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Conceptos básicos de Excel 2007

Autor: Julián Casas
Curso:
8,64/10 (12 opiniones) |42834 alumnos|Fecha publicación: 29/09/2010
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Capítulo 8:

 Modificar los datos. Copiar y mover

Hasta ahora hemos visto cómo introducir datos en las celdas, cómo borrarlos y cómo sustituirlos por otros. Sin embargo, en muchas ocasiones te encontrarás con que es preferible modificar un dato que ya esté en una celda a sustituirlo completamente.

Esto es tanto más cierto cuanto más largo es el texto que hay en una celda o más complicada es la fórmula que hay en ella (las fórmulas se tratan en un capítulo posterior).

Para corregir un dato erróneo que haya en una celda debes situar el puntero de celda en ella y luego pasar al modo Modificar.

Para pasar al modo Modificar simplemente pulsa la tecla F2. Entonces verás que ocurren dos cosas:

ð El punto de inserción aparece dentro de la celda activa, justo detrás del último carácter que haya en la misma.

ð La palabra Modificar aparece en el extremo izquierdo de la barra de estado de Excel.

Una vez que has hecho esto, sólo te queda corregir el dato y, cuando termines, pulsar Intro para aceptar los cambios realizados. Si cambias de idea mientras estás modificando los datos y quieres dejar la celda como estaba, pulsa la tecla Esc.

Mientras estás en el modo Modificar, puedes usar varias teclas que te ayudarán a corregir los datos. Esas teclas aparecen en la tabla 2.2.

Tabla 2.2. Teclas que puedes usar mientras estés en el modo Modificar

TeclaEfecto
Flecha izquierdaMueve el punto de inserción un carácter hacia laizquierda.
Flecha derechaMueve el punto de inserción un carácter hacia laderecha. 
InicioSitúa el punto de inserción a la izquierda del primercarácter.
FinSitúa el punto de inserción a la derecha del último carácter.
RetrocesoBorra el carácter que haya a la izquierda del punto de inserción.

 

Copiar y mover

Cuando comiences a tener hojas de cálculo con una cierta cantidad de datos introducidos, te encontrarás muchas veces con la necesidad de mover parte de esos datos o de copiarlos en otro lugar. Aunque podrías teclear de nuevo todos esos datos, resulta mucho más rápido y cómodo utilizar las técnicas de Mover/Copiary Pegar de Excel.

A continuación puedes ver el procedimiento para copiar datos, y en la figura 2.7 un esquema del mismo procedimiento:

1.  Selecciona los datos que quieras copiar. Puede ser una sola celda, en cuyo caso basta con que sitúes en ella el puntero de celda, o un rango, en cuyo caso deberás seleccionarlo (paso 1 de la figura 2.7).

2.  Ejecuta el comando Copiar en la cinta de opciones. Verás que el único efecto es la aparición de una línea discontinua móvil alrededor de los datos seleccionados (paso 2 de la figura 2.7).

EXCEL

Figura 2.7.  El procedimiento para Copiar

3.  Si vas a copiar los datos en otra hoja de cálculo del mismo libro o en una de otro libro de trabajo, pasa a la hoja correspondiente. Las técnicas para cambiar de hoja de cálculo y de libro de trabajo las veremos más adelante.

4.  Selecciona la celda en la que vas a copiar los datos (paso 2 de la figura 2.7). Si estás copiando un rango, esa celda debe ser la que va a ocupar el extremo superior izquierdo del rango cuando lo copie. El puntero de celda se moverá a la nueva posición en la celda, pero la línea discontinua móvil seguirá alrededor de los datos que vas a copiar.

5.  Ejecuta el comando Pegar. Los datos se copiarán en la posición de destino, pero la línea discontinua móvil permanecerá alrededor de los datos originales (paso 3 de la figura 2.7).

6.  Vuelve a pegar los datos tantas veces y en tantos lugares como quieras. Cuando termines, pulsa Esc para detener la línea discontinua móvil.

En el caso de que quieras mover los datos en lugar de copiarlos, la única diferencia en el procedimiento anterior consiste en que en el punto 2 debes ejecutar en el grupo Portapapeles el comando Cortar en lugar de Copiar. Cuando ejecutes el comando Pegar (punto 5), los datos aparecerán en la ubicación de destino y desaparecerán de la ubicación original.

Debes tener en cuenta que estos procedimientos copian o mueven tanto los datos como cualquier otro elemento que haya en la celda o rango seleccionados (como los formatos). Si en vez de utilizar el comando Pegar usas el comando Pegado especial, Excel mostrará un cuadro de diálogo que te permitirá escoger de qué manera quieres pegar los datos (figura 2.8). La utilidad de este cuadro de diálogo la verás mucho más clara después de leer el capítulo dedicado a los formatos.

EXCEL

Figura 2.8. Al pegar los datos puedes elegir la manera de hacerlo

El Portapapeles de Office

Las operaciones de Copiar/Cortar y Pegar se realizan a través de un accesorio de Windows denominado Portapapeles. El mecanismo consiste en que cuando se copia o corta un dato, éste se almacena en el Portapapeles. Luego, al pegarse, ese dato se copia desde el Portapapeles al lugar de destino. Desgraciadamente, el Portapapeles de Windows sólo puede contener un elemento a la vez, por lo que cualquier elemento que se copie o pegue sustituye al que estuviera anteriormente en el Portapapeles.

Para aumentar la versatilidad del sistema, Excel incorpora su propia versión mejorada del portapapeles: el Portapapeles de Office. Éste puede contener hasta 24 elementos. Cada vez que se ejecuta una operación de copiar o cortar, los datos se almacenan en posiciones sucesivas del Portapapeles de Office y permanecen allí. Luego es posible pegar cualquiera de los elementos que contiene el Portapapeles en el lugar deseado.

Es decir, supón que copias y pegas una celda, que más tarde copias y pegas un rango. Una copia de ambos elementos (la celda y el rango) permanecen en el Portapapeles de Office. Si quieres, más tarde puedes utilizar esas copias para pegarlas de nuevo en la hoja de cálculo sin tener que seleccionar y copiar de nuevo los datos.

Para verlo pulsa el lanzador de panel  en el grupo de comandos Portapapeles y aparecerá acoplado en el lado izquierdo de la ventana de Excel, aunque puedes arrastrarlo a cualquier lugar de la pantalla (figura 2.9). Sitúa el puntero de celda en el elemento que quieras pegar y haz clic sobre él. Si pulsas Pegar todo, se pegarán todos los elementos del Portapapeles, el primero en la celda seleccionada y los siguientes en las celdas de debajo. Para borrar todos los elementos del Portapapeles, pulsa el botón Borrar Portapapeles.

En la figura 2.9 puede haber almacenados elementos de aplicaciones diferentes. Puedes ver fácilmente el contenido de cada elemento su cuadro informativo.

EXCEL

Figura 2.9. El Portapapeles de Office

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