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Contabilidad. Costos y finanzas

Autor: Juan de Dios Meneses C
Curso:
9,40/10 (7 opiniones) |3107 alumnos|Fecha publicación: 04/08/2010
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Capítulo 4:

 Ventas (1/2)


Las ventas pasaron de 90 millones a 100 millones, un aumento del orden del 11%. Nada mal; sin embargo, es conveniente analizar los siguientes puntos

Costos de los artículos vendidos

El costo de los artículos vendidos pasó de 50 millones a 59 millones, un aumento del 18%. Este brinco es superior a la tasa de inflación y lo más importante, es que supera el porcentaje del incremento de las ventas.

Sería importante preguntarnos si:

n¿Podríamos bajar el costo de los artículos vendidos renegociando trato con los proveedores o encontrando otros proveedores menos caros?

n¿Podríamos bajar el costo de los bienes vendidos comprando cantidades más grandes y, en tal caso, resultaría ello eficiente?

n¿Podríamos sustituir las sustancias, los materiales o los productos que estamos comprando por otros?

n ¿Podríamos aumentar el precio de nuestros productos?

Gastos de ventas, administrativos y generales

Este rubro bajó de 20 millones a 15 millones de dólares; es decir, una disminución del orden del 25%. Por lo general, cuando los ingresos disminuyen radicalmente (como en este caso), cabe suponer que se debe a una medida tomada deliberadamente por la administración. (Por el contrario, si los egresos suben mucho, tal vez se deba a un caso de “acumulación de centavos”, en el cual la administración no tiene sensibilidad suficiente para atender que los incrementos de gastos, a pesar de que sean mínimos, pueden sumar en última instancia una cantidad considerable).

Entonces es recomendable preguntarse:

n ¿La baja refleja una disminución de trabajadores? Es decir, ¿se despidió personal o (usando un eufemismo de las empresas) se “adelgazo” la empresa (se le aplicó downsizing)? En tal caso. ¿qué costos, directos e indirectos, produjo el despido, la reubicación y la sustitución de personal?

n ¿La baja refleja un recorte de los sueldos y salarios o de las comisiones que se pagan a los vendedores de la empresa o a los agentes de ventas independientes?

n ¿La baja refleja que se ha apretado el cinturón respecto a las cuentas de gastos de empleados o a las prestaciones para los empleados?

n ¿La baja refleja un recorte en rubros como: alquiler de oficinas, servicios públicos (por ejemplo, teléfono, agua, electricidad) y seguros? En tal caso ¿cuáles han sido las repercusiones?

n ¿La baja refleja una disminución de la investigación y el desarrollo? En tal caso, ¿cómo se afectarán los ingresos futuros?

Depreciación

La depreciación pasó de 10 a 12 millones, con aumento del orden del 20%. Dado que la depreciación indica la posible disminución de impuestos por causa del desgaste por uso o la obsolescencia del equipo o los bienes. (Ver flujo de efectivo). Preguntémonos:

n ¿El aumento refleja compras extraordinarias de equipo de bienes o refleja un cambio en el método usado para calcular la depreciación?

Total de gastos y costos

Este rubro pasó de 80 millones a 86 millones, un aumento del orden del 7.5%. Reflexionemos:

n¿Cómo queda este porcentaje cuando se compara con la tasa de inflación?

n¿Cómo queda cuando se compara con los parámetros de la industria?

n¿Este rubro de egresos se podría recortar aún más sin consecuencias negativas?

Utilidades de operación y Utilidad neta

Las utilidades de operación (es decir, los ingresos antes de impuestos e intereses) pasaron de 10 a 14 millones, un aumento del orden del 40%, o sea considerable. No obstante la utilidad neta (es decir, los ingresos después de impuestos e intereses) aumentó 70%, cifra considerablemente mayor. ¿Esto daría a entender que la administración quizá redujo sus deudas y aprovechó mejor la posibilidad de reducir los impuestos en el segundo año, o gracias a un golpe de suerte las tasas de interés bajaron) y, por lo tanto, los egresos por intereses)? Cabe señalar que, en términos absolutos, los gastos financieros por intereses son relativamente bajos y se redujeron alrededor del 50%. Además, aun cuando la reserva para el impuesto sobre la renta es considerable en relación con las utilidades antes de impuestos (que subieron alrededor del 50%), ésta subió aproximadamente 20%, porcentaje bastante menor que los correspondientes a utilidades de operación, utilidades antes de impuestos y utilidad neta.

