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Conceptos básicos de Excel 2007

Autor: Julián Casas
Curso:
8,64/10 (12 opiniones) |42834 alumnos|Fecha publicación: 29/09/2010
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Capítulo 7:

 Tipos de datos

Al comienzo del capítulo vimos que un dato es cualquier información que se introduce en una celda de Excel. Excel, como programa de hoja de cálculo que es, puede trabajar no sólo con esos datos y realizar cálculos, sino de otras formas.

Dependiendo del tipo de datos que introduzcas en una celda, Excel podrá trabajar con ese dato de una manera o de otra. Por ejemplo, si introduces un número en una celda, Excel podrá sumar ese dato con otro, pero si escribes un texto en una celda, Excel no podrá sumar ese dato con ningún otro.

Por tanto, es muy importante conocer cuáles son los tipos de datos que se pueden introducir en Excel, puesto que ello determinará qué puedes hacer con esos datos.

Hay tres tipos de datos que se pueden introducir en Excel: texto, fechas y valores. En caso de que Excel no pueda reconocer un dato como una fecha o como un valor, automáticamente lo considerará un texto. En los siguientes apartados veremos los conceptos básicos de cada tipo, así como la manera de introducirlos en las hojas de cálculo.

Texto

Los datos de tipo texto son cualquier combinación de letras, números y símbolos (puntos, guiones, caracteres especiales, etcétera) que Excel no pueda considerar un valor o una fecha (en los dos siguientes apartados veremos qué datos considera Excel que sean fechas o valores). En el caso de que quieras forzar a Excel a que considere como de tipo texto un dato que puede considerar como fecha o valor, introduce un apóstrofe (‘) delante del dato. Por ejemplo, 2345 es un dato que Excel considerará un valor; sin embargo, si introduces ‘2345, Excel lo considerará como un dato de texto.

Frente a los otros dos tipos de datos, los de tipo texto se caracterizan porque no se puede operar matemáticamente con ellos. Fundamentalmente se usan como rótulos para los datos de tipo valor o fecha, para nombres y, en general, para realizar anotaciones de todo tipo. Los datos de tipo texto se alinean por omisión con respecto al borde izquierdo de la celda en la que estén.

Puedes introducir cientos de caracteres en una celda, aunque es posible que no puedas verlos todos si la celda no es lo suficientemente ancha y la que esté a la derecha contenga datos (consulta el apartado «Desbordamiento» más adelante en este mismo capítulo).

Fechas

El segundo tipo de datos que Excel distingue es el de fechas. Excel puede hacer operaciones con fechas; por ejemplo, puede calcular cuántos días han pasado desde el 8 de noviembre de 1966, cuántos días hay entre dos fechas, el tiempo transcurrido entre dos horas, etcétera.

Sin embargo, para que Excel pueda hacer todas esas operaciones (que se denominan aritmética de fechas) es necesario que reconozca como fechas los datos que se introduzcan. Cuando las reconoce, Excel alinea por omisión las fechas con respecto al lado derecho de la celda donde se introducen y las muestra con un formato determinado.

Un formato es una modificación de la apariencia que un dato tiene en pantalla, pero que no altera al dato en sí. Por ejemplo, un Renault Clio es un modelo de coche; el color concreto de cada Clio podría considerarse un formato, puesto que sólo cambia la apariencia estética, pero no el coche en sí.

Llevado a Excel, un dato puede tener un formato de negrita o no, y eso hará que se vea distinto en pantalla; sin embargo, el dato en sí no habrá cambiado, sino solamente su apariencia estética en la pantalla. Más adelante hay un capítulo dedicado a los formatos.

Como te decía, es necesario que las fechas se introduzcan en las celdas de una forma que Excel pueda reconocer para que las considere como tales (y además, lógicamente, tiene que ser una fecha válida). La tabla 2.1 muestra todas las formas posibles.

Tabla 2.1. Forma que debe tener un dato para que Excel lo reconozca como una fecha

Dato Interpretación de Excel
8/11/10 La fecha que se indica.
8-Nov-10 La fecha que se indica.
8-Nov Excel tomará el año de la fecha del ordenador.
Nov-10  Excel tomará el día de la fecha del ordenador.
8/11/10 9:45La fecha y hora que se indican.
14:45La hora que se indica.
14:45:30 La hora que se indica.
1:45 PMLa 1:45 de la tarde.
1:45 AM La 1:45 de la madrugada.

Excel también reconoce la mayoría de las formas comunes de fechas. Si utilizas una de ellas (como por ejemplo, 8/11), Excel la reconocerá como fecha, pero la introducirá en la celda con una de las formas de la tabla 2.1.

Consejo

Si quieres introducir la fecha actual en una celda, pulsa Ctrl+Mayus+, (coma), y si deseas insertar la hora actual, pulsa Ctrl+Mayus+. (punto). Esto es distinto que utilizar una función para obtener la fecha y hora actuales (hay un capítulo dedicado a las funciones más adelante), ya que al contrario de las funciones, que actualizan la fecha y la hora cada vez que se abre el libro de trabajo, las fechas y horas introducidas así no cambian por sí mismas.

