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Conceptos básicos de Excel 2007

Autor: Julián Casas
Curso:
8,64/10 (12 opiniones) |42834 alumnos|Fecha publicación: 29/09/2010
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Capítulo 6:

 Introducir datos

Excel es un programa de hoja de cálculo y, como su propio nombre indica, se dedica fundamentalmente a realizar cálculos. Lógicamente, antes de pedirle a Excel que realice un cálculo debemos suministrarle los datos pertinentes. En este capítulo veremos la forma de introducir datos en Excel y de corregir los que ya hay.

Cualquier información que se introduce en Excel es un dato. Cuando se añade un dato en Excel, en realidad se introduce en una celda determinada de la hoja de cálculo en la que estemos trabajando. En concreto, cuando se inserta un dato en Excel, éste siempre se introduce en la celda activa, es decir, en la celda seleccionada (consulta el capítulo anterior). Sabido esto, introducir un dato es un proceso muy sencillo:

1.  Selecciona la celda en la que quieres introducir el dato (puedes utilizar el teclado o el ratón para desplazar el puntero de celda activa, tal y como vimos en el capítulo anterior).

2.  Escribe seguidamente el dato que quieres introducir (simplemente tecleándolo).

3.  Cuando termines de escribir el dato, pulsa Intro para aceptar la introducción del mismo en la celda activa.

Prestemos un poco de atención a lo que ocurre en el punto 2 mientras tecleas el dato. Tan pronto como comiences a teclear podrás notar que suceden varias cosas (figura 2.1):

EXCEL

Figura 2.1. Introduciendo un dato en la celda activa

ð Lo que vas escribiendo aparece en el interior de la celda activa, así como un cursor parpadeante al final que se denomina punto de inserción (lo siguiente que teclees aparecerá donde esté el punto de inserción).

ð Lo que vas escribiendo también aparecerá en la barra de fórmulas y a su izquierda se mostrarán dos botones, uno en forma de aspa (botón Cancelar), que sirve para anular la introducción del dato (es equivalente a la tecla Esc), y otro en forma de signo de verificación (botón Introducir), que sirve para aceptar la introducción del dato (es equivalente a la tecla Intro).

ð En el extremo izquierdo de la barra de estado de Excel aparece la palabra Introducir.

Puede que cometas un error mientras estás escribiendo el dato. Si es así, utiliza la tecla Retroceso para borrar lo que esté mal y completa el dato correctamente.

Cuando hayas terminado de escribir el dato y pulsado la tecla Intro, éste se introducirá en la celda activa y el puntero de celda se desplazará a la celda inmediatamente inferior de aquella en la que estaba.

Si quieres modificar un dato que ya hayas introducido en una celda, deberás utilizar técnicas distintas, técnicas que veremos en el apartado «Editar los datos», más adelante en este mismo capítulo.

Sin embargo, si introduces un dato en una celda que ya contenía otro, el nuevo dato sustituirá al antiguo. Esto es útil para sustituir un dato por otro o, si añades un dato con errores y no quieres complicarte la vida, para corregir un dato ya introducido.

Borrar el contenido de una celda

Una vez que has introducido un dato en una celda, para borrarlo completamente utiliza este sencillo procedimiento:

1.  Lleva el puntero de celda a la celda cuyos datos quieres borrar.

2.  Pulsa la tecla Supr o la tecla Retroceso.

3.  Si elegiste pulsar la tecla Retroceso habrá aparecido el punto de inserción dentro de la celda. Pulsa Intro o introduce otro dato.

Otra forma de borrar el contenido de una celda consiste en utilizar el comando Borrar en la cinta de opciones, una vez que la celda activa es aquella cuyo contenido quieres borrar. Sin embargo, este procedimiento es más complejo, porque el comando Borrar no permite sólo borrar el contenido de una celda, sino también otros aspectos de la misma, como los formatos o los comentarios. Este es el procedimiento:

1.  Lleva el puntero de celda a la celda cuyos datos quieres borrar.

2.  Selecciona el comando Borrar del grupo Modificar de la ficha Inicio de la cinta de opciones.

3.  Observa que al hacerlo se despliega un submenú con distintas opciones (figura 2.2). En este caso, como lo que quieres borrar es el dato de la celda, selecciona la opción Contenido.

EXCEL

Figura 2.2. El comando Borrar

Las otras opciones de este submenú, que utilizaremos más adelante, sirven para lo siguiente:

ð Todo. Sirve para borrar absolutamente la celda, es decir, el contenido, los formatos y los comentarios.

