Operaciones con Documentos

La empresa tiene como función principal producir y/o vender bienes y servicios, que en muchas ocasiones son vendidos al crédito; para ello se recurre a documentos que respalden estas ventas.

Los documentos por cobrar son una fuente de financiamiento importante para la empresa, pues son activos muy líquidos, es decir se puede transformar rápidamente en dinero y tienen un mayor respaldo legal, lo que los hace más exigibles que una deuda simple o sin documentar.

Los documentos más utilizados son la letra de cambio o el "pagaré.

Pagaré.

Es un convenio entre dos personas:

El otorgante que es aquel que se compromete por escrito a pagar a la vista, a una fecha fijada o determinada, una cantidad de dinero, a la orden o al portador.

El Beneficiario, es la persona a cuya orden se extiende el documento.

Letra de Cambio

Según el Código de Comercio, en su artículo 632, es:

"Un mandato preescrito, revestido de las formas prescritas por la ley, por el cual el Librador ordena al Librado pague una cantidad en dinero a la persona designada o en su orden".

Las personas que intervienen en la negociación de una letra de cambio son:

- Librado o girador : Es quien contrae la obligación de hacer pagar una cantidad convenida y gira la letra.

- Tomador o Beneficiario: Es la persona a cuya orden se extiende el documento.

- Librado o Girado: Es la persona que recibe la orden y acepta pagarla.

Cuando la empresa recibe una letra suscrita a favor de la empresa, se afecta la cuenta "Letras por Cobrar" y cuando la empresa extiende una letra a favor de otra persona, se afecta la cuenta "Letras por Pagar".

Letras por Cobrar

Estas letras llegan a la empresa cuando los clientes o deudores documentan sus obligaciones.

a. Recepción de Letras por Cobrar.

La contabilización de la recepción de estos documentos es:

Letras por Cobrar

Clientes o Deudores

O , esta recepción se podría haber generado directamente de una venta:

Letras por Cobrar

Ventas

IVA DF

37

b. Pago de Letras.

En el caso de que el deudor o cliente, cancela la deuda en el plazo establecido en el documento, disminuye el activo "letras por cobrar" y aumenta el activo "caja":

Caja

Letras por Cobrar

c. Letras Protestadas.

En el caso de que el cliente o deudor no cancele su obligación en el plazo establecido, las empresas en general, envían las letras a la notaría para su protesto, pues este trámite facilita la cobranza. Una vez, que la notaría cumple con el proceso, la empresa recibe las letras ya protestadas y cancela a la notaría los gastos de protesto, que son de cargo del cliente por lo que no se registran como pérdida para la empresa, sino que se cargan al valor de las letras protestadas. La contabilización queda como sigue:

Letras Protestadas

Letras por Cobrar

Caja o Banco (=>Por los gastos notariales cancelados, de cargo del cliente)

En el caso que el deudor o cliente cancele una letra que se encontraba protestada a la empresa:

Caja

Letras Protestadas

ÆÉ 2003 Universidad de Las Américas- Escuela de Negocios- AEA242 - Contabilidad I 38

d. Letras en Cobranza Judicial.

Las Letras Protestadas pueden ser entregadas a un abogado para que inicie los trámites judiciales para su cobranza. El profesional cobrará sus honorarios, los cuales también serán cargados al valor de la letra.

La contabilización del envió de las letras al abogado queda como sigue:

Letras en cobranza judicial

Letras Protestadas

Al realizar el trámite de cobranza judicial el abogado puede obtener dos resultados:

a. Que el Cliente cancele su deuda: En cuyo caso, el abogado envía el valor de la letra a la empresa, cobrando los honorarios al deudor o cliente. La contabilización es la siguiente:

Caja

Letras en Cobranza Judicial

b. El segundo caso es que el cliente no pague y en ese caso se da origen a la contabilización de las Letras en Mora.

e. Letras en Mora.

