EL PROCEDIMIENTO BÁSICO:
DEFINICIÓN: El procedimiento Básico para el registro de operaciones es aquel que consiste en registrar en un libro denominado Diario General, por medio de asientos, todas las operaciones al irse efectuando; luego pasar dichos asientos diariamente, uno a uno, al libro Mayor y obtener de éste los datos para hacer los Estados Financieros, o sea el Balance General y el Estado de Resultados (Ganancias y Pérdidas.)
Este procedimiento básico en su concepción inicial fue expuesto por primera vez por el fraile franciscano Luca Paccioli, en el siglo XV año de 1494 en Venecia, Italia; tiene plena vigencia en la actualidad, estando en nuestro país normado su uso según lo dispuesto por el Código de Comercio, en sus artículos 33° al 39°.(Código de Comercio del Perú)
Al procedimiento Básico para el registro de operaciones, también se le conoce como “Procedimiento Continental”.
ESTUDIO DEL PROCEDIMIENTO BÁSICO:
Introducción:Para que se facilite el estudio y posterior aplicación del Procedimiento Básico para el registro de operaciones, vamos a desarrollarlo separando la parte teórica de la parte práctica del procedimiento, con la finalidad de que se conozca por un lado, el detalle de los diferentes conceptos y términos que se aplican, y por otro lado, el orden minucioso de todo el proceso. Al mismo tiempo dicha teoría y práctica, con la metodología que utilizamos, queda científicamente integrada para su fácil comprensión y aprendizaje efectivo.
Antes de mencionar los principales conceptos contables que vamos a estudiar, y que corresponden a la parte teórica del procedimiento, consideramos necesario recomendar que es muy importante de que éstos queden bien asimilados, puesto que de ello depende la correcta ejecución práctica del procedimiento.
Los temas principales por estudiar son los siguientes:
1. Operaciones
2. La cuenta
3. La Partida Doble
4. Libros de contabilidad
5. Balances de Comprobación
6. Estados Financieros
Estos temas se desarrollan ampliamente en sección especial para cada uno, en lecciones y capítulos posteriores.
Para el estudio práctico del procedimiento se va a considerar un orden que seguirá una secuencia que consta de 3 etapas, 6 Fases y 9 pasos, de acuerdo al siguiente esquema:
ESQUEMA N° 1:Secuencia práctica del procedimiento:
Comprende 3 etapas, 6 fases y 9 pasos:
Primera Etapa: RECONOCIMIENTO1ra. Fase: Compilación de datos
Paso N° 1: Conocer la transacción
Paso N° 2: Extraer datos básicos
2da. Fase: Análisis de transacciones
Paso N° 3: Determinar efectos
Paso N° 4: Identificar cuentas y aplicar reglas de la partida doble
Segunda Etapa: REGISTRACIÓN:
3ra. Fase: Registros en el Diario General
Paso N° 5: Anotar los efectos mediante asientos
4ta .Fase: Pase de asientos al Mayor
Paso: N° 6: Clasificar los efectos en las cuentas
Tercera Etapa:INFORMACIÓN:
5ta.Fase:Preparación de Balance de Comprobación
Paso N° 7: Preparar Balance de Comprobación
6ta.Fase:Formulación de Estados Financieros.
Paso N° 8: Formular Estado de Resultados (Ganancias y Pérdidas)
Paso N° 9: Formular Balance General
La explicación de cada una de estas partes de la secuencia práctica del procedimiento se desarrolla mas adelante, junto con el aspecto teórico en los temas del 1 al 6, bajo el sub- título: “Secuencia del Procedimiento”
OPERACIONES:
Definición de operaciones: Las operaciones, conocidas también como Transacciones, son las actividades o acontecimientos diarios de un negocio; considerándose entre éstas, como operaciones principales, la venta de mercaderías o servicios a las personas llamadas clientes, así como la compra de mercaderías o servicios a las personas llamadas proveedores.
En una forma amplia se conceptúa también a las transacciones como a todos aquellos eventos o sucesos específicos que ejercen efectos económicos en la empresa, y cuyo reconocimiento se expresa en forma de un asiento en los registros de contabilidad.
Clases de Transacciones:
Por el origen o naturaleza misma de las transacciones, se consideran a éstas en 2 clases fundamentales:
Como ejemplos de la primera clase tendríamos las siguientes:
1.- Efectivo y bienes procedentes del propietario.
(Por inversiones originales o subsecuentes)
2.- Entregas en efectivo al propietario (Por utilidades o retiros)
3.- Compras de mercaderías (al contado o crédito)
4.- Pago de las compras al crédito
5.- Ventas de mercadería (al contado o a crédito)
6.- Cobranzas por las ventas al crédito.
7.- Sueldos de empleados, alquileres y otros gastos (al contado o crédito)
A estas transacciones externas también se les conoce como transacciones con terceros porque surgen de las relaciones con una persona de fuera del negocio.
Como ejemplo de las transacciones ú operaciones contables, conocidas también como transacciones internas porque contrastan con las transacciones externas, tendríamos las siguientes:
1.- Ajustes periódicos de gastos pagados por anticipado o de una acumulación o ingreso devengado.
2.- Una previsión para depreciación
3.- La corrección de un error y otros casos similares.
Características de las Transacciones Comerciales:
A. La característica fundamental de las transacciones con terceros es que la Entidad empresarial da algo a cambio de recibir otra cosa.
B. Una transacción ú operación comercial casi siempre representante finalmente entradas o salidas en efectivo; ya qué, sino inmediatamente, en fecha posterior será seguida de una liquidación en efectivo.
C. Las transacciones están amparados por un documento mercantil original de algún tipo.
Secuencia del Procedimiento:
Como habíamos indicado anteriormente, la secuencia ú orden que se sigue en el proceso contable del procedimiento básico para registro de operaciones, comprende 9 pasos que se cumplen en 6 fases y 3 etapas, de las mismas que ahora vamos a describir el paso 1 y 2 de la fase 1 a fin de que quede explicado en que consisten para su correcta aplicación práctica.
Paso 1: Conocer e identificar la transacción:
Consiste en reconocer la particularidad de cada una de ellas utilizando para ello ciertos términos que indiquen una transacción especifica y con los cuales se distinguirá de las otras. Es importante se cumpla su ejecución, puesto qué como existe una gran variedad de transacciones, resulta indispensable saber de cual se trata para hacerle su registro contable adecuado. El documento y los datos contenidos en el mismo son los que se van a facilitar la identificación de la transacción
Paso2: Extraer Datos Básicos:
Este paso consiste en tomar los datos básicos de cada transacción, datos que son extraídos de su documento mercantil original, los mismos que se utilizará tanto para hacer el análisis de la transacción como para anotar el detalle de la misma.
Fase 1: Compilación de Datos:
Esta fase consiste en ejecutar los pasos 1 y 2 del procedimiento, es decir, consiste en identificar la transacción y extraer los datos básicos y particulares de cada una de ellas, tomando como fuente el documento mercantil original de las mismas.
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