XVII.1 Definiciones

Fondo de caja chica. Pequeña cantidad de dinero en efectivo dentro de la empresa que se utiliza para afrontar una serie de pagos pequeños, los que serían muy engorrosos saldar con cheques. Es un activo circulante.

XVII.2 Procedimiento de Funcionamiento del Fondo Fijo

- Creación del fondo
- Se estima una cantidad de dinero que cubra las necesidades para pequeños pagos en determinado lapso
- Se emite un cheque por la cantidad estimada y se le entrega a la persona que se va a encargar de su custodia y manejo dentro de la empresa
- Se establecen una serie de normas para su funcionamiento (prohibir hacer pagos de caja chica por montos superiores a cierta cantidad, establecer qué persona debe autorizar los pagos con el efectivo del fondo fijo)
- El cajero de caja chica va cancelando las diversas obligaciones y guardará constancia que justifique los pagos hechos
- Cuando el fondo esté a punto de agotarse, o en cierto período de tiempo preestablecido, el cajero presenta los diversos comprobantes por lo que ha cancelado y se le emite un nuevo cheque por el total de los recibos para que vuelva a tener su fondo fijo completo y así sucesivamente.

No se afectó la cuenta "Caja Chica" ya que ésta se moviliza solamente cuando se crea, cuando se decide aumentar el fondo o cuando se decide disminuir el fondo

XVII.3 Tratamiento de Faltantes y Sobrantes de Caja Chica

Cada cierto tiempo debe hacerse un arqueo de los fondos de la Caja Chica por una persona autorizada. La suma de los diversos comprobantes de egresos y el efectivo debe ser igual al total del fondo asignado a la Caja Chica, pero puede suceder que se haya hecho un pago no relacionado, o se cancele un comprobante por una suma mayor o menor, o el cajero haya hecho uso indebido del mismo, entonces pueden originar sobrantes o faltantes de dinero en la Caja Chica.

Si existe un faltante de efectivo para tener completo el fondo fijo, hay dos alternativas:

- Decidir cobrarle el faltante al Cajero, el cual cargaremos a una cuenta de Activo Circulante denominada "Cuentas por Cobrar Empleado"
- Considerar el faltante como un gasto de la empresa y cargarlos a una cuenta de Otros Egresos denominada "Faltante de Caja Chica"

En cualquiera de los dos casos hay que hacer el cheque de reposición por lo que le falta al efectivo para volver a tener su fondo fijo completo.

Si el arqueo arroja un sobrante, el mismo se debe abonar a una cuenta de Otros Ingresos denominada "Sobrante de Caja Chica"

Si llegada la fecha de cierre de un ejercicio, existen dentro de la Caja Chica comprobantes de egresos que corresponden al ejercicio que termina y no se ha emitido el cheque de reposición, se debe hacer el asiento con cargo a los gastos y con abono transitorio a la cuenta "Caja Chica"