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Capítulo 10:

 Principales Registros de un Sistema Contable

Libro Diario

Es un registro cronológico de las transacciones en que participa la empresa. En él se ingresan todos los hechos económicos de la empresa, en forma de asientos contables, respetando las normas de débitos y créditos antes mencionadas.

Las principales razones de porqué usar un libro diario son:

1. El Libro diario muestra toda la información sobre una transacción en un solo lugar y también proporciona una explicación sobre la transacción.

2. El libro diario otorga un registro cronológico de todos los eventos de la vida de una empresa.

3. Ayuda a prevenir errores.

Asiento Contable

Un asiento diario es el proceso de ingresar la información de alguna transacción al libro diario.

Los siguientes son los elementos de un asiento contable:

1. Fecha: debe indicarse la fecha de la transacción.

2. Nombre de cuentas que se debitan y que se acreditan, las cuentas que se debitan se anotan en primer lugar y en segundo lugar los nombres de las cuentas que se acreditan, considerando una sangría.

3. Valores por los que se cargan o abonan las cuentas, todos los cargos se anotan en la columna DEBE del libro diario y los abonos se deben anotar en la columna HABER del libro diario.

4. Glosa: Es una breve explicación del significado del asiento contable y debe anotarse en la última línea del asiento.

Libro Mayor

Se agrupa la información contenida en el libro diario, por cuentas, como anteriormente se explicó cuando se mencionó a la cuenta, en general, se detalla esta información en un mayor esquemático o T.

Libro de Inventario y Balances

Una vez, que ya se ha traspasado toda la información del libro diario al mayor y esta se encuentra agrupada, se procede a hacer el balance, el que debe registrarse en este libro. El Balance es un estado de la situación de la empresa.

Asimismo, en este libro debe registrarse el Invenatrio que se practica al final de cada año y que corresponde al inicial del año siguiente.

Unidad IV Estados Financieros

Balance Tabular o de ocho columnas.

Este Balance se confecciona con fines tributarios, pero también como una forma de comprobar la cuadratura. Su formato es el siguiente:

Sumas Saldos Balance General Estado de Resultados

Cuenta Débitos Créditos Deudor Acreedor Activo Pasivo Pérdida Ganancia

Balance Clasificado Financiero.

Es un Estado Financiero-Contable que refleja la situación patrimonial de una empresa en un momento del tiempo. Consta de dos partes, activo y pasivo. El activo muestra los derechos y bienes con que cuenta la empresa, mientras que el pasivo detalla sus obligaciones tanto financieras, como con los dueños.

El activo suele subdividirse en inmovilizado o activo fijo y activo circulante. El primero incluye los bienes muebles e inmuebles que constituyen la estructura física de la empresa, y el segundo el disponible, las cuentas por cobrar, las inversiones de corto plazo y las mercaderías. En el pasivo se distingue entre recursos propios (patrimonio), pasivo a largo plazo y pasivo circulante. Los primeros son los fondos que aportan los dueños de la empresa(capital social, reservas); el pasivo a largo plazo lo constituyen las deudas a largo plazo (bonos, obligaciones a largo plazo), y el pasivo circulante son deudas a corto plazo (proveedores, deudas a corto plazo.

El Balance Financiero se formula de acuerdo con un formato y un criterio estándar para que la información básica de la empresa pueda obtenerse uniformemente como por ejemplo: posición financiera, capacidad de obtener ganancias y fuentes de obtención de recursos.

Estado de Resultados.

Es un Estado Financiero-Contable que muestra el resultado de las operaciones (actividades habituales de la empresa) y también el resultado no operacional, que es capaz de generar la entidad durante un periodo determinado. Este

Estado es complementario al Balance General. Presenta la situación financiera de una empresa a una fecha determinada, tomando como parámetro los ingresos y gastos efectuados; proporciona la utilidad neta de la empresa.

Este Estado también muestra la diferencia entre el total de los ingresos en sus diferentes modalidades; venta de bienes, servicios, intereses ganados , entre otros y los egresos representados por costos de ventas, costo de servicios, intereses pagados, entre otros.

Estado de Flujo Efectivo

Se entiende por EFE al estado financiero básico que muestra los cambios en la situación financiera a través del efectivo y equivalente de efectivo de la empresa de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (P.C.G.A.. El EFE ofrece a los usuarios de la información contable la posibilidad de conocer y resumir los resultados de las actividades financieras de la empresa en un período determinado y poder inferir las razones de los cambios en su situación financiera, constituyendo una importante ayuda en la administración del efectivo, el control del capital y en la utilización eficiente de los recursos en el futuro.

El Estado de Flujo Efectivo consta de tres partes: Flujo de Operación, Flujo de Financiamiento y Flujo de Inversión.

En el Flujo de la Operación, se anotan todos aquellos ingresos de efectivo producto de las operaciones del giro de la empresa, además de todas aquellas que se relacionan con el resultado operacional del Estado de Resultados. Del mismo modo, a todos los ingresos se le deben restar todos los egresos de efectivo con características similares a las mencionadas anteriormente.

En el Flujo de Financiamiento, se clasifican todos aquellos ingresos y egresos que se relacionan con las actividades de obtención de recursos en efectivo, como obtención de préstamos, pago de intereses, pago cuotas de préstamos,etc.