Se envían las letras a esta cuenta, cuando se han agotado todos los medio legales de cobro y no existe posibilidad que el cliente pague. Al valor de la letra, se le deben agregar todos los gastos incurridos en la cobranza en que la empresa ha incurrido, como por ejemplo los honorarios de los abogados:

Letras en Mora

Letras en Cobranza Judicial

Caja o Banco

Sin embargo, puede ocurrir que el cliente o deudor decida pagar en esta etapa:

Caja

Letras en Mora

Si efectivamente, no se logra el pago, la empresa procede a castigar la letra, del mismo modo que lo hace con los clientes.

Endoso de Letras.

El Endoso, según el artículo 655 del Código de Comercio: "Es el escrito puesto al dorso de la letra de cambio y demás documentos a la orden, por el cual el beneficiario transfiere el dominio de la Letra, la entrega en cobro y la constituye en prenda".

El endoso puede ser de distintos tipos:

a. Endoso traslaticio de dominio

Sirve para transferir la propiedad o dominio del crédito representado por el documento. Con este tipo de endoso, es posible:

- Pagar a un proveedor o acreedor.

- Cederlo a una institución bancaria para su descuento.

b. Endoso en Comisión de Cobranza.

Este endoso tiene efectos más limitados que el anterior, por medio de éste, se endosa a algún banco o a algún particular, sin transferir el dominio, para el sólo fin de que la persona señalada en el endoso pueda cobrar el valor del documento a su vencimiento, con cargo a entregar los fondos al endosante.

Se distingue este endoso por llevar la cláusula "valor en cobro" u otra equivalente.

c. Endoso en Garantía

Este endoso faculta a un acreedor del endosante apara cobrar el documento a su vencimiento y, además, para aplicar el producto del pago a su deuda, con cargo de restituir el saldo si lo hubiere. Este endoso no es traslaticio de dominio; se le distingue porque lleva la cláusula "valor en garantía" u otra semejante.

a. Endoso en Traslaticio de Dominio

a.1 Endoso a Proveedores

Este endoso es traslaticio de dominio y convierte al endosante en responsable solidario, junto con el cliente o deudor cedido, del pago del documento, sin que sea necesario pactar expresamente esta responsabilidad.

Al momento de ceder la letra, se genera el siguiente asiento:

Proveedores o Acreedores

Letras por Cobrar

En este caso, la empresa está cancelando su deuda al proveedor con la letra por cobrar, que también es un activo.

Como existe una responsabilidad solidaria de parte de la empresa, al endosar la letra se debe reflejar contablemente esta situación a través de las cuentas de orden:

Letras endosadas

Responsabilidad por letras endosadas

A la fecha del vencimiento, se pueden dar dos situaciones: una, que la letra sea cancelada y la otra, que la letra no sea cancelada.

Si la letra es cancelada, se extingue la responsabilidad de la empresa.

Contablemente:

Responsabilidad por letras endosadas

Letras endosadas

Si la letra no es cancelada, ésta será devuelta a la empresa, por lo que la empresa nuevamente tendrá una deuda con el proveedor, contablemente:

Letras por cobrar

Proveedores o Acreedores

En seguida la empresa, enviará a la notaría la letra para su protesto, y seguirá las acciones judiciales correspondientes, como se mencionó anteriormente:

Letras Protestadas

Letras por Cobrar

Además, es necesario reversar la responsabilidad, pues ésta se extinguió de todas formas:

Responsabilidad por letras endosadas

Letras endosadas

a.2 Descuento de Letras

Cuando una empresa necesita dinero en efectivo, para hacer frente a sus compromisos o comprar materia prima mercaderías, se dice que la empresa tiene necesidades de liquidez. En estos casos, puede recurrir al "Descuento de letras", que consiste en que el Banco pague por adelantado el valor de las letras por cobrar que tiene la empresa, cobrando éste una comisión o interés por adelantar los flujos de efectivo.

