1. Definición:
Es un Libro principal y obligatorio en el cuál se clasifican las transacciones según el efecto que producen sobre cada uno de los elementos del Balance; por lo que se abre una cuenta especial para cada concepto de Activo, Pasivo y Capital.
Al Libro Mayor se pasan los asientos del Libro Diario, tomando datos de cuentas, valores y fechas. Por esto es conocido también con el nombre de libro de segunda anotación.
2. Funciones:
Se puede mencionar las siguientes funciones del Libro Mayor:
1.- Clasifica las operaciones por cuentas, de tal manera que se pueda conocer el movimiento y saldo de cada una de estas.
2.- Proporciona los saldos de las cuentas, los mismos que servirán de base para la formación de los Estados finales.
3.- Sirve para comprobar el movimiento de los mayores auxiliares.
3. Rayado:
Siendo la Cuenta la unidad en el libro Mayor, el rayado de sus dos partes componentes, contiene espacios separados para las fecha, explicación y referencia del Diario, para cada columna de cantidades de cargo y abono.
Cuando la Cuenta, sigue el modelo que comprende una página para cada columna, el rayado de estas es el siguiente:
1.- Espacio para la fecha
2.- Espacio para la explicación o cuenta relativa o contra cuenta.
3.- Espacio para la referencia del Diario donde está el asiento
4.- Columna auxiliar o de importes parciales
5- Columna principal o de importes totales.
El rayado es igual para los dos lados de la cuenta, Debe y Haber ó página de izquierda y derecha respectivamente.
4. Foliación:
Es el Libro mayor es de foliación doble, es decir, el número de sus páginas o folios avanza repitiéndose el número en las dos páginas de cada cuenta.
5. Mecanismo de mayorización:
Todos los asientos del Diario se pasan al Mayor en orden estricto de fechas y de acuerdo al siguiente procedimiento:
1. La partida deudora o cargo del asiento se pasa en el lado del Debe de la cuenta que corresponda, anotando la fecha, explicación y cantidad del cargo.
La explicación al pasar el cargo consiste en anotar la contra cuenta o cuenta relativa, la misma que viene a ser la cuenta de abono del asiento.
Si la contra cuenta es más de una, se escribe la palabra “varios” en vez de los nombres de las cuentas. La preposición “a” antecede a la anotación de la contra cuenta.
2. Se hace la foliación del cargo: en el Mayor se anota con rojo el N° del folio del Diario donde está el cargo del asiento; y en el Diario se anota con rojo el N° del folio del mayor donde está la cuenta que se ha pasado.
3. La partida acreedora o abono del asiento se pasa en el lado del Haber en la cuenta que corresponda, anotando la fecha, explicación y cantidad del abono.
La explicación al pasar el abono consiste en anotar la contra cuenta o cuenta relativa, que ahora viene a ser la cuenta de cargo del asiento.
Si la contra cuenta es mas de una se escribe la palabra “varios” en vez del nombre de las cuentas. La preposición “por” antecede a la anotación de la contra cuenta.
4. Se hace la foliación del abono: en el Mayor se anota con rojo el N° del folio del Diario donde está el abono del asiento, y en el Diario se anota con rojo el N° del folio del Mayor donde está la cuenta que se ha pasado.
“Contra cuenta” o “cuenta relativa”: es aquella que completa el asiento por partida doble. Del cargo será el abono, y del abono será el cargo.
5. Notas técnicas para el Libro Mayor:
1.- Las cantidades de los cargos y abonos se anotan directamente en la columna principal, cuando se trata de pase de asientos de apertura y cierre. Los importes de los asientos de operaciones se anotan primero en la columna auxiliar, la suma de estos por cada periodo mensual se anota en la columna principal.
2.- Cuando por el movimiento de la cuenta ya se utilizó la página, para pasar a la siguiente se escribe en él ultimo renglón la palabra “van“, junto con la suma de cantidades de cargos o abonos, luego se pasan dichas sumas al primer renglón del folio donde va a continuar anotándose el movimiento de la cuenta, junto con la palabra “vienen”, indicándose el N° del folio a donde van y vienen.
Si algunos de los lados de la cuenta no han sido ocupado por completo, es decir todavía tiene renglones no escritos, estos se anularan con la línea quebrada “zeta”. Las palabras “van” y vienen” deben ser anotadas al mismo tiempo en las dos páginas de la cuenta, por ser el libro de foliación doble.
3.- Los importes de los cargos y abonos de los saldos de las cuentas de Balance al iniciar un nuevo ejercicio, pueden ser anotados con rojo par distinguirlos del propio movimiento del ejercicio.
6. Secuencia del Procedimiento:
Paso 6: Clasificar los efectos en las cuentas
Fase 4: Pase de asientos al Mayor
El paso 6 de la fase 4 consiste en pasar los asientos del libro Diario al Mayor. En el mismo que se van a clasificar los efectos de las transacciones en cada una de las cuentas del Balance.
Para ejecutar este paso se debe seguir el orden establecido en el punto 2.5: mecanismo de mayorización y las notas técnicas del punto 2.6
Esta tarea también es una muestra objetiva de lo que es la Teneduría de Libros ó Técnica de Registro de operaciones, en proceso manual.
Ejemplo de aplicación:
A continuación presentamos como ejemplo el desarrollo del pase de asientos (tomados estos del libro Diario desarrollado en capítulo anterior), en dicho ejemplo se ha seguido para su ejecución técnica, todo lo indicado líneas arriba en la secuencia del procedimiento.
Nota: Solo por ésta vez la anotación de la fecha esta sustituida con la indicación del N° de operación que tiene en el libro Diario, con el propósito circunstancial de dar una cierta idea del orden cronológico que debe seguir.
2 | DEBE | Caja | HABER | 2 | |||||
1 | A Capital | 15,000 | 2 | Por Mercaderías | 5,000 | ||||
5 | A Mercaderías | 8,000 | 4 | Por Proveedores | 2,000 | ||||
7 | A Clientes | 3,000 | 8 | Por Bancos | 5,000 | ||||
9 | A Acreedores Diversos | 10,000 | 21,000 | 11 | Por Gastos Sueldos | 1,500 | 13,500 | ||
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