El estado de flujo de efectivo

Este estado describe los orígenes y las aplicaciones del efectivo durante un plazo dado cualquiera. Se centra en los ingresos generados y las obligaciones cumplidas (por ejemplo, créditos y otras deudas). Es verdaderamente importante diferenciar el concepto de rentabilidad y el de flujo de efectivo. El Balance general de una empresa puede revelar activos en cantidad muy superior a la de los pasivos (es decir, la rentabilidad). No obstante, si los activos no se pueden cobrar (por ejemplo, cuentas incobrables o cuentas malas) o convertir en efectivo (por ejemplo, inventarios Dentro de un plazo de tiempo determinado, entonces es muy posible, y no sólo en teoría, que la empresa no pueda cumplir con sus obligaciones y se vea obligado a declararse en quiebra, a pesar de que los estados financieros indiquen “rentabilidad”. Como dice el dicho. “El flujo de efectivo positivo, y no la utilidad (en libros) servirá para pagar la comida”

&ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO

Su compañía, S.A.

(ejercicio al 31 de diciembre; en millones)

Flujos de efectivo

Orígenes: Actividad de operación

     Ingreso neto                                                                                             8.5

     Cuentas y documentos por cobrar                                                          (2.5)

     Inventarios                                                                                              (5.0)

     Depreciación                                                                                          12.0

     Cuentas y documentos por pagar                                                             0.0

     Impuesto sobre la renta y otros                                                               (1.0)

                                                                                                                   --------

                                                                                                                     12.0

                                                                                                                   ====

Orígenes: Actividad de investigaciones

     Valores negociables                                                                                  0.5

     Bienes inmuebles, planta y equipo                                                        (16.0)

                                                                                                                   ---------

                                                                                                                   (15.5)

                                                                                                                  =====

Orígenes: Actividades de financiamiento

     Acciones preferentes (venta)                                                                    3.0

     Acciones comunes (venta)                                                                        2.5

                                                                                                                   --------

                                                                                                                       5.5

                                                                                                                   --------

Efectivo, cambio neto                                                                                     2.0

                                                                                                                    -------

Efectivo, al 1 de enero                                                                                  13.5

                                                                                                                    --------

Efectivo, al 31 de diciembre                                                                          15.5

                                                                                                                   =====

El flujo de efectivo se divide en tres categorías:

ðActividades de operación

ðActividades de inversión

ðActividades de financiamiento

Analizando el ejemplo del cuadro anterior, tenemos que las cifras sin paréntesis representan dinero recibido; entonces las actividades de operación produjeron 12 millones; hasta ahí un flujo de caja positivo. No obstante las actividades de inversión arrojan que se gastaron 15.5 millones más de los que ingresaron. ¿Qué pudo ocasionar lo anterior? Los egresos por 16 millones para muebles plantas y equipos muestran que la empresa está aplicando un plan de expansión. Dicha posibilidad queda sustentada con la venta de 5.5 millones de acciones preferentes y comunes en el rubro de actividades financiamiento. ¿Qué sentido tiene vender acciones para reunir capital en lugar de obtener un crédito bancario? La empresa quiso, tal vez, evitar el pago de intereses sobre el principal o quizá no cumplía los requisitos de los bancos para un crédito. Al final, la empresa arrojó un flujo de efectivo neto positivo de 2 millones. En conclusión, aun cuando algunas actividades hayan contribuido al flujo de efectivo positivo, y otras no, el resultado es que ingresó más dinero que el que salió.

Cómo mejorar el flujo de efectivo

El dinero que ingresa (cuentas por cobrar, el dinero que le deben)

üSolicite que le hagan los pagos enviándolos electrónicamente en forma directa a su cuenta bancaria, por medio de una transferencia electrónica de fondos (TEF). Lo anterior puede hacerse de manera casi instantánea.

ü Si su empresa tiene varias sucursales, use el método de concentración. Los fondos de todas las áreas son transferidos, en forma instantánea, a una cuenta bancaria principal  o central. En consecuencia, su empresa, pagará menos por las tarifas y comisiones del banco y cobrará menos intereses

üOtorgue descuentos en efectivo por pronto pago

üFacture de manera oportuna. Clasifique por “vencimientos” sus cuentas y sígales la pista para saber si llevan mucho tiempo vencidas; según los plazos otorgados: 30 – 60 – 90 días o más. Si están bastante atrasadas, exigir el pago inmediato y negar mayor crédito. La facturación debe ser cíclica (por ejemplo, semanal). De esta manera la presión para el personal encargado de las cuentas por cobrar no es tan grande y las actividades suelen funcionar con menos problemas.

