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Capítulo 8:

 Principales libros de contabilidad. Libro diario. Asientos contables

Principales libros de Contabilidad

Cuando hablamos de libros de Contabilidad nos referimos a los registros que utilizamos para contabilizar las operaciones de la entidad, dentro de éstos libros tenemos: El Libro Diario y el Libro Mayor (que lo veremos en el próximo capítulo)

Libro Diario

Es uno de los libros más utilizados en la Contabilidad, se lo utiliza para registrar todas las operaciones de la empresa en orden cronológico y diariamente, de ahí su nombre; este registro se lo hace mediante asientos contables, a esta acción también se la conoce con el nombre de jornalización, un formato muy generalizado del libro diario es el siguiente:

Contabilidad

Como podemos observar, a más del nombre de la entidad o compañía, debe ir el nombre del libro contable, en este caso DIARIO GENERAL, seguidamente debemos registrar el número de folio; a continuación tenemos una columna para registrar la FECHA de cada transacción, seguidamente en DESCRIPCION, debemos hacer constar las cuentas que han intervenido en la operación, en REF. colocamos una referencia o código de cuenta, finalmente registramos los valores que deben ir al DEBE y los valores que deben ir en el HABER, cumpliendo el principal principio de la Contabilidad, la partida doble.

Asientos Contables

Los asientos contables son los registros que se van asentando en forma cronológica en el DIARIO GENERAL, previo a un análisis de las cuentas que deben debitarse (registrar en el DEBE) y las cuentas que deben acreditarse (registrar en el HABER), a este análisis se le denomina JORNALIZACION. Para ejemplificar mejor esta situación vamos a suponer que la empresa adquiere un vehículo y que paga con cheque la suma de 12.000 dólares. Antes de proseguir el Contador debe asegurarse de que posee toda la documentación que sustenta la transacción, esto es, la factura, el contrato de compra-venta del vehículo, el cheque, etc.

A continuación debe hacer el siguiente análisis en función del principio de la partida doble:  

Contabilidad

Luego procede a registrar en el DIARIO GENERAL la transacción, con el siguiente asiento contable:

Contabilidad

En este asiento podemos observar las siguientes partes:

1.- Un número de identificación ------- 1 -------

2.- La fecha 26-ago-20..

3.- La cuenta que se debita: Vehículos con su referencia 1.2.1.

4.- La cuenta que se acredita: Bancos con su referencia 1.1.2.

5.- El valor del DEBE de la cuenta Vehículos 12.000

6.- El valor del HABER de la cuenta Bancos  12.000

7.- Una referencia de la transacción realizada: Registro de la compra del vehículo marca ……, chasis No.………., motor …………, con cheque No………….

Por regla general todo asiento debe contener estas partes.

Finalmente nos aseguramos que el asiento está cuadrado por cuanto mantiene igualdad de valores tanto al DEBE como al HABER.

ASIENTO SIMPLE.- El asiento que hemos realizado es considerado como asiento simple, por cuanto ha intervenido una sola cuenta deudora y una sola cuenta acreedora.

ASIENTO COMPUESTO.- En estos asientos intervienen dos o más cuentas deudoras y dos o mas cuentas acreedoras.

ASIENTO MIXTO.- Es aquel en el que intervienen una cuenta deudora y dos o mas cuentas acreedoras, o varias cuentas deudoras y una cuenta acreedora.

Ahora vamos a ver un ejemplo de asiento compuesto, se trata de una transacción mediante la cual, se adquiere equipos de oficina por $ 12.000 y muebles por $ 1.500, en la empresa Andesur, según factura No. 1530, se paga en efectivo $ 500, con cheque $ 2000 y por la diferencia nos conceden 15 días de crédito no documentado.

El asiento debe registrarse de la siguiente forma:

Contabilidad

A continuación vamos a realizar un asiento mixto, donde intervienen varias cuentas deudoras y una acreedora. Para esto conocemos que un nuevo socio se integra a la compañía y da un aporte económico de $ 18.000 de los cuales $ 15.000 lo deposita en Bancos y $ 3000 los ingresa a Caja, además trae 3 equipos de computación valorados en $ 2.000.

El registro de este asiento es de la siguiente manera:

Contabilidad 

Como podemos observar en los asientos realizados, se cumple el principio de la partida doble, también en cada uno observamos los 7 pasos que se cumplieron en el asiento número 1. Originalmente cuando surgió la Contabilidad, estos libros se tenían que llevar a mano, con buena letra, sin manchones ni enmendaduras, sin embargo con el desarrollo de la civilización ahora pues, se pueden realizar en modernos sistemas computarizados, el formato del diario general mantiene su estructura de fondo, pero en algunos casos a cambiado ligeramente de forma para facilitar la jornalización conocida modernamente como digitación de documentos contables.

Para mantener un archivo de estos libros es necesario imprimirlos y luego encuadernarlos, pues son necesarios para cualquier consulta posterior o para verificar cualquier dato en caso de litigio entre las partes involucradas, existen diferentes criterios sobre el tiempo que se deben conservar estos libros, dependiendo de la legislación de cada país.

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