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Control de inventarios

Autor: Ricardo Alberto Medrano
Curso:
8,50/10 (2 opiniones) |1615 alumnos|Fecha publicación: 04/04/2011
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Capítulo 6:

 Recepción de mercancías

            Todas las mercancías que llegan a la empresa no importan tipo, características, calidad, tamaño, cantidad, valor, etc., deben ser recibidas por el Recibidor de mercancías.

            El recibidor no recibirá ninguna mercancía que sobrepase el valor equivalente de USD$x, salvo casos excepcionales, los cuales dejen estar autorizados por el Contralor, si las mismas no cuentan con una orden de compras, al recibir las mercancías, el recibidor debe ser muy meticuloso comparando y chocando las especificaciones de cantidad, calidad, unidad y precios descrita en la factura y en orden de compras.

            Cuando se esta recibiendo una compra de gran volumen empacada en cajas u otro de bulto, el recibidor deberá a través de pruebas selectivas, chequear el contenido de estos empaques.  El recibidor debe auxiliarse de un cocinero con experiencia en la materia, para recibir compras de carnes, mariscos, lácteos, frescos, frutas y vegetables, con la finalidad de que el cocinero verifique que los productos están en optimas condiciones para el consumo.

            El recibidor no debe aceptar ninguna cantidad de mercancías que este por encima de la especificada en la orden de compras, si la cantidad es menor o faltan algunos renglones de los descritos en la orden, procederá a recibirla, pero debe poner una nota a la copia de la orden, que diga “pedido recibido incompleto” y enviar una fotocopia de la misma al Departamento de compras, con copia de la factura anexa, para su información.

            Si la orden de compras no coincide con la factura por diferencia en cantidad y precios, se pone una nota que diga “Diferencia en cantidad y precios” enviando copia de la orden y la factura al departamento de compras para su información.  Estos casos deben ser aprobados por el Contralor General, antes de proceder a recibir las mercancías.

            Cuando hay diferencias en los precios de la factura y la orden de compras, siendo los de la factura inferiores, no es necesaria la aprobación del contralor para recibir las mercancías.  El recibidor únicamente pondrá la nota de lugar y enviara copia de la orden y la factura al Departamento de compras.

            Si la factura del proveedor especifica una cantidad o valor por encima de lo recibido realmente,  solo se recibirán las mercancías, si el proveedor entrega una nota de crédito por las cantidades faltante.  Si la persona que entrega las mercancías por cuenta del proveedor no posee formulario de nota de crédito provisional escrita por la persona que hace la entrega la cual debe contener, cantidad, unidad, pecio unitario y valor de las mercancías que difieren con la orden de compras.  La nota de crédito preparada debe ser igual a la diferencia existente entre las mercancías recibidas y lo indicado en la orden de compra.

            Esta nota de crédito preparada, debe estar firmada por la persona que entrega las mercancías y por el recibidor, además debe ser anexada a la factura de las mercancías recibidas.

Descripción del Almacén General y el sistema de despachos

Almacén general

            Son las áreas en donde se almacenan todos los alimentos, bebidas y suministros en general, que son usados en los diferentes departamentos de servicios de la empresa. 

El encargado de cada almacén esta obligado por regla general de la Administración a mantener los mismos bien organizados e higiénicos. 

La mercancía debe estar organizada de forma tal, que no existan riesgos de dañarse.

            Además, al final de cada mes el encargado de Almacén prepara un reporte con las mercancías de lento movimiento, y le envía copias al Gerente General, Contralor General y a cada Jefe Departamental que utilizan las mercancías, con la finalidad de que le den salida a la mayor brevedad posible.

Despachos.

            El almacén únicamente despacha mercancías mediante requisiciones, las cuales deben estar autorizadas por el Jefe del Departamentos que hace el pedido o una persona autorizada por este. 

Para el caso de equipos operacionales y activos fijos, las requisiciones tienen que estar autorizadas por Gerente General  y el Contralor General.  Las requisiciones de mercancías están diseñadas en un formato unificado.

            Para el despacho de las bebidas, existe un listado de estas, que son despachadas mediante el sistema de Stock, mediante el cual consiste en despachar botellas llenas contra botellas vacías. 

El almacén al hacer despacho de bebidas que están bajo este sistema,  debe sellar las botellas con un sello que diga “Despacho a  bares”, al recibir las botella vacías, antes de intercambiarlas por llenas debe verificar si las mismas tienen el sello “Despacho a bares”, al hacer dicho chequeo y verificar el sello, procederá a hacer el despacho de las mercancías, luego tacha con una “x” el sello, procederá a hacer el despacho de las mercancías, luego tacha con un “x” el sello de la botella vacía.

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