Términos y definiciones

Asientos de cierre: Registro de eliminación al final del período de las cuentas nominales, o sea, una vez elaborado el Estado de Ganancias y Pérdidas, las cuentas nominales de Ingresos y Egresos han quedado reducidas a la utilidad o pérdida ocurrida en el ejercicio, por lo que se procede a su cancelación y a traspasarse a la Cuenta Capital los beneficios o pérdidas.

Período contable: Es el lapso que escoge una empresa para determinar cuáles han sido los beneficios o pérdidas de la misma en ese período, y establecer cuál ha sido la variación en el patrimonio del negocio. Al final del mismo se elaboran los estados financieros: Estado de ganancias y pérdidas (relación de ingresos y egresos en el período) y el Balance General (establece la situación del activo, el pasivo y el capital).

Período fiscal: Establecido por la Ley, generalmente un año.

Teneduría de libros: Conjunto de procedimientos de la Contabilidad.

Pasos del Ciclo Contable

- Al comenzar la empresa: registrar en el Libro de Inventarios todos los bienes, obligaciones y el estado del patrimonio para la fecha (síntesis de la situación en que se encuentra la empresa).

- Verificación de la operación que se va a registrar a medida que se van produciendo. Toda operación debe estar amparada por algún documento que garantice la veracidad, autenticidad y exactitud de la información y que quede como prueba fehaciente y comprobable de lo que se va a transcribir.

- Registrar la operación en el Libro de Diario (se registran las operaciones en orden cronológico de acuerdo a la Teoría del Cargo y del Abono).

- Libro Mayor: Agrupar y clasificar todas las cuentas por separado y determinar su saldo. El saldo se realiza generalmente al final de cada mes.

- Balance de comprobación: verificación matemática de los registros hechos en el mes. Cuando se realice el saldo de cada cuenta en el Mayor se debe obtener que la suma los saldos de las cuentas deudoras es igual a la suma de los saldos de las cuentas acreedoras.

- Determinación fecha de cierre: En esta fecha en base al último Balance de Comprobación se hace un análisis de cada una de las cuentas para realizar lo ocurrido en el año. Esto se conoce como ajustes y correcciones, llevar cada cuenta a su justo valor.

- Cuando las cuentas están en su justo valor se prepara un borrador de los estados financieros, determinando la utilidad o pérdida del ejercicio y la situación del Activo, Pasivo y el Capital. Esto se conoce como Hoja de Trabajo.

- Cuando se tiene la certeza de que todo está correcto, se preparan los dos Estados Financieros: Estado de Ganancias y Pérdidas (formado por las cuentas nominales de Ingresos y Egresos) y el Balance General (formado por las cuentas reales de Activo, de Pasivo y de Capital y por las Cuentas de Validación y de Orden).

- Asientos de cierre: se procede a cerrar las cuentas nominales y a traspasar la utilidad o pérdida a la cuenta capital.

Reflejar en el Libro de Inventarios en forma detallada los estados financieros.