “Madrid, 25 de septiembre de 2010”o “Madrid a 24 de octubre de 2010”.

- Referencias.Permiten la identificación del asunto de la carta por medio de abreviaturas, habitualmente compuestas por caracteres alfa numéricos. Las referencias solemos encontrarlas en , por ejemplo, lo anuncios de trabajo cuando una determinada empresa pone un anuncio con varias ofertas de trabajo, a cada una de ellas le indican una referencia que el candidato deberá añadir en la carta, de esta forma, a su recepción será más fácil identificarlas por asuntos.

Algunas fórmulas usadas son:

• S/Ref. (Sus referencias). Permite al destinatario identificar la carta o el expediente correspondiente a la carta recibida.
• N/Ref. (Nuestras referencias).Identifica la carta o el expediente.

- Asunto.Se indicará de forma breve el asunto sobre el que versa la carta.

- Línea de atención. Se suele utilizar para indicar que la carta vaya dirigida expresamente a una determinada persona o departamento aunque en la dirección se haya indicado la dirección de la empresa. Se suelen usar fórmulas como: “A la atención de” seguida del nombre completo o el cargo de la persona a quien nos dirigimos.

Por ejemplo: A la atención del Sr. Luis Alcoyar Martín o A la atención del Dpto. Recursos Humanos.

- Saludo. Permite comenzar la carta de una forma cortés, para ello debemos usar freses breves.

Por ejemplo, si conocemos al destinatario podremos usar: “Estimado Sr. Díaz”, “Estimado José Luis”, “Apreciado Rafael”.

Si se desconoce al destinatario, bastará con: “Estimado Sr.:”.  

Existen otras fórmulas que podremos adoptar dependiendo del formato de la carta y a quien va dirigida, por ejemplo: “Querido amigo:” o “Apreciado cliente:”.

Cuerpo

Parte clave de la carta, ya que en ella es donde se expone el motivo de la misma (motivos comerciales, de reclamación, de información, de quejas, etc.).

La exposición deberá ser clara, sencilla y precisa, sin rodeos. Es necesario que antes de su redacción tengamos una idea clara de aquello que pretendemos exponer exponiendo las ideas de una forma estructurada para que el destinatario no se pierda en el mensaje. Se divide en tres partes:

1. Introducción. Parte inicial donde se iniciará la carta y se captará la atención del destinatario.
2. Exposición. Parte central donde expondremos el contenido del mensaje.
3. Conclusión. Parte última, permite concluir la carta.

Consejos con respecto al cuerpo de la carta

-  Lo ideal es que una carta trate un único asunto, pero hay veces que no queda más remedio que la carta contenga varios, en ese caso, deberán ir tratados en distintos párrafos o puntos con el objetivo de no mezclar los mismos.

- Debemos usar frases en positivo, tener claro la estructuración de las ideas, plasmar en un lenguaje correcto y sencillo aquello que deseamos transmitir, no dar rodeos innecesarios a aquello que se desea explicar. Si la carta no es personal o confidencial, podemos pedir que algún compañero la lea y nos ofrezca su opinión antes de enviarla.

- Es necesario corregir la ortografía y las expresiones gramaticales. Pondremos un especial cuidado a las preposiciones, éstas, mal usadas cambiarán el sentido de la frase, por ejemplo: “este pedido se generó en FICASA” o “este pedido se generó para FICASA”.

- En cuanto al formato le ofrecemos estos consejos:

• Debemos establecer márgenes de 3 cm a ambos lados de la carta. El tipo de letra será Times New Roman o Arial en un tamaño de 11 o 12, con excepción de la referencia o el asunto en el que se podrá usar un tamaño 10.
• Se podrá sangrar la primera línea del párrafo a 1 o 1,25 cm, de esta forma, se verán mucho mejor los párrafos del documento.
• Es recomendable justificar los párrafos aunque hay cartas cuya alineación de los párrafos son a la izquierda.
• Cuando el texto de la carta no ocupa demasiada extensión, con el fin de repartir el texto en el documento podremos dejar los espacios entre líneas (interlineado) doble o a 1,5 cm, además, se facilita la lectura.
• Si deseamos destacar alguna frase o palabra concreta, usaremos la letra negrita y no el subrayado.
• Evitaremos el empleo de abreviaturas como Sr/Sra., emplearemos, Señor/Señora.

A continuación vamos a mostrar dos ejemplos donde podrá comprobar a simple vista la importancia que tiene el correcto formato de una carta, en el primer ejemplo encontrará una carta con formato: texto justificado, márgenes, sangrado de la primera línea del párrafo, espacio entre líneas a 1,5 cm, reparto del texto, etc. El segundo ejemplo, a pesar de ser la misma carta, la presentación es peor por no respetarse todo lo anteriormente citado.

EJEMPLO CARTA CON FORMATO

EJEMPLO CARTA SIN FORMATO

Cierre

Es el texto con el que se concluye la carta, en ella podremos distinguir los siguientes apartados:

- Despedida.Fórmula de cortesía con la que despedimos la carta, ésta, deberá ir en consonancia con la fórmula usada en la cabecera o encabezado. Algunas fórmulas empleadas son:

• Atentamente o Cordialmente.
• Le envío un cordial saludo.
• Reciba un cordial saludo.
• Reciba un atento saludo.
• Estamos a su disposición.
• Aprovecho la ocasión para saludarle atentamente.
• Se despide atentamente.
• Un saludo.
• Sin otro particular.
• En espera de sus noticias

Debemos evitar utilizar otras fórmulas obsoletas o demasiado recargadas que en su momento fueron utilizadas, como por ejemplo

• Dios guarde a usted muchos años.
• Me despido de usted, reiterándole mi amistad y consideración.
• Quedo a sus pies.

- Firma. Es importante que una carta vaya siempre firmada, la firma da autenticidad al la misma y lo que es más importante, la valida jurídicamente, por todo ello, debajo de la fórmula de despedida (unas cuatro líneas por debajo), se deberá indicar el nombre y la firma manuscrita (aunque en ocasiones ésta suele ir impresa) que se situará por encima del nombre del firmante.

A menudo la persona firmante de la carta puede delegar o autorizar la firma de la misma a otra persona que la representará en su nombre, en ese caso se indicarán las abreviaturas: P.O. (por orden) o P.P. (por poder).

- Adjuntos o anexos. Cuando a una carta la acompañan otros documentos, por ejemplo, factura, catálogos, etc., se indicará los documentos que acompañan a la misma en el adjunto o anexo de la cata, indicando siempre el número de documentos anexos o las páginas de los mismos para que en caso de extravío podamos cotejar todos los datos.

- Posdata. Se utilizará para recordar un hecho importante, ésta deberá ser breve y se suele abreviar con la palabra: PD.

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