Valores

El tercer y último tipo de dato que Excel reconoce es el tipo valor. Los valores son, en general, números y se caracterizan fundamentalmente porque es posible realizar operaciones matemáticas con ellos.

Al igual que ocurre con las fechas, para que Excel considere que un dato es un valor debe poder reconocerlo como tal, y para ello se deben introducir los valores con una forma aceptada por Excel.

Para estar seguro de que Excel reconoce un dato como un valor, sólo tienes que seguir estas dos sencillas reglas:

1.  Introduce sólo números (ni letras ni símbolos).

2.  Los únicos símbolos que Excel reconoce como partes de un dato de tipo valor son los siguientes:

a)  La coma decimal (para los números fraccionarios).

b)  El punto de millar.

c)  El símbolo € (euro) delante o detrás del número.

d)  El signo menos (para los números negativos); si lo prefieres, también puedes usar paréntesis en lugar del signo menos.

e)  El símbolo de porcentaje (%) para introducir tantos por ciento; por ejemplo, 10% es lo mismo que 0,1.

f)  El signo de división para números fraccionarios; por ejemplo, 5 1/4 es lo mismo que 5,25.

g)  El signo de exponenciación (E o e) para notaciones científicas; por ejemplo, 5,5E+02 es lo mismo que 550.

Cuando Excel reconoce un dato como de tipo valor, lo alinea con respecto al borde derecho de la celda.

El Euro

Un tipo especial de número es que el se utiliza para representar valores monetarios. Para escribir cantidades monetarias, Excel pone a tu disposición un botón desplegable llamado Estilo de moneda en la cinta de opciones, dentro del grupo de comandos Moneda (en la ficha Inicio), que te permite expresar el valor que escribas en euros o en otras monedas (figura 2.4). A menos que le digas lo contrario con este comando, Excel toma los valores monetarios primero como euros.

EXCEL

Figura 2.4. El botón Estilo moneda y la opción de Euro que te permite expresar los valores de las celdas con el símbolo del Euro

Además, desde Excel 2000, se incluye una herramienta para el euro, pero tienes que habilitarla en Opciones de Excel: pulsa primero el Botón Office; ve a la pestaña Complementos y haz clic en el botón Ir del desplegable Administrar Complementos de Excel. Activa la casilla Herramientas para el Euro en la ventana que aparece y acepta (es posible que Excel te pida una instalación para terminar).

Aviso

El botón Estilo de moneda lo único que hace es añadir el símbolo del Euro (u otro) al valor escrito en una celda, pero no realiza ningún tipo de conversión ni de pesetas a euros ni viceversa.

Para convertir cantidades de pesetas a euros y viceversa debes introducir unas fórmulas muy sencillas. Observa la figura 2.5. En la celda A1 hemos introducido el valor 1000 y en la B1 la fórmula que nos permite convertir el valor de dicha celda a euros (observa que en la celda B1 aparece el valor 6,01, pero en la barra de fórmulas se muestra la fórmula «=A1/166,386»). En las celdas A2 y B2 se realiza la conversión inversa. En este caso, la fórmula introducida en la celda B2 es «=A2*166,386».

Si habilitaste el complemento para el Euro, más fácil es el uso de la herramienta EuroValue (que instala el complemento), con la que tan solo tenemos que seleccionar una conversión y marcar la casilla que contenga el valor que queramos convertir, sin embargo, con este método no tenemos una casilla con su fórmula (figura 2.5).

EXCEL

Figura 2.5. Conversión de pesetas a euros y de euros a pesetas

Desbordamiento

El desbordamiento es un fenómeno que se produce cuando el dato que contiene una celda no cabe en el tamaño de la misma. Entonces, dependiendo del tipo de dato del que se trate, el desbordamiento se comportará de una manera o de otra.

Si el dato es de tipo texto pueden ocurrir dos cosas:

ð Si la celda que hay a la derecha de la que se ha desbordado está vacía, Excel utilizará ese espacio para mostrar el texto que no cabe en la celda en la que está el dato.

ð Si la celda que hay a la derecha de la que se ha desbordado contiene un dato, Excel sólo mostrará la parte del texto que quepa en la celda. Esto no altera para nada al dato en sí, sino únicamente a la manera en la que aparece en pantalla (en este caso, truncado porque no hay sitio para que se pueda ver en su totalidad).

Si el dato es valor o fecha, entonces Excel mostrará en la celda las marcas de desbordamiento (#) para avisarte (ten en cuenta que si sólo mostrase parte del número te podría inducir a error). De nuevo, el dato en sí no cambia, sino únicamente la manera en la que aparece en pantalla (puedes comprobar que el dato no ha cambiado seleccionando la celda en cuestión y mirando su contenido en la barra de fórmulas en lugar de en la propia celda).

Hay varias maneras de solucionar un desbordamiento. Las más comunes son aumentar la anchura de la celda o disminuir el tamaño de la fuente. Ambas las veremos más adelante. En la figura 2.6 puedes ver el efecto que producen distintos desbordamientos.

EXCEL

Figura 2.6. El efecto que producen distintos desbordamientos

Capítulo anterior - Introducir datos

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