Libro mayor

1.     Definición:

Es un Libro principal y obligatorio en el cuál se clasifican las transacciones según el efecto que producen sobre cada uno de los elementos  del Balance; por lo que se abre una cuenta  especial para cada concepto  de Activo, Pasivo y Capital.

Al Libro Mayor  se pasan los asientos del Libro Diario, tomando datos de cuentas, valores y fechas. Por esto es conocido también  con el nombre de libro de segunda anotación.

2.    Funciones:

Se puede mencionar las siguientes funciones del Libro Mayor:

1.- Clasifica las operaciones por cuentas, de tal manera que se pueda conocer  el movimiento  y saldo de cada una de estas.

2.- Proporciona los saldos de las cuentas,  los mismos que servirán  de base para la formación  de los Estados finales.

3.- Sirve para comprobar el movimiento de los mayores auxiliares.

3.    Rayado:

Siendo la Cuenta la unidad en el libro Mayor, el rayado de sus dos partes componentes, contiene espacios separados para las fecha, explicación y referencia del Diario,  para cada columna  de cantidades  de cargo  y abono.

Cuando la Cuenta, sigue el modelo que comprende una página  para cada columna, el rayado de estas  es el siguiente:

   1.- Espacio para la fecha

   2.- Espacio para la explicación  o cuenta relativa  o contra cuenta.

   3.- Espacio para la referencia  del Diario donde está el asiento

   4.- Columna auxiliar  o de importes parciales

5- Columna principal o de importes totales.

El rayado es igual para los dos lados de la cuenta, Debe y Haber ó página de izquierda  y derecha  respectivamente.

4.    Foliación:    

Es el Libro mayor es de foliación doble, es decir, el número de sus páginas o folios avanza repitiéndose  el número  en las dos páginas de cada cuenta.

5.    Mecanismo de mayorización:

Todos los asientos del Diario se pasan al Mayor en orden estricto de fechas y de acuerdo al siguiente procedimiento:

1.      La partida deudora o cargo del asiento se pasa en el lado del Debe  de la cuenta que corresponda, anotando la fecha, explicación   y cantidad del cargo.

La explicación al pasar el cargo consiste en anotar la contra cuenta o cuenta relativa, la misma  que viene a ser la cuenta  de abono  del asiento.

Si la contra cuenta es  más de una, se escribe la palabra “varios” en vez de los nombres  de las cuentas. La preposición “a” antecede  a la anotación  de la contra cuenta.

2.       Se hace la foliación del cargo: en el Mayor se anota  con rojo el N° del folio del Diario donde está  el cargo del asiento;  y en el Diario  se anota  con rojo el N° del folio del mayor  donde está la cuenta  que se ha pasado.

3.      La partida acreedora  o abono del asiento  se pasa en el lado del Haber  en la cuenta que corresponda, anotando la fecha, explicación  y cantidad del abono.

La explicación al pasar el abono  consiste en anotar la contra cuenta o cuenta relativa, que ahora viene a ser la cuenta de cargo del asiento.

Si la contra cuenta  es mas  de una se escribe la palabra “varios” en vez del nombre de las cuentas. La preposición  “por” antecede a la anotación de la contra cuenta.             

4.      Se hace la foliación del abono: en el Mayor se anota con rojo el N° del folio del Diario donde está el abono del asiento, y en el Diario se anota  con rojo el N° del folio del Mayor donde está la cuenta que se ha pasado.

“Contra cuenta” o “cuenta relativa”: es aquella que completa  el asiento por partida doble. Del cargo será el abono, y del abono será el cargo.

5.    Notas técnicas para el Libro Mayor:

1.- Las cantidades de los cargos  y abonos se anotan directamente en la columna principal, cuando se trata de pase de asientos de apertura y cierre. Los importes de los asientos  de operaciones  se anotan  primero en la columna auxiliar, la suma de estos por  cada periodo mensual se anota en la columna principal.

2.- Cuando por el movimiento de la cuenta ya se utilizó la página, para pasar a la siguiente  se escribe en él ultimo renglón  la palabra “van“, junto con la suma de cantidades de cargos o abonos, luego se pasan dichas sumas al primer  renglón del folio donde va a continuar anotándose el movimiento de la cuenta, junto con la palabra “vienen”,  indicándose el N° del folio a donde van y vienen.

 Si  algunos de los lados de la cuenta no han sido ocupado por completo, es decir todavía tiene renglones no escritos, estos se anularan con la línea quebrada “zeta”. Las palabras “van” y vienen” deben ser anotadas al mismo tiempo  en las dos páginas de la cuenta, por ser el libro de foliación  doble.

3.- Los importes de los cargos  y abonos  de los saldos  de las cuentas de Balance  al iniciar  un nuevo ejercicio, pueden ser anotados con rojo  par distinguirlos  del propio movimiento del ejercicio.

6.    Secuencia del Procedimiento:

Paso 6: Clasificar los efectos en las cuentas

Fase 4: Pase de asientos al Mayor

El paso 6 de la fase 4 consiste en pasar los asientos del libro Diario al Mayor. En el mismo que se van a clasificar los efectos de las transacciones  en cada una de las cuentas  del Balance.

Para ejecutar este paso se debe  seguir  el orden establecido  en el punto 2.5: mecanismo  de mayorización  y las notas técnicas  del punto 2.6

Esta tarea también es una muestra  objetiva  de lo que es la Teneduría de Libros  ó Técnica  de Registro de operaciones, en proceso manual.

Ejemplo de aplicación:

A continuación presentamos como ejemplo el desarrollo del pase de asientos (tomados estos del libro Diario desarrollado en capítulo anterior), en dicho ejemplo se ha seguido  para su ejecución técnica, todo lo indicado  líneas  arriba en la secuencia del procedimiento.

Nota: Solo por ésta vez  la anotación de la fecha  esta sustituida con la indicación del N°  de operación  que tiene en el libro  Diario, con el propósito circunstancial  de dar una cierta idea del orden cronológico que debe seguir.   

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