ð Formatos. Esta opción sirve para borrar los formatos de la celda, pero dejando intactos el dato y el comentario (si los hay). Los formatos los veremos en el capítulo «Formatos».

ð Comentarios. Esta opción sirve para borrar los comentarios de la celda, pero sin alterar el contenido ni los formatos.

Deshacer

En muchas ocasiones se cometen errores durante el trabajo con Excel, lo que es completamente normal. Pueden ser errores al introducir los datos, al editarlos, al aplicar formatos o durante cualquier otra tarea que se realice en Excel.

A medida que se van realizando tareas en Excel, éste va almacenando en una memoria lo que vas haciendo. El motivo de esto es que, si cometemos un error, Excel nos permite deshacer esa acción, volviendo al estado anterior al de cometer el error.

El comando que permite deshacer las acciones que hemos realizado es el comando Deshacer de la Barra de herramientas de acceso rápido. Por ejemplo, supón que introduces el apellido Santiago en la celda C5 y que luego lo borras (como hemos visto más arriba) por error. Si despliegas el submenú del comando Deshacer justo después de borrar el dato de la celda C5, verás que aparece una lista de esas acciones memorizadas y que Borrar es la última tarea que has llevado a cabo en Excel (figura 2.3).

EXCEL

Figura 2.3.  El comando Deshacer

Si ahora ejecutas el comando Deshacer, Excel deshará la última acción que realizaste, en este caso borrar el contenido de la celda C5, y el dato Santiago volverá a aparecer en su interior.

Pero, como has visto, Excel almacena todas las acciones que vas realizando. Esto significa que si después de deshacer la última acción que hayas realizado quieres deshacer la inmediatamente anterior, puedes volver a ejecutar el comando, Deshacer. De esta manera, en el caso de que se hayan cometido una serie consecutiva de errores, o en el de que el trabajo realizado durante un rato no sirva, mediante el comando Deshacer puedes volver a un estado anterior del trabajo que fuese válido.

También debes tener en cuenta que hay algunas acciones que Excel no puede deshacer y que, por tanto, si las realizas no podrás utilizar el comando Deshacer para invertir su efecto. Sin embargo, Excel te avisará de esto antes de que realice efectivamente la orden que le hayas dado. El atajo de teclado del comando Deshacer es Ctrl+Z. Es decir, si pulsas a la vez la tecla Ctrl y la tecla Z, ejecutarás el comando Deshacer.

Rehacer

El comando Rehacer (que también está en la Barra de herramientas de acceso rápido) es hermano de Deshacer y es una especie de doble seguro.

Supón que introduces el dato Santiago en la celda C5 y que luego lo borras. Entonces piensas que eso es un error y utilizas el comando Deshacer para anular la acción de borrado y recuperar el dato en la celda C5. Pero de nuevo vuelves a cambiar de idea y decides borrarlo definitivamente. Ahora tienes dos opciones: utilizar cualquiera de los sistemas de borrado que ya hemos visto o usar el
comando Rehacer. Este comando repite la última acción que hayas realizado. Como lo último que hiciste fue borrar un dato, si ahora ejecutas el comando Rehacer volverás a borrar el dato que haya en la celda activa.

Lógicamente, en el caso de borrar un dato es más rápido y cómodo pulsar la tecla Supr que utilizar el comando Rehacer. Sin embargo, y como veremos a lo largo del libro, hay muchas tareas en Excel que son complejas y que llevan bastante tiempo. Es en esos casos en los que el comando Rehacer representa una ayuda inestimable.

Al igual que Deshacer, el comando Rehacer cambia de nombre en la Barra de herramientas de acceso rápido para mostrar lo que rehará si lo utilizas.

Si utilizas el comando Deshacer varias veces consecutivas para invertir un grupo de acciones que hayas realizado, el comando Rehacer te permitirá también recuperar consecutivamente las acciones que hayas deshecho.

Además, el comando Rehacer también sirve para repetir sobre otras celdas la última acción que hayas realizado. Por ejemplo, si después de borrar un dato desplazas el puntero de celda a otra celda y ejecutas este comando, Excel borrará el contenido de esa otra celda.

El atajo de teclado del comando Rehacer es F4 (o bien Ctrl+Y). Con sólo pulsar esta tecla podrás rehacer una acción que previamente hubieses anulado o repetir en otras celdas la última acción que hayas realizado.

Capítulo siguiente - Tipos de datos

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