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Capítulo 11:

 Cuentas por cobrar

Están constituidas por créditos a favor de las empresas, correspondientes a las ventas, prestación de servicios y demás operaciones normales, incluyendo cuentas de clientes, documentos por cobrar, letras por cobrar, entre otros.

Las cuentas a cobrar se incluyen en el activo circulante solamente cuando se espera convertir en dinero durante el ciclo operativo o en un plazo inferior a un año.

Clientes

Dentro de las cuentas por cobrar, una de las partidas más importantes es la cuenta clientes, pues se origina en la venta de mercaderías al crédito.

La cuenta clientes se carga por el monto de la venta más el impuesto IVA DF, que es el impuesto cobrado por las ventas. Esta cuenta es abonada por los pagos que realizan los clientes. El saldo deudor de la cuenta representa el derecho a cobrar sobre los clientes.

Al momento de constituirse la cuenta clientes, se realiza el siguiente registro:

Cuentas por cobrar

Clientes

Ventas

IVA DF

Cuentas por cobrar

Se carga la cuenta clientes, pues es un derecho (Activo) que posee la empresa y está aumentando. Se abonan la cuenta ventas, que es un resultado (ganancia) y está aumentando; además, se abona la cuenta IVA DF pues es un pasivo que la empresa deberá enterar dentro de los doce primeros días del mes siguiente.

En el momento en que los clientes cancelan su deuda, se realiza el siguiente asiento contable, el que indica que la cuenta de activo disminuye y por lo tanto se abona y por otro lado, se carga la cuenta caja por el dinero que entra a la empresa:

Cuentas por cobrar

Caja

Clientes

Cuentas por cobrar

Estimación Deudores Incobrables

Cuando la empresa otorga créditos a sus clientes, ello implica un riesgo para ésta, dado que es posible que los clientes no cancelen su deuda; en todo caso, es un riesgo existente en cualquier negocio. Debido a este problema, se recurre a realizar una estimación de los deudores que se espera no cancelarán sus deudas. Esto se encuentra respaldado en el principio conservador, que establece que las pérdidas hay que anticiparlas, pero nunca debe hacerse lo mismo con las ganancias.

Existen dos grandes métodos de calcular la estimación deudores incobrables:

1. Método porcentaje sobre las ventas o el saldo de la cuenta clientes.

2. Método antigüedad de saldos.

Método porcentaje sobre las ventas o el saldo de la cuenta clientes.

Mediante este método se recurre a estimar un porcentaje de los clientes que no cancelarán su deuda y esto se aplica a la cuenta ventas o a la cuenta clientes, dependiendo del tipo de empresa y cómo maneja sus cuentas por cobrar.

I 32

Ejemplo 1:

La empresa estima que un 5% de la cuenta clientes no cancelará. Averigüar cuánto será la estimación por deudores incobrables, dado que el saldo de la cuenta clientes es de $20.000.000.

En este caso, se debe multiplicar el valor de la cuenta clientes de $20.000.000 por 5%, con lo que se obtiene una E.D.I de $1.000.000.-

Método antigüedad de saldos.

En este método la estimación por deudores incobrables, se pondera según la antigüedad que posean los saldos adeudados por los clientes, el sustento de lo anterior es que si un cliente mantiene una deuda que ha vencido un día, no es comparable a un cliente que tiene su deuda vencida hace 1 año, es bastante más probable que el cliente que debe a la empresa hace más tiempo, definitivamente no pague y por lo tanto debe asignarse un porcentaje mayor a ese tipo de clientes.

Ejemplo 2:

El siguiente es el detalle de los clientes morosos y la estimación de los clientes incobrables:

Atraso Saldo Cuenta Clientes Porcentaje Estimación

1-30 días 2.000.000 1% 20.000

30-120 días 3.000.000 3% 90.000

120 y más 1.000.000 5% 50.000

Saldo de la estimación, según método antigüedad de saldos: $160.000

Al momento de constituirse la estimación, la contabilización es la misma por ambos métodos:

Cuentas por cobrar

Clientes Incobrables (Cuenta de Resultado Pérdida)

Estimación de Clientes Incobrables (Cuenta Complementaria de Activo, Se presenta restando al activo)

Cuentas por cobrar

Una vez que sabe si efectivamente los clientes que fueron estimados como incobrables cancelan o no, se realizan las siguientes contabilizaciones:

Clientes estimados como incobrables que cancelan su deuda.

Si los clientes, que habían sido estimados como incobrables cancelan su deuda:

Cuentas por cobrar

Caja

Clientes

Cuentas por cobrar

Cuentas por cobrar

Estimación deudores incobrables

Clientes Incobrables (si es dentro del mismo período contable)

Cuentas por cobrar

Cuentas por cobrar

Estimación deudores incobrables

Clientes Incobrables (si es en otro período contable)

Cuentas por cobrar

En el primer asiento, se recibe el pago, por lo que aumenta caja y por otro lado disminuye clientes, pues los clientes estimados aún aparecían en esa cuenta.

ÆÉ 2003 Universidad de Las Américas- Escuela de Negocios- AEA242 - Contabilidad I 34

En el segundo asiento, se reversa la estimación y la pérdida que se había reflejado, pues ésta ya no existe porque los clientes ya cancelaron. Este asiento se hace cuando el pago ocurre dentro del mismo año en que se generó la pérdida, pues sólo en ese caso esta última se puede reversar.

En el tercer asiento, se realiza por el mismo concepto que el segundo, sólo que éste debe hacerse cuando la estimación y la pérdida se reversan en un periodo distinto al que se generó.

Clientes estimados como incobrables que se dan de baja definitivamente.

Cuando se agotan todos los medios de cobro para que los clientes cancelen su deuda, y éstos se encuentran estimados, pueden ocurrir dos situaciones, una es que ya se haya reflejado la pérdida por todo el monto de lo que debían y la otra situación es que sólo se haya estimado por una parte del monto que no cancelaron.

En la primera situación, la contabilización es la siguiente:

Cuentas por cobrar

Estimación deudores incobrables

Clientes

Cuentas por cobrar

En la segunda situación, la contabilización es la siguiente:

Cuentas por cobrar

Estimación deudores incobrables

Clientes Incobrables

Clientes

Cuentas por cobrar

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