3.4. ¿CÓMO ES EL FUNCIONAMIENTO DE LA CUENTA?

En resumen: Si es una cuenta de activo el valor inicial se apunta a la izquierda, al igual que los aumentos. Las disminuciones a la derecha. Si es una cuenta de pasivo o Patrimonio, el valor inicial a la derecha, los aumentos a la derecha y las disminuciones a la izquierda. Si es de gastos, sólo tienen anotaciones (valor inicial y aumentos) a la izquierda. Si es de cualquier tipo de ingresos al revés que la de gastos.

Una vez definido lo que son hechos contables, el próximo paso consiste en indicar la forma en cómo dejar una historia de estas transacciones, la cual consiste en llevar libros para estos fines, el cual conocemos con el nombre de teneduría de libros por partida doble.

Si bien, el Estatuto Mercantil clasifica los libros de comercio en obligatorios y auxiliares, (Art. 49). Tratándose de libros obligatorios de contabilidad, la Corte Constitucional precisó que le corresponde al legislador determinarlos, siempre y cuando se esté de acuerdo con lo dispuesto sobre la materia en el Código de Comercio, de manera que las normas contables no contienen una clasificación rigurosa de cuáles son los libros que deben tener las personas obligadas a llevarlos.

En materia de los libros que deben llevar los comerciantes la Superintendencia de Sociedades se ha pronunciado reiteradamente manifestando que al no haber fijado la ley de manera expresa cuales son, estos deben sujetarse a los lineamientos establecidos en el art. 125 del Decreto 2649 de 1993, en concordancia con los arts. 50, 52 y 53 del Estatuto Mercantil, de donde se desprende que para que la contabilidad sea comprensible y útil y las operaciones sean registradas en estricto orden cronológico, bien sea de manera individual o por resúmenes globales no superiores a un mes, es necesaria la utilización de los llamados libros Diario y Mayor.

En el Libro Diario se anotan las transacciones diarias en orden cronológico, esto es, se anotan todos los actos de comercio de tal forma "como si fuera nuestro diario personal", anotamos los acontecimiento de nuestra vida diaria; de la misma manera se hace con el libro diario comercial.

En el Mayor se registran los saldos en resumen cuenta por cuenta, de las transacciones realizadas y anotadas en el diario, esta información es la base para realizar los estados financieros.

Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia. Art. 123 del Decreto 2649 de 1993. Los estados financieros deben elaborarse con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes. Art. 125 del Decreto 2649 de 1993. Realicemos algunos ejemplos:

1. La empresa Servicios Ltda., dedicada a prestar servicio de lavandería, se constituye con un Capital (aporte social) de $100.000.000, esta empresa inicia operaciones el día 1º de enero de 2007.
2. El día primero alquila un local por $200.000 mensuales, para el funcionamiento de la lavandería.
3. El día 2 de enero abre una Cuenta Corriente en el Banco Nacional con $80.000.000.=
4. El día 3 de enero compra equipo de lavandería por valor de $25.000.000, de lo cual paga en efectivo $20.000.000 y gira un cheque por $5.000.000.
5. El día 4, compra un computador por $1.500.000, gira un cheque por $500.000 y el saldo a crédito a 4 meses.
6. El día 5, compra 3 escritorios por valor de $150.000 y tres sillas por $60.000, para lo cual gira cheque.
7. El día 6, Compra con cheque vehículo por $13.000.000, para reparto y recolección de ropa para lavandería.
8. El día 6 de enero realiza contrato por servicios a 3 empleados, para pagarles mensual $500.000 a cada uno.
9. El día 7, compra implementos de aseo para el lavado de la ropa por $300.000 con cheque
10. El día 8, realiza servicio de lavado por $1.600.000 de contado
11. El día 9, realiza servicio de lavado a crédito por $1.000.000 al Hotel el Caminante.
12. El día 10, compra chequera por $60.000
13. El día 14, paga servicio de Agua por $30.000 y teléfono por $100.000. con cheque
14. El día 15, paga la primera quincena de sueldo a los tres empleados.
15. El día 16, realiza factura No.0005 por servicio de lavandería al señor Pedro Pérez, por $1.800.000.
16. El día 25, paga servicio de electricidad por $150.000 con cheque.
17. El día 27, compra papelería por $50.000. paga con cheque
18. El día 28, compra útiles de aseo y cafetería por $80.000 en efectivo.
19. El día 30, el dueño del local le pide el favor le sea pagado el mes de arriendo del local, la empresa gira un cheque.
20. El día 30, se paga la segunda quincena a los tres trabajadores, con cheque.

Con toda esta información se pide: Realizar los asientos en el Libro Diario y el Libro Mayor.

Nota: En los siguientes capítulos ofrecemos ejemplos hechos del Libro Diario y Libro Mayor.