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Capýtulo 7:

 Gestión del Valor Ganado. Valor Ganado

Uno de los parámetros dominantes utilizados en el análisis de variaciones es el concepto de “valor ganado” que se compara con el Coste Presupuestado del Trabajo Realizado. El valor ganado es una variable del pronóstico usada para predecir si el proyecto acabará por encima o por debajo del presupuesto.

Ejemplo:En el presupuesto del proyecto se habían previsto 800 horas para una tarea dada, pero  sólo aparecieron 600 horas en el informe de trabajo. Por lo tanto el rendimiento de esta tarea es del 133% y está por debajo de lo estimado. En el caso de que las horas actuales fueran 1.000, esta tarea estaría con un rendimiento del 80% y se incurre en un funcionamiento por encima de lo que estaba planificado.

La dificultad en la ejecución del análisis de variaciones es el cálculo del Coste Presupuestado del Trabajo Realizado CPTR (BCWP) porque se deben predecir porcentajes completos para cada instante de tiempo de la tarea. Para eliminar este problema, muchas empresas utilizan una unidad monetaria de forma estándar para el proyecto y no dejan que el porcentaje completado de la tarea influya.

Ejemplo:Podríamos decir que un 10% del coste debe “ser reservado” para un 10% del intervalo de tiempo. O también, una técnica muy común es utilizar la regla del 50/50:

Regla del 50/50: “la mitad del presupuesto para cada elemento se registra en el momento en que el trabajo está programado que empiece, y la otra mitad al momento en que el trabajo está previsto que acabe”

Una ventaja de utilizar esta regla para calcular el CPTR (BCWP) es que elimina la necesidad continua de determinar el porcentaje completo. Sin embargo, si los porcentajes pueden ser determinados, es más conveniente utilizarlos ya que calcularíamos el valor ganado con más exactitud.

Hay más técnicas disponibles para calcular el CPTR (BCWP) además de la del 50/50:

0/100: limitado generalmente para las actividades de corta duración, es decir, de menos de un mes. No se gana ningún valor hasta que acabe la actividad.

Hitos: esta técnica se utiliza para actividades de larga duración con varios subgrupos de actividades con un hito en los puntos de control establecidos. Se gana el valor cuando termina el hito.

Porcentaje completado: generalmente utilizado para paquetes de trabajo de larga duración (mínimo tres meses) donde los hitos no pueden ser identificados fácilmente. El valor ganado se obtiene a partir del porcentaje establecido sobre el presupuesto.

Fórmulas de coste (80/20): es una variación del porcentaje completo. Utilizado para paquetes de trabajo de larga duración.

Nivel de esfuerzo: método también basado en paquetes de trabajo. El valor ganado se basa en el tiempo empleado sobre el total del plazo programado.

Esfuerzo repartido: técnica que se usa de forma esporádica para paquetes de trabajo especiales que no pueden ser divisibles. Recomendado a corto plazo.

Generalmente hablando, el concepto de valor ganado puede no ser una herramienta eficaz del control si está utilizado en los niveles más bajos del EDP (WBS) establecido. Los niveles de tarea están normalmente aceptados para calcular el valor ganado. Como ejemplo consideremos la Figura 4.2 que demuestra el estado de los datos de los costes contractuales para una tarea 3 del proyecto W, y la Tabla 1 muestra el estado de los datos de coste de esa tarea al final del cuarto mes:

Subtarea 1: todos los fondos contractuales se han presupuestado. El coste estaba fuera de plazo según lo indicado por la posición del hito. Se termina la tarea.

Subtarea 2: todos los fondos contractuales fueron presupuestados. Se incurrió en un sobrecoste de 5.000 € y el hito se terminó fuera de lo previsto. Se completó la tarea.

Subtarea 3: subtarea que ha sido completada. Los costes se redujeron en 10.000 € probablemente porque el trabajo se empezó antes de lo previsto.

Subtarea 4: el trabajo está sobre el programa. Actualmente no ha empezado todavía.

Subtarea 5: el trabajo se completó en lo programado con un sobrecoste de 50.000 €.

Subtarea 6: el trabajo no ha empezado aún. Los esfuerzos están programados.

Subtarea 7: el trabajo ha empezado y parece ser que se ha completado el 25%.

Subtarea 8: aún no  se ha iniciado.

Gestión del Valor Ganado

Figura2.2 Costes Contractuales del Proyecto W

Gestión del Valor Ganado

Tabla 1 Coste al final del cuarto mes

La Tabla1 muestra el informe de variaciones para el 4º mes. En este mes hay cuatro subtareas completadas y una empezada cuando según lo previsto (Figura 4.2) deberían haberse empezado dos subtareas más (4 y 6). Esto indica que tenemos problemas en el programa y además, a la vista de la tabla hay problemas de sobrecostes en dos tareas. Faltaría conocer el valor del margen de gestión para completar con nuestras conclusiones acerca de la marcha de esta tarea del proyecto, pero las predicciones no son muy favorables.

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