 üRealice un esfuerzo colectivo. Esto implica una serie de pasos sucesivos, desde las llamadas telefónicas y las cartas al principio hasta exigencias más severas y advertencias de orden legal

üDeposite el dinero recibido todos los días. Tiene sentido desde el punto de vista del control interno. (El efectivo, los cheques y los pagarés de tarjetas de crédito, pueden ser robados o se pueden perder)

ü En caso necesario use el factoring (factoraje). Que consiste en vender su cartera (cuentas por cobrar) a una entidad dedicada a los servicios financieros, por una cantidad  inferior de su valor nominal; en donde la entidad de factoraje asume plena responsabilidad de la cobranza

El dinero que sale (cuentas por pagar, el dinero que la empresa debe)

ÊCentralice las cuentas pagaderas y pague lo más tarde posible. (DDO)

ÊGire cheques contra bancos foráneos para aprovechar el tiempo en tránsito (“jineteo”), pues con esto los cheques tardarán más en  ser pagados

Amortización de créditos malos

Las cuentas por cobrar que están considerablemente atrasadas o vencidas, de hecho, tal vez sean incobrables. La empresa puede optar por reconocer estas amortizaciones en un momento en que dichas deducciones se puedan asentar para obtener el mayor provecho posible.

Consideraciones para reducir impuestos

La depreciación:

Los gobiernos permiten que las empresas disminuyan sus obligaciones fiscales reconociendo una disminución del valor del equipo y el patrimonio debido al desgaste por uso o la obsolescencia. Las políticas para la depreciación pueden cambiar a efecto de reflejar los intentos del gobierno para estimular el crecimiento de industrias específicas o la economía en general.

Suele haber tres métodos de depreciación, aunque estos dependen de las legislaciones fiscales de cada país. Si tomamos compras de equipo por 80.000 y un plazo de vida de cuatro años por ejemplo, entonces los métodos serían:

1. Línea recta: simplemente se divide el precio de compra del artículo entre la cantidad de años en la que se depreciará. Entonces, si dividimos 80.000 entre 4, tenemos que 20.000 es el monto que corresponde a la depreciación para cada uno de los cuatro años:

                        Año1: 80.000 X ¼ = 20.000

                        Año 2: 80.000 X ¼ = 20.000

                        Año 3: 80.000 X ¼ = 20.000

                        Año 4: 80.000 X ¼ = 20.000

2. Doble cuota sobre valor en libros: se toma la línea recta y se duplica. En el ejemplo anterior, en cada uno de los cuatro años se registra un cuarto de la depreciación; en este caso, se deprecia a una tasa equivalente a la mitad del valor (restante) en cada uno de los años.

                        Año1: 80.000 X ½  = 40.000 (saldo trasladado al año 2)

                        Año 2: 40.000 X ½  = 20.000 (saldo trasladado al año 3)

                        Año 3: 20.000 X ½  = 10.000 (saldo trasladado al año 4)

                        Año 4: 10.000 X ½  =   5.000 ( el saldo no se agota)

Nota: el valor no ha quedado totalmente depreciado al final del cuarto año, pues el balance se multiplica sucesivamente por una fracción y, por consiguiente, es prácticamente infinito. Así pues cuando usted llega al año en que el método de la línea recta le ofrece una depreciación mayor que la del método de la doble cuota sobre saldos decrecientes, usted podría optar por el método de la línea recta con el objeto de agotar el valor totalmente

3. Suma de dos dígitos del año: Sume el valor ponderado de los años (4+3+2+1 =10) y use esta cifra como denominador de la fracción que corresponde a la tasa de depreciación, en cuyo caso cada uno de los años hará las veces de numerador. (Este método casi no se usa)

Año1: 80.000 X 4/10 =  32.000

                        Año 2: 40.000 X 3/10 = 24.000                

Año 3: 20.000 X 2/10 = 16.000                

Año 4: 10.000 X 1/10 =   8.000

El valor del Inventario: EUPS/PEPS

La forma en que asignamos valor a nuestros inventarios también puede tener implicaciones para la disminución de los impuestos. Como los inventarios caen en la categoría del activo y se reflejan en el estado de pérdidas y ganancias (estado de resultados), en el rubro de costo de artículos vendidos, la utilidad final se verá afectada si el inventario aumenta o disminuye.

Supongamos que tenemos una tienda de muebles (mueblería) y un total de tres sillas idénticas. Una silla fue adquirida en febrero por 12, otra lo fue en marzo por 14 y otra más en abril por17. Si sólo vendemos una silla, cabría preguntarnos si esta silla fue laque compramos en febrero por 12 o la comprada en abril por 17. Si decidimos que fue la comprada en “febrero” (artículo comprado antes o primero) es la que venderemos primero, estaremos usando el método  PEPS (primeras entradas, primeras salidas). Por otra parte, si decidimos que la silla de  “abril” (artículos comprado después o al último) es la que vendemos primero, estaremos usando el método UEPS (últimas entradas, primeras salidas). En este caso, el método PEPS incrementa al valor del inventario, mientras el UEPS lo disminuye.

