En la mayoría de los casos, salvo por ciertas circunstancias especiales que mencionaremos más adelante, solamente necesitamos efectuar un backup de todos los archivos de datos o documentos generados por las aplicaciones y de todos los archivos de configuración.

Documento. Un documento es la unidad de trabajo de una aplicación y aparece en el disco como un archivo. El con tenido del mismo va a depender exclusivamente de la aplicación, por ejemplo: para un procesador de texto es un documento de texto; para un software para reto que fotográfico es una fotografía digital; para un editor de películas una película digital.

No es necesario hacer un backup de todos los archivos de nuestro disco rígido, pues estaríamos incluyendo a todas las aplicaciones que tengamos instaladas y del S.O. En caso de perder datos, podemos volver a instalar el S.O. desde su copia original y también las aplicaciones y lo que sí debemos restaurar del backup son los archivos de datos o documentos y los de configuración para que todo siga como antes.

Como toda regla, tiene excepciones.Hay aplicaciones shareware, freeware o bajadas de Internet de las cuales no tenemos originales para efectuar las instalaciones correspondientes y queremos incluirlas en el backup. Se supone que no tenemos software comercial instalado sin tener los originales, ya que estaríamos cometiendo un delito.

Todo esto se puede resumir en pocas palabras: debemos hacer un backup de los datos y no del software.

Una buena excusa.El hecho de facilitar el proceso de backup es una excelente excusa para ordenar los medios de almacenamiento para que los archivos de datos se guarden en carpetas separadas de aquéllas en las cuales se encuentran instaladas las aplicaciones. De esta manera, resulta mucho mas sencillo seleccionar qué se debe copiar y qué no.