En el Flujo de Inversión, se clasifican todos aquellos ingresos y egresos que tienen relación con las compras de inversión que realiza la empresa, en   general con el fin de mantener estos activos por largo plazo en la empresa.

Por ejemplo, compra de activo fijo, compra de acciones de una empresa relacionada, etc.

  Notas a los Estados Financieros

Las Notas a los Estados Financieros son un complemento a los Estados Financieros, de carácter más bien cualitativo, pero en ocasiones contienen datos cuantitativos.

En general, las Notas a los Estados Financieros, detallan ciertas cuentas de los Estados Financieros y detallan el marco y la situación general de la empresa sobre la cual se generaron tales estados. Informan acerca de situaciones especiales como un cambio contable, que podría afectar a decisiones de los inversionistas u otros usuarios de la información contable.

Unidad V: Activo Corto Plazo.

Disponible

El disponible representa recursos financieros líquidos, es decir, el dinero en efectivo que tiene la empresa y los saldos en la cuenta corriente de la empresa. Se pueden clasificar como disponible los recursos, solamente cuando no existe restricción que impida utilizarlos en el momento que se les requiera.

Caja Chica

En estricto rigor, en esta cuenta sólo debieran clasificarse el dinero en efectivo que posee la empresa. Sin embargo, en ocasiones, se incluye también los cheques de terceros, que no tienen restricciones de algún tipo.

El dinero en efectivo que la empresa maneja debe controlarse, de tal modo de tener un orden con respecto a éste. Generalmente, las empresas tienen un responsable de la caja chica a quien se le entrega periódicamente un monto de dinero en efectivo, quien debe efectuar rendiciones acerca del uso de los fondos recibidos.

Usualmente en la empresa se realiza el denominado Arqueo de Caja, que consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.

Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero.

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada " Diferencias de Caja".

Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta "Diferencias de Caja" se deberá cancelar contra la de "Pérdidas y Ganancias".

Conciliación Bancaria

Consiste en la comparación de los registros de las operaciones que lleva la empresa, con el registro que llevan los Bancos y que informan a través de la cartola bancaria, con la finalidad de proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de contabilidad que posee la Empresa. La conciliación bancaria se realiza ya que es común que los saldos de la cartola enviada por los Bancos, no coincidan con los registros contables que lleva la empresa por una o más de las siguientes razones:

- Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos, llamados también cheques girados y no cobrados.

- Depósitos que la Empresa realizó en el momento que el Banco ya había emitido la cartola bancaria.

- Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa

- Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación.

- Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.

- Cargos que efectúa el Banco causados por intereses, comisiones, impuestos, cuotas de préstamos efectuados a la empresa, etc.

- Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto

- Errores u omisiones por parte de los Bancos Existen diferentes métodos de conciliación:

Método de Cuatro Columnas.

Consiste en la elaboración de una hoja de cuatro columnas. Dos para la cuenta en los libros de la Empresa y dos para la misma cuenta en los libros del Banco (con Debe y Haber). Este procedimiento permite ver claramente los Ajustes que hay que hacer en el Libro de la Empresa.

Una vez, que se llena el cuadro que a continuación se indica, se procede a realizar los ajustes correspondientes a la empresa, en forma de asientos de diario.

Conciliación por Saldos Ajustados.

Es una conciliación en dos etapas. En la primera se lleva el saldo del Estado de Cuenta del Banco a la situación correcta, luego de hacer las correcciones en los libros de la empresa, de acuerdo a las operaciones pendientes de registro en el Banco. En la segunda etapa, se llevan los saldos de los libros de la Empresa a su real valor, anotando las transacciones las cuales la Empresa no había registrado.

El Saldo de la cuenta del Banco, en el Mayor de la Empresa se ajusta de la siguiente manera:

- Sumando todos los abonos los cuales la empresa conoce sólo cuando recibe el Estado de Cuenta del Banco, como son: cuentas por cobrar de la Empresa que el Banco cobró y abonó en cuenta, abono por intereses, errores u omisiones.

- Restando los cargos que el Banco ha hecho a su favor como son comisiones, cheques devueltos o anulados, etc. De la misma manera se hacen los ajustes al estado de cuenta enviado por el Banco:

- Sumando los cargos que la Empresa hubiese hecho, los cuales no aparecen en la cartola bancaria tales como los errores u omisiones o los depósitos a última hora.

- Restando abonos que no aparezcan tales como cheques pendientes de cobro, errores u omisiones.

Conciliación por Saldos Encontrados

Es una conciliación que consiste en ajustar el saldo del Estado de Cuenta del Banco, hasta llegar al saldo que muestra la cuenta del banco en el libro mayor de la Empresa, es decir:

- Se suman al saldo del banco los Cargos por Depósitos de última hora, efectuados por la Empresa y los Cargos efectuados por el Banco que la empresa no haya tomado en cuenta, tales como: comisiones, intereses, errores u omisiones.

- Se restan los Abonos por: Cheques emitidos por la Empresa y no presentados para su cobro y los abonos efectuados por el banco no tomados en cuenta por la empresa (Intereses, cobros hechos por el banco en nombre de la empresa).

El formato utilizado para el método más común y utilizado es el siguiente:

Empresa Banco

Transacción Debe Haber Debe Haber

Totales 100 50 50 100

Diferencia 50 50

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