IMPACTO DEL PEPS/UEPS EN EL VALOR DEL INVENTARIO

 

                                                                                              Valor del inventario

                                                                                            PEPS           UEPS

                                                                                                                            __________________

1 Silla adquirida en febrero           a 12                              (vendida)      12

1 Silla adquirida en marzo             a 14                              14                  14

1 Silla adquirida en abril                a 17                             17          (vendida)

                                                                                                

                                                                                                 31                 26

                                                                                               ====            =====

Como el método PEPS subestima relativamente el valor del inventario, puede servir para reducir el ingreso gravable. No obstante, la gerencia podría preferir el método UEPS si, por ejemplo, la prioridad básica es reunir capital. En tal caso, el valor ligeramente exagerado del inventario puede servir para aumentar el capital contable en el balance general, debido al incremento del valor del inventario, que es un activo. Asimismo, puede servir para aumentar la utilidad neta, reflejada en el estado de pérdidas y ganancias como una reducción del costo de los bienes vendidos. Y esto puede resultarle atractivo a los prestamistas e inversionistas en potencia.

El Control Interno

La empresa debe establecer y aplicar políticas y procedimientos para salvaguardar sus activos. Las siguientes medidas son aplicadas desde hace mucho y generalmente aceptadas:

2 Defina las obligaciones con la mayor claridad y definición posibles. Por ejemplo, cada caja menor debe ser asignada a una única persona (empleado) por turno y esta persona será la responsable de cualquier faltante.

>Divida el trabajo en campos donde exista la posibilidad de que se cometan abusos. Por ejemplo, no permita que un empleado controle el efectivo si también lleva los libros o que controle el inventario, o si la persona es el jefe de embarques.

† Establezca el sistema de pesos y contrapesos. Por ejemplo, requiera dos firmas para los cheques, el acceso a las cajas de seguridad y autorizaciones para las transferencias electrónicas de fondos.

”Contrate personal confiable y ético. Para tal efecto, las entrevistas para la contratación deben tomar en cuenta que la verificación de referencias es algo más que un procedimiento menor y rutinario

4 Documente los procedimientos de control siempre y donde sea posible. Estas medidas idealmente deben ser inmediatas, completas e inviolables. Por ejemplo, se deben entregar los recibos de la caja registradora a cada uno de los clientes a efecto de documentar y garantizar que cada transacción es registrada. También es conveniente colgar un aviso en un lugar visible de la caja registradora que informe a los clientes que tiene derecho a un crédito en la tienda (por ejemplo un 5%) si el cajero no les entrega su recibo de caja. Incentivo para que el cliente reporte las transacciones que no se registren.

Ä Rote las tareas periódicamente. Esto permite a la gerencia observar si el problema se acaba o no cuando la persona es removida temporalmente. Si se acaba, ello indicará que la persona podría ser culpable. Las vacaciones ofrecen esta oportunidad.

ü Haga revisiones independientes. Contrate especialistas externos, como contadores públicos titulados en su papel de auditores, para inspeccionar si el sistema tiene fallas o existen irregularidades.

$Supervise de manera muy estrecha (conforme se necesite) y vigile los resultados (periódica y regularmente).

EVALUACIÓN DE INVERSIONES

Las Razones Financieras

Son las herramientas utilizadas para analizar los estados financieros de la empresa. En la gráfica se presentan algunas de las razones financieras más comunes utilizadas, para cada una de ellas existen formas de cálculo y análisis.

Una vez realizados los cálculos de cada una de las Razones Financieras, lo más importante es buscar las interrelaciones existentes entre ellas, de tal manera que puedan detectarse problemas, que serán analizados y proyectados hacia su solución y posible influencia dentro de todo el funcionamiento de la empresa.

 

Razones de Liquidez

Mide la capacidad de la empresa para cancelar sus obligaciones corrientes o a corto plazo.

Se obtienen del balance general

 

Razones de Actividad:

Miden la eficiencia de la inversión de la empresa en las cuentas del activo corriente.

Se obtienen del balance general y del estado de pérdidas y ganancias.

 

Mide el número de veces que rotan las cuentas por cobrar, inventarios de materias primas e inventarios de productos terminados.

La rotación se refiere a qué tan rápido se convierten en dinero

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