3.4. ¿CÓMO ES EL FUNCIONAMIENTO DE LA
CUENTA?
En resumen: Si es una cuenta de activo el valor inicial se
apunta a la izquierda, al igual que los aumentos. Las disminuciones
a la derecha. Si es una cuenta de pasivo o Patrimonio, el valor
inicial a la derecha, los aumentos a la derecha y las disminuciones
a la izquierda. Si es de gastos, sólo tienen anotaciones
(valor inicial y aumentos) a la izquierda. Si es de cualquier tipo
de ingresos al revés que la de gastos.
Una vez definido lo que son hechos contables, el próximo paso
consiste en indicar la forma en cómo dejar una historia de
estas transacciones, la cual consiste en llevar libros para estos
fines, el cual conocemos con el nombre de teneduría de libros
por partida doble.
Si bien, el Estatuto Mercantil clasifica los libros de comercio en
obligatorios y auxiliares, (Art. 49). Tratándose de libros
obligatorios de contabilidad, la Corte Constitucional precisó
que le corresponde al legislador determinarlos, siempre y cuando se
esté de acuerdo con lo dispuesto sobre la materia en el
Código de Comercio, de manera que las normas contables no
contienen una clasificación rigurosa de cuáles son los
libros que deben tener las personas obligadas a llevarlos.
En materia de los libros que deben llevar los comerciantes la
Superintendencia de Sociedades se ha pronunciado reiteradamente
manifestando que al no haber fijado la ley de manera expresa cuales
son, estos deben sujetarse a los lineamientos establecidos en el
art. 125 del Decreto 2649 de 1993, en concordancia con los arts.
50, 52 y 53 del Estatuto Mercantil, de donde se desprende que para
que la contabilidad sea comprensible y útil y las operaciones
sean registradas en estricto orden cronológico, bien sea de
manera individual o por resúmenes globales no superiores a un
mes, es necesaria la utilización de los llamados libros Diario
y Mayor.
En el Libro Diario se anotan las transacciones diarias en orden
cronológico, esto es, se anotan todos los actos de comercio de
tal forma "como si fuera nuestro diario personal",
anotamos los acontecimiento de nuestra vida diaria; de la misma
manera se hace con el libro diario comercial.
En el Mayor se registran los saldos en resumen cuenta por cuenta,
de las transacciones realizadas y anotadas en el diario, esta
información es la base para realizar los estados
financieros.
Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables
según el tipo de acto de que trate, los hechos económicos
deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo,
debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos
o los elaboren.
Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad
respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia.
Art. 123 del Decreto 2649 de 1993. Los estados financieros deben
elaborarse con fundamento en los libros en los cuales se hubieren
asentado los comprobantes. Art. 125 del Decreto 2649 de 1993.
Realicemos algunos ejemplos:
1. La empresa Servicios Ltda., dedicada a prestar servicio
de lavandería, se constituye con un Capital (aporte social) de
$100.000.000, esta empresa inicia operaciones el día 1º
de enero de 2007.
2. El día primero alquila un local por $200.000
mensuales, para el funcionamiento de la lavandería.
3. El día 2 de enero abre una Cuenta Corriente en el
Banco Nacional con $80.000.000.=
4. El día 3 de enero compra equipo de lavandería
por valor de $25.000.000, de lo cual paga en efectivo $20.000.000 y
gira un cheque por $5.000.000.
5. El día 4, compra un computador por $1.500.000, gira
un cheque por $500.000 y el saldo a crédito a 4 meses.
6. El día 5, compra 3 escritorios por valor de $150.000
y tres sillas por $60.000, para lo cual gira cheque.
7. El día 6, Compra con cheque vehículo por
$13.000.000, para reparto y recolección de ropa para
lavandería.
8. El día 6 de enero realiza contrato por servicios a 3
empleados, para pagarles mensual $500.000 a cada uno.
9. El día 7, compra implementos de aseo para el lavado
de la ropa por $300.000 con cheque
10. El día 8, realiza servicio de lavado por $1.600.000
de contado
11. El día 9, realiza servicio de lavado a crédito
por $1.000.000 al Hotel el Caminante.
12. El día 10, compra chequera por $60.000
13. El día 14, paga servicio de Agua por $30.000 y
teléfono por $100.000. con cheque
14. El día 15, paga la primera quincena de sueldo a los
tres empleados.
15. El día 16, realiza factura No.0005 por servicio de
lavandería al señor Pedro Pérez, por
$1.800.000.
16. El día 25, paga servicio de electricidad por
$150.000 con cheque.
17. El día 27, compra papelería por $50.000. paga
con cheque
18. El día 28, compra útiles de aseo y
cafetería por $80.000 en efectivo.
19. El día 30, el dueño del local le pide el favor
le sea pagado el mes de arriendo del local, la empresa gira un
cheque.
20. El día 30, se paga la segunda quincena a los tres
trabajadores, con cheque.
Con toda esta información se pide: Realizar los asientos en el
Libro Diario y el Libro Mayor.
Nota: En los siguientes capítulos ofrecemos ejemplos
hechos del Libro Diario y Libro Mayor.
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