Capítulo 3:

 ¿Cómo se hace la contabilidad?

EL PROCEDIMIENTO BÁSICO:

DEFINICIÓN: El procedimiento Básico para el registro de operaciones es aquel que consiste en registrar en un libro denominado Diario General, por medio de asientos, todas las operaciones al irse efectuando; luego pasar dichos asientos diariamente, uno a uno, al libro Mayor y obtener  de éste los datos para hacer los Estados Financieros, o sea el Balance  General  y el Estado de Resultados (Ganancias y Pérdidas.)

Este procedimiento básico en su concepción inicial fue expuesto por primera vez por el fraile franciscano Luca Paccioli, en el siglo XV año de 1494 en Venecia, Italia; tiene plena vigencia en la actualidad, estando en nuestro país normado su uso según lo dispuesto por el Código de Comercio, en sus artículos 33° al 39°.(Código de Comercio del Perú)

Al procedimiento Básico para el registro de operaciones, también se le conoce como “Procedimiento Continental”.

ESTUDIO DEL PROCEDIMIENTO  BÁSICO:

Introducción:Para que se facilite el estudio y posterior aplicación del Procedimiento Básico para el registro de operaciones, vamos a desarrollarlo separando la parte teórica de la parte práctica del procedimiento, con la finalidad de que se conozca por un lado, el detalle de los diferentes conceptos y términos que se aplican, y por otro lado, el  orden minucioso de todo el proceso. Al mismo tiempo dicha teoría y práctica, con  la metodología que utilizamos, queda científicamente integrada para su fácil comprensión y aprendizaje efectivo.

Antes de mencionar los principales conceptos contables que vamos a estudiar, y que corresponden a la parte teórica del procedimiento, consideramos necesario recomendar que es muy importante de que  éstos queden bien asimilados, puesto que de ello depende la correcta ejecución práctica  del procedimiento.

Los temas principales  por estudiar son los siguientes:

1.     Operaciones

2.     La cuenta

3.     La Partida Doble

4.     Libros de contabilidad

5.     Balances de Comprobación

6.     Estados Financieros

Estos temas se desarrollan ampliamente en sección especial para cada uno, en lecciones y capítulos posteriores.

Para el estudio práctico del procedimiento se va a considerar un orden que seguirá una secuencia que consta de 3 etapas, 6 Fases y 9 pasos, de acuerdo al siguiente esquema:

ESQUEMA N° 1:Secuencia  práctica  del procedimiento:

Comprende 3 etapas, 6 fases y 9 pasos:

Primera Etapa: RECONOCIMIENTO

1ra. Fase: Compilación de datos

Paso N° 1: Conocer la transacción

Paso N° 2: Extraer datos básicos

2da. Fase: Análisis de transacciones

Paso N° 3: Determinar efectos

Paso N° 4: Identificar cuentas y aplicar reglas de la partida doble

            Segunda Etapa: REGISTRACIÓN:

3ra. Fase: Registros en el Diario General 

Paso N° 5: Anotar los efectos mediante asientos

4ta .Fase: Pase de asientos al Mayor

Paso: N° 6: Clasificar los efectos en las cuentas

            Tercera Etapa:INFORMACIÓN:

5ta.Fase:Preparación de Balance de Comprobación

Paso N° 7: Preparar Balance de Comprobación  

6ta.Fase:Formulación de Estados Financieros.

Paso N° 8: Formular Estado de Resultados (Ganancias y Pérdidas)

Paso N° 9: Formular Balance General

La explicación de cada una de estas partes de la secuencia práctica del procedimiento  se desarrolla mas adelante, junto con el aspecto teórico en los temas del 1 al 6, bajo el sub- título: “Secuencia del Procedimiento”

OPERACIONES:

Definición de operaciones: Las operaciones, conocidas también como Transacciones, son las actividades o acontecimientos diarios de un negocio; considerándose entre éstas, como operaciones principales, la venta de mercaderías o servicios a las personas llamadas clientes, así como la compra de mercaderías o servicios a las personas llamadas proveedores.

En una forma amplia se conceptúa también a las transacciones como a todos aquellos eventos o sucesos específicos que ejercen efectos económicos en la empresa, y cuyo reconocimiento se expresa en forma  de un asiento en los registros de contabilidad.

Clases de Transacciones:

Por el origen o naturaleza misma de las transacciones, se consideran a éstas en 2 clases fundamentales:

1. Transacción ú operación comercial, llamadas también Transacciones Externas.
2. Transacción ú operación contable, llamadas también Transacciones Internas.

Como ejemplos de la primera clase tendríamos las siguientes:

                  1.- Efectivo y bienes procedentes del propietario.

(Por inversiones originales o subsecuentes) 

                        2.- Entregas en efectivo al propietario  (Por utilidades o retiros)

                        3.- Compras de mercaderías (al contado o crédito)

                        4.- Pago de las compras al crédito

                        5.- Ventas de mercadería (al contado o a crédito)

                        6.- Cobranzas por las ventas al crédito.

                        7.- Sueldos de empleados, alquileres y otros gastos (al contado o crédito)

A estas transacciones externas también se les conoce como transacciones con terceros porque surgen de las relaciones con una persona de fuera del negocio.

                        Como ejemplo de las transacciones ú operaciones contables, conocidas también como transacciones internas porque contrastan  con las transacciones externas, tendríamos las siguientes:

      1.- Ajustes periódicos de gastos pagados por anticipado o de una acumulación o ingreso devengado.

      2.- Una previsión para depreciación

      3.- La corrección de un error y otros casos similares.

Características de las Transacciones Comerciales:

A.    La característica fundamental de las transacciones con terceros es que la Entidad empresarial da algo a cambio de recibir otra cosa.     

B.    Una transacción ú operación comercial casi siempre representante finalmente entradas o salidas en efectivo; ya qué, sino  inmediatamente, en fecha posterior será seguida de una liquidación en efectivo.

C.    Las transacciones están amparados por un documento mercantil original de algún  tipo.

Secuencia del Procedimiento:

Como habíamos indicado anteriormente, la secuencia ú orden que se sigue en el proceso contable del procedimiento básico para registro de operaciones, comprende 9 pasos que se cumplen en 6 fases y 3 etapas, de las mismas que ahora vamos a describir el paso 1 y 2 de la fase 1 a fin de que quede explicado en que consisten para su correcta aplicación práctica.

Paso 1: Conocer e identificar la transacción:

Consiste en reconocer la particularidad de cada una de ellas utilizando para ello ciertos términos que indiquen una transacción especifica y con los cuales se distinguirá de las otras. Es importante se cumpla su ejecución, puesto qué como existe una gran variedad de transacciones, resulta indispensable saber de cual se trata para hacerle su registro contable adecuado. El documento y los datos contenidos en el mismo son los que se van a facilitar la identificación de la transacción

Paso2: Extraer Datos Básicos:

Este paso consiste en tomar los datos básicos de cada transacción, datos que son extraídos  de su documento mercantil original, los mismos que se utilizará tanto para hacer el análisis de la transacción como para anotar el detalle de la misma.

Fase 1: Compilación de Datos:

Esta fase consiste en ejecutar los pasos 1 y 2 del procedimiento, es decir, consiste en identificar la transacción  y extraer los datos básicos y particulares de cada una de ellas, tomando como fuente el documento mercantil original de las mismas.

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