Muchas de las comunicaciones cotidianas ocurren en el curso de las diversas reuniones que llevamos a cabo. Una reunión eficaz consta de cuatro fases

Como participante en una reunión, podemos contribuir al éxito de ella asumiendo un papel activo en estas cuatro fases. La siguiente es una lista de verificación correspondiente a las directrices para una reunión productiva

ELEMENTOS DE UNA REUNION PRODUCTIVA

Piense en sus reuniones de equipo. Marque los puntos de la lista que se cumplan en sus reuniones la mayoría de las veces

EJERCICIO SOBRE REUNIONES

Mire los resultados de la evaluación que precede, y enumere los cinco elementos mas importantes para mejorar. Téngalos en su mente a medida que lea las siguientes paginas, y anote ideas que lo ayuden a mejorar

PLANEE SUS REUNIONES

¿Alguna vez ha oído de reuniones que comienza con la frase "supongo que ustedes se preguntan por que convoqué a esta reunión". Si es así, lo mas probable es que la reunión no fue tan productiva como podría haberlo sido. ¿Por qué no?. Pues porque los participantes de la reunión no iban preparados

Un Planeamiento deficiente produce reuniones de baja calidad

Un factor importante que ocasiona que haya reuniones indeficientes e improductivas, es la falta de previsión, es decir, notificar con anticipación acerca de los propósitos y contenido de la reunión. Si los participantes no saben para qué es la reunión, pueden llegar sin información que habría podido ser útil. Si no han pensado de antemano en los puntos del programa, sus ideas dejarán mucho que desear. Si ellos no conocen el programa de la reunión, no se pueden ayudar entre si a cumplirla estrictamente, y la reunión puede salirse de su curso

A menos de que usted como líder de la reunión tenga alguna razón especifica para hacerlo de otra manera, siempre comuníqueles a los participantes de la reunión la información clave con la debida antelación

Información Clave de Planeamiento

- El propósito de la reunión - un entendimiento claro de lo que se necesita lograr es la piedra angular de todas las reuniones eficaces

- El programa o esquema - fijar un programa antes de la reunión ayuda a determinar quienes deben participar

-  Objetivos de la reunión y resultados deseados - elaborar declaraciones especificas que identifiquen lo que se necesita lograr durante la reunión

-  Que clase de información se espera de los participantes - identificar para cada participante lo que debe hacer en preparación para la reunión. Si saben que esperar de la reunión ésta resultará mas eficaz

-  Cuando empezará y cuando terminará la reunión - se deben establecer la fecha, lugar y duración de sus reuniones, teniendo en cuenta los horarios y ubicaciones de los participantes

Si es uno de los participantes, ¡pregunte!

Todas las personas que participan en una reunión deben sentirse responsables de su éxito. Así pues, cuando se lo invite a una reunión cuyo propósito no vea muy claro, llame y pregunte lo que le haga falta. Averigüe lo que usted pueda llevar que ayude a que la reunión funcione mejor. Recuerda que también en su tiempo y su reunión. Haga que sus reuniones tengan éxito. Conozca el plan y entre preparado a la reunión