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Conceptos básicos de Excel 2007

Autor: Julián Casas
Curso:
8,64/10 (12 opiniones) |42834 alumnos|Fecha publicaciýn: 29/09/2010
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Capýtulo 4:

 Guardar el libro de trabajo

Una vez que hayas creado o modificado tu libro de trabajo, introduciendo, borrando o modificando el contenido de las celdas de las hojas de cálculo, querrás
guardarlo en el disco, ya que en caso contrario perderás el trabajo una vez que salgas de Excel.

Para guardar en el disco el libro de trabajo (y, por tanto, todas las hojas de cálculo que contiene) ejecuta el Botón Office, y luego Guardar (observa la figura 1.15). Entonces aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como (figura 1.16).

EXCEL

Figura 1.15. El Botón Office desplegado

Este cuadro de diálogo sirve para que le des un nombre al libro de trabajo. Introduce el nombre que quieras darle en el cuadro Nombre de archivo (en la figura 1.16 pone Libro1.xlsx).

EXCEL

Figura 1.16. El cuadro de diálogo Guardar como

Excel ha seleccionado la carpeta Documentos en el cuadro desplegable Guardar en. Esta es la carpeta que Excel selecciona por omisión para que guardes tu trabajo, pero si quieres puedes utilizar cualquier otra: usa la lista desplegable Guardar en y el cuadro que aparece debajo de ella para seleccionar la unidad de disco y la carpeta en la que quieras guardar el libro de trabajo.

Después de introducir un nombre para el libro de trabajo y la carpeta en la
que quieres guardarlo, pulsa el botón Guardar. Excel guardará el libro de trabajo en el disco.

Guardar el libro de trabajo por segunda y sucesivas veces

Si después de guardar un libro de trabajo en el disco lo modificas, deberás hacerlo de nuevo para que se guarden esas modificaciones. La forma de guardar por segunda y sucesivas veces un libro de trabajo es más sencilla que hacerlo por primera vez, basta con que hagas clic en el comando Guardar, en la barra de acceso rápido (el primero por la izquierda), o pulses la combinación de teclas Ctrl+G. Excel se limitará a guardar la versión modificada de tu libro de trabajo en la misma carpeta donde estaba la original, sustituyendo a ésta, y sin preguntarte nada. Esta operación es tan sencilla porque es muy recomendable que guardes tu libro de trabajo a medida que trabajes con él; así, en el caso de que ocurra un accidente (por ejemplo un corte de luz) no perderás apenas nada del trabajo que hayas realizado.

Si quieres guardar el mismo libro de trabajo con otro nombre o en otra carpeta, entonces utiliza el comando, Guardar como... , Libro de Excel, después de pulsar el Botón Office. Los pasos a seguir son los mismos que si fuese la primera vez que guardaste el libro de trabajo.

Guardar el libro de trabajo para otras versiones de Excel

En la figura 1.16 vimos que el tipo de archivo que guardábamos era *.xlsx. Esto no ha sido siempre así, y hasta esta versión 2007 ese no era el formato que Excel utilizaba para guardar los libros de trabajo, era *.xls. Con formato nos referimos a la extensión, lo que acompaña al nombre del archivo detrás del punto, y que determina qué tipo de fichero es. Y lo que diferencia uno de otro es la manera de codificar el archivo; el formato *.xslsx utiliza un lenguaje llamado XML que, aparte de las mejoras de rendimiento y ventajas que conlleve, lo cierto es que afectará a nuestra forma de trabajar porque ambos formatos son incompatibles entre sí. No tendremos problemas si no compartimos nuestros documentos, pero de tener que trabajar en grupo e intercambiar nuestros libros de trabajo con un colaborador, puede ocurrir que:

ð Tengas que ceder tu archivo creado en Excel 2007 a un usuario que utiliza una versión anterior. No hay problema. Con el comando Guardar como crea un documento como Libro de Excel 97-2003 para que pueda abrirlo.

Consejo

Cada vez que se guarde un archivo en otro formato, es posible que se pierda parte de su formato, sus datos y sus características. Pulsa en el Botón Office y ve al menú Preparar, allí ejecuta el comprobador de compatibilidad para ver si eso ocurriría.

ð Tengas que abrir un archivo de una versión anterior. Ábrelo normalmente como hemos visto en este capítulo. A lo mejor no notas nada pero fíjate que se activa el modo de compatibilidad (en la barra de título aparece Modo de compatibilidad). Este modo asegura que no estarán disponibles las características nuevas de Excel 2007, de manera que al guardarlo, quienes utilicen versiones anteriores podrán editarlo sin problemas.

Nota

Existe la opción de saltarte el Modo de compatibilidad. Pulsa el Botón Office y ve al comando Convertir. Si aceptas la conversión podrás usar todas las mejoras que trae el formato nuevo.

Cerrar el libro de trabajo

Para finalizar la tarea con el libro de trabajo, después de guardarlo debes cerrarlo. Esto es tan fácil como ejecutar el comando Cerrar, dentro de las opciones que despliega el Botón Office.

Si has hecho modificaciones en el libro de trabajo desde la última vez que lo guardaste, Excel te advertirá de ello (figura 1.17), dándote la opción de guardar de nuevo el libro antes de cerrarlo (si lo cierras sin guardarlo, perderás los cambios que hubieras hecho).

EXCEL

Figura 1.17. Excel te da la opción de guardar el libro de trabajo antes de cerrarlo
si has realizado modificaciones

Si no hay cambios que guardar o, si los hay, después de que elijas la opción adecuada del cuadro de diálogo de la figura 1.17 (excepto si es Cancelar), la ventana del libro de trabajo se cerrará y sólo quedará la ventana del programa.

Si pulsas el botón Cancelar en el cuadro de diálogo de la figura 1.17, el libro
no se cerrará y no se guardarán los cambios, de modo que podrás seguir trabajando en él.

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