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Conceptos básicos de Excel 2007

Autor: Julián Casas
Curso:
8,64/10 (12 opiniones) |42834 alumnos|Fecha publicaciýn: 29/09/2010
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Capýtulo 9:

 Insertar y eliminar

En ocasiones, tras introducir datos en una hoja de cálculo, te das cuenta de que deberías haber añadido otro conjunto de datos en una zona que ya está ocupada o de que han quedado espacios en blanco en medio de los datos. Una opción puede ser la de mover los datos de un lado a otro. Sin embargo, algunas veces esta solución es complicada o laboriosa. En esas ocasiones lo más fácil es insertar o eliminar filas, columnas o celdas.

Seleccionar filas y columnas

Para poder insertar o eliminar filas y columnas es necesario seleccionarlas antes. Observa que todas las columnas (en la parte superior) y todas las filas (a la izquierda) tienen un encabezado donde aparece el nombre de la columna o de la fila. Seleccionar una columna o una fila es tan fácil como hacer clic en el encabezado correspondiente. Por ejemplo, para seleccionar la columna E haz clic en su encabezado (donde aparece la letra E que da nombre a la columna). Cuando lo hagas verás que Excel selecciona toda la columna (figura 2.10).

EXCEL

Figura 2.10. La columna E seleccionada

Si quieres seleccionar varias filas o varias columnas a la vez debes hacerlo como si se tratase de un rango. Por ejemplo, para seleccionar a la vez las filas 8, 9, 10 y 11, primero haz clic sobre el encabezado de la fila 8 y mantén pulsado el botón del ratón. Luego arrastra el ratón hacia abajo hasta que llegue a la fila 11. Entonces suelta el botón (figura 2.11).

EXCEL

Figura 2.11. Varias filas seleccionadas a la vez

Si quieres seleccionar filas o columnas discontinuas, es decir, que no sean consecutivas, debes seleccionar la primera, pulsar la tecla Ctrl y mantenerla pulsada y luego ir haciendo clic en los encabezados de las demás filas o columnas que quieras seleccionar. Por último suelta la tecla Ctrl.

Cuando una o más filas o columnas se encuentran seleccionadas, todas las acciones que realices (como asignar un formato) se aplicarán a todas las celdas de esa columna.

Insertar filas y columnas

Una vez que sabes seleccionar una fila o una columna, insertarlas es muy sencillo: selecciona la fila o la columna que esté donde quieras insertar la nueva y ejecuta en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, el comando Insertar y elige en el desplegable.

Por ejemplo, imagina que queremos insertar una columna en blanco en la columna C de la hoja de cálculo que aparece en la figura 2.12. Selecciona la columna C y ejecuta el comando Insertar, Insertar columnas de hoja. Excel insertará una columna en blanco en ese lugar y desplazará todas las demás columnas hacia la derecha (observa la figura 2.13).

EXCEL

Figura 2.12. Vamos a insertar una columna

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Figura 2.13. Después de insertar la columna

Si quieres insertar varias filas o columnas a la vez, primero selecciona tantas filas o columnas como quieras insertar.

Recuerda que al insertar columnas, Excel desplaza hacia la derecha las que haya desde la posición en la que inserta; al insertar filas, Excel desplaza hacia abajo las filas que haya desde la posición en la que inserta.

Eliminar filas y columnas

El procedimiento para eliminar filas y columnas es exactamente el mismo que para insertarlas, con la diferencia de que debes utilizar el comando Eliminar. Al eliminar una fila o una columna también desaparecen todos los datos que hubiera en ellas, así que ten mucho cuidado al utilizar este comando.

Por ejemplo, para eliminar la columna que hemos insertado en el apartado anterior, simplemente ejecuta el comando Eliminar (puesto que la columna C ya está seleccionada; en caso de que no lo estuviera, selecciónala antes de ejecutar el comando).

Cuando se eliminan filas y columnas, Excel desplaza las restantes, respectivamente, hacia arriba y hacia la izquierda. Es decir, en el sentido contrario a cuando se insertan.

Insertar y eliminar celdas

En ocasiones, insertar filas o columnas no es útil para lo que buscamos, ya que estos comandos insertan una fila o columna completa, desplazando todo el resto de la hoja hacia abajo o hacia la derecha según el caso. Si sólo quisieras insertar unas celdas, estos comandos no te servirían y deberías usar el comando Insertar, Insertar celdas en su lugar.

Primero selecciona el rango de celdas que quieres insertar. Por ejemplo, si en la hoja de la figura 2.12 quisieras insertar celdas en el rango C6:C8, selecciona ese rango. Luego ejecuta el comando Insertar, Insertar celdas. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar celdas que puedes ver en la figura 2.14.

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Figura 2.14. El cuadro de diálogo Insertar celdas

Este cuadro de diálogo te permite elegir hacia dónde desplazar las celdas existentes cuando insertes las nuevas. Si dejas seleccionada la opción por omisión y haces clic en Aceptar, Excel insertará celdas en blanco y desplazará las que había hacia la derecha, tal y como puedes ver en la figura 2.15.

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Figura 2.15. Tras insertar las celdas y desplazar las que había hacia la derecha

El procedimiento para eliminar celdas es idéntico al que se usa para insertarlas: selecciona las celdas que quieres eliminar, ejecuta el comando Eliminar y señala en el cuadro de diálogo que aparecerá hacia dónde deben desplazarse las celdas existentes cuando elimines las seleccionadas. Utiliza este procedimiento para eliminar las celdas que acabamos de insertar en el apartado anterior.

Observa que eliminar las celdas no es lo mismo que borrarlas; eliminar es hacerlas desaparecer por completo con todo lo que contengan, desplazando el resto de las celdas para ocupar el hueco dejado, mientras que borrarlas es suprimir total o parcialmente lo que contengan.

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