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Capítulo 6:

 Sistemas de información en la empresa. Información contable

1.2. Sistemas de información en la empresa

La toma de decisiones por parte de los sujetos económicos requiere disponer de datos relevantes acerca de los hechos sobre los que hay que decidir. Y aunque no cabe duda de que pueden tomarse decisiones, a veces afortunadas, con la mera intuición, no es menos cierto que para una realidad económica concreta, las posibilidades de tomar decisiones racionales serán mayores si se posee una información fiable y relevante sobre dicha realidad.

La información es un recurso esencial para reducir la incertidumbre en la toma de decisiones empresariales, y para que dicha información sea utilizada correctamente, se hace necesario diseñar un sistema que transforme la multitud de datos que genera la actividad económica de la empresa en información útil para la toma de decisiones.

En los momentos actuales, la contabilidad se configura como el sistema informativo más eficaz y útil para elaborar y comunicar información de naturaleza económico-financiera acerca de la actividad económica de las empresas.

1.2.1. Sistemas de información contable

Existe una clara relación entre el entorno económico en que se desenvuelve la empresa y el sistema de información contable que se aplica. Ahora bien, como los rasgos del entorno económico históricamente no han sido siempre idénticos, ni lo son actualmente en todos los países, tampoco existe un único sistema de información contable. Cada sistema contable define conceptos coherentes con el entorno económico en que se desarrolla.

Históricamente los sistemas contables han experimentado una notable evolución desde las primeras concepciones basadas en el control del patrimonio, hasta los más actuales sistemas de predicción. Desde la óptica de los sistemas más clásicos, la misión de la contabilidad era el establecimiento de responsabilidades surgidas de la administración de un patrimonio ajeno; la “rendición de cuentas” del gestor al propietario era el principal objeto de la contabilidad. Bajo esta consideración, los aspectos registrales y de control constituían el fundamento de la disciplina.

En los sistemas más avanzados la contabilidad es una disciplina económica cuyo principal objetivo es elaborar y comunicar información útil para la toma de decisiones de los usuarios de la misma. La información versará sobre aspectos básicos de la realidad económico-financiera de la empresa, tales como la composición del patrimonio y su evolución a lo largo del tiempo, los resultados obtenidos con la actividad desarrollada y servirá de base para predecir la evolución futura.

Podemos decir que los sistemas de información contable han evolucionado con el tiempo, pasando de un sistema de control a un sistema de predicción.

En España hemos pasado de un sistema contable clásico, como era el del Plan General de Contabilidad de 19901, a otro más avanzado en armonía con las Normas Internacionales de Contabilidad2. Tras la reforma, nuestro sistema contable, sin perder algunas de sus características, incorpora otras vinculadas a la orientación predictiva a que hacíamos referencia. Así, la Primera Parte del PGC de 2007, es denominada Marco Conceptual, en consonancia con las Normas Internacionales en las que se inspira, y señala que la información contable debe ser relevante, es decir, que debe ayudar a evaluar sucesos pasados, presentes y futuros, o bien a confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente. En particular, las cuentas anuales deben mostrar adecuadamente los riesgos a los que se enfrenta la empresa.

Un sistema contable deberá garantizar la relevancia y fiabilidad de la información que elabora y transmite, empleando métodos precisos de medición, organización y distribución de la información, usando para ello un lenguaje técnico específico. El proceso de transformación de datos en información útil para la toma de decisiones, se puede esquematizar en las etapas recogidas en la Figura 1.1.

Figura 1.1. Etapas del proceso de información contable.

Contabilidad. Información contable: etapas del proceso.

Recogida y selección de los datos relevantes para el sistema. Implica la identificación y selección de los acontecimientos económicos que tengan interés para el sistema contable. Estos datos generalmente están materializados en una serie de documentos tales como facturas, recibos, cuentas bancarias, escrituras de propiedad...

Medición y valoración. Es decir, la cuantificación en unidades monetarias de los datos que entran en el sistema. A veces para efectuar esta valoración es necesario el establecimiento de una serie de estimaciones e hipótesis, no exentas de cierta subjetividad.

Registro. Esto es, la representación sistemática de los hechos contables ya cuantificados. El registro puede realizarse por medios manuales, mecánicos o electrónicos. El método de registro universalmente aceptado es el denominado partida doble.

En las últimas décadas del siglo XX, la contabilidad ha ampliado notablemente su campo de actuación, habiendo abandonado el registro manual de los datos para formar parte de un sistema integrado de información empresarial, aunque el soporte informático de los datos no ha supuesto alteración en los fundamentos conceptuales, que básicamente siguen siendo los mismos.

Resumen y comunicación de la información procesada. Al final de cada periodo se resumirá la información registrada, elaborándose unos documentos denominados estados contables, de los que se informará a los interesados en dicha información. La periodicidad de estos informes puede ser mensual, trimestral, anual... La normativa legal vigente exige que anualmente se elaboren y publiquen los estados contables, denominados en este caso cuentas anuales.

Toma de decisiones. La información cuantitativa y cualitativa sintetizada en los estados contables o estados financieros, que se obtiene al final del proceso contable, tiene como destinatarios finales a unos usuarios potenciales que la utilizarán para permitirles juicios y toma de decisiones documentadas. De esta forma, la información procedente de la empresa puede ser utilizada, por ejemplo, por los gestores, los inversores o los acreedores, para tomar decisiones de gestión, inversión o financiación.

En línea con lo expuesto se encuentran los informes emitidos por la American Accounting Association, que en la obra A Statement of Basic Accounting Theory, publicada en 1966, define a la contabilidad como “el sistema de información encargado de identificar, medir y comunicar información económica para permitir decisiones y juicios documentados a los usuarios de la información”.

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