VII.1 Términos

Cuentas por cobrar.  Es el derecho que tiene el vendedor sobre el comprador por el importe de la operación. Son derechos monetarios contra negocios y personas.

VII.2 Causas

La mayor parte de las ventas se realizan a crédito, en muchos casos respaldadas por facturas que están registradas dentro de las "Cuentas por Cobrar"

Si se hace imposible el cobro de algunas de estas facturas (quiebra del cliente, muerte o cambio de domicilio del mismo) hay que traspasarlas a los Gastos del Ejercicio, ya que la incobrabilidad de las mismas constituye una pérdida para el negocio.

Las Ventas a Crédito se registran como Ingreso del Ejercicio donde se producen, por lo que cuando se producen pérdidas por Cuentas por Cobrar (por las Ventas a Crédito que se convierten en incobrables) se deben registrar dentro del mismo Ejercicio. Generalmente en la fecha de cierre no se tiene la certeza de cuáles facturas se perdieron definitivamente y como hay que registrar la pérdida de Cuentas por Cobrar por posible incobrabilidad  hay que proceder a hacer una estimación sobre las posibles pérdidas (lo más adaptado a la realidad que se pueda) y crear una Cuenta de Provisión para absorber esas posibles pérdidas.

En la fecha de cierre se hace la estimación de las posibles pérdidas y se cargan a una Cuenta de Gasto llamada "Pérdida en Cuentas Incobrables" que se incluye dentro de los Gastos de Operación en el Estado de Ganancias y Pérdidas, y la estimación se abona en el asiento a una Cuenta de Valoración denominada "Provisión en Cuentas Incobrables",la que va a disminuir las Cuentas por Cobrar en el Balance General.

VII.3 Determinación del monto de las cuentas incobrables

Método #1: Cancelación directa

La compañía espera hasta que el departamento de crédito decida que la cuenta por cobrar de un cliente es incobrable.

Este método no compara el gasto por cuentas malas de un período contra los ingresos por ventas del mismo período, por lo que las cifras de las utilidades en el año no representan la realidad.

Método #2: Provisiones

Registra las pérdidas en cobros, sobre la base de estimados, antes de determinar que el negocio no podrá cobrarle a ciertos clientes específicos.

Una vez determinado qué cuentas específicas no podrán ser cobradas, se hace el asiento.

Generalmente la cancelación de las cuentas incobrables no igualan la provisión estimada. Si la provisión es demasiado grande para un período se puede rebajar el estimado de las cuentas malas del siguiente período.

Si la provisión es demasiado pequeña al final del período se puede hacer un asiento de ajuste para que la provisión tenga un saldo más realista.