Esta operación es un endoso traslaticio de dominio, en la que el endosante se hace responsable de cubrir el valor del documento a la fecha del vencimiento, si el aceptante no puede hacerlo. En este sentido, se genera una responsabilidad, al igual que en el endoso a proveedores. Al momento de enviar las letras para su descuento al banco, se genera el siguiente asiento contable:

Letras por descontar

Letras por Cobrar

Una vez, que el banco recibe las letras, puede aceptar parte o la totalidad de éstas en descuento:

- Si acepta parte de las letras, devolverá las que no aceptó:

Letras en descuento

Letras por descontar

- Si acepta la totalidad de las letras:

Caja

Letras por Cobrar

Letras por descontar

En ambos casos, se genera la responsabilidad de que el aceptante no pague las letras:

Letras descontadas

Responsabilidad por letras descontadas

Cuando el banco ya ha aceptado descontar las letras, envía el dinero a la empresa, rebajando el valor de los intereses que cobrará, en general, el banco deposita en la cuenta corriente de la empresa:

Banco

Intereses por descuento

Letras en descuento

Al vencimiento de la letra, podría ocurrir que el cliente no pague la obligación o que pague:

- Si paga:

Solamente corresponde reversar la responsabilidad que se generó.

Responsabilidad por letras descontadas

Letras descontadas

Si no paga:

El banco devuelve la letra a la empresa, y ésta deberá cancelarle el dinero al banco:

Letras por cobrar

Banco

Además, debe reversarse la responsabilidad, pues se extinguió el derecho latente:

Responsabilidad por letras descontadas

Letras descontadas

b. Endoso en comisión de cobranza

Este endoso, se produce cuando las empresas solicitan a un tercero que cobre las obligaciones de sus clientes, para ello endosa los documentos para su cobranza, en general este endoso se hace a los bancos, cobrando éstos una comisión por el servicio de cobranza.

Al momento del envío de las letras, se hace la siguiente contabilización:

Letras en cobranza

Letras por cobrar

El banco cobra comisión de cobranza:

Gastos o Comisión de Cobranza

Banco

Al vencimiento de la letra puede ocurrir que el cliente o deudor cancele la letra, o no.

En el caso que el cliente o deudor cancela la letra, el banco restituye el dinero de la cobranza a la empresa; la contabilización es la siguiente:

Banco

Letras en cobranza

En caso de que el cliente no paga, el banco devuelve a la empresa la letra, y la empresa efectúa el proceso de protesto y cobranza judicial. Contablemente:

Letras por cobrar

Letras en cobranza

Letras Protestadas

Letras por cobrar

Banco

Podría ocurrir también, que el banco devuelva la letra protestada, en el caso de que el cliente o deudor no pague; además el banco cobra los gastos de protesto, los que son agregados al valor de la letra protestada. Contablemente:

Letras Protestadas

Letras en cobranza

Banco

c. Endoso en Garantía

La empresa también puede solicitar créditos bancarios, que en muchos casos exigen entregar garantías. Las garantías son respaldos que requiere el banco para asegurar el pago de la deuda por parte de la empresa, y que los hace efectivos cuando la empresa cae en incumplimiento.

Un tipo de garantía, es entregar las letras por cobrar. Al entregar los documentos en garantía al banco, la contabilización es la siguiente:

Letras en Garantía

Letras por cobrar

Una vez que el banco recibe las letras por cobrar como garantía, deposita en la cuenta corriente el préstamo otorgado:

Banco

Préstamo bancario

El banco cobra comisión e intereses por la operación de prestar dinero con garantía:

Comisión por préstamo con garantías

Banco

Intereses

Banco

A medida que las letras van venciendo, y la empresa cancela, se va disminuyendo la cuenta letras en garantía, como una forma de cancelar el préstamo:

Préstamo bancario

Letras en garantía

Si alguna de las letras no es pagada, el banco procede a protestarla; luego le devuelve a la empresa.

Letras Protestadas

Letras en garantía

Si las letras sobrepasan el préstamo y los intereses cuando corresponda, el Banco deposita el excedente en cuenta corriente.

Préstamo bancario

Banco

Letras en garantía

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