Distribución de los costos de ventas

Un prerrequisito esencial para elaborar un presupuesto de ventas exitoso es contar con un sistema de contabilidad capaz de separar costos e ingresos, de manera que puedan distribuirse hacia productos, pedidos, clientes, territorios o periodos. Los costos fijos, como salarios o depreciación de equipo, no varían con el nivel del resultado y se incluyen aunque se realice o no un esfuerzo de ventas. No obstante, los cambios en el nivel de costos fijos son posibles a largo plazo.

Cambiar hacia un plan sobre comisiones o vender activos tangibles a inversionistas y luego pedirlos en préstamo puede reducir los costos fijos de modo notable. Sin embargo, un gerente de ventas deberá considerar los costos fijos casi como inalterables durante el periodo de vigencia del presupuesto.

Los costos variables, como comisiones o gastos de viaje, fluctúan directamente con el nivel de la actividad de ventas. Estos costos son controlables y requieren una vigilancia constante por parte de la gerencia, pues se expanden y contraen en relación con el volumen de ventas, de manera que descienden a cero cuando no hay actividad de ventas.

Aunque los costos variables pueden reducirse para aumentar la eficiencia de ventas, una restricción excesiva en este sentido puede tener el efecto de un bumerán, con énfasis en los pedidos a corto plazo, que ensombrecen los intereses de la compañía a más largo plazo en las áreas de servicio de cuenta y desarrollo. Los costos variables se determinan al multiplicar las cantidades anticipadas del producto por el costo variable por unidad.
 
El tercer grupo de costos representa una mezcla de los otros dos. Los costos semivariables se mueven según los cambios de volumen, pero no varían en proporción directa a ellos. Al equilibrar los componentes fijos y los variables, los costos semivariables se mueven en una menor proporción.

Debido a sus ingredientes fijos, regresan a un nivel que es mayor que cero cuando el volumen desciende a cero. Estos costos son menos controlables que los costos variables, pero más manejables que los costos fijos.