12.176 cursos gratis
8.742.123 alumnos
Facebook Twitter YouTube
Busca cursos gratis:

Conceptos básicos de Excel 2007

Autor: Julián Casas
Curso:
8,64/10 (12 opiniones) |42834 alumnos|Fecha publicaciýn: 29/09/2010
Envýa un mensaje al autor

Capýtulo 3:

 Entorno de trabajo de Excel II

Personalizar y cambiar de posición la barra de herramientas de acceso rápido

Agregar y quitar comandos varias veces puede llevarte a tener una barra de acceso rápido algo desorganizada o con demasiados comandos para el lugar que ocupa en la pantalla. Sería ese el momento de tener un control más completo sobre qué comandos y qué orden deberían ocupar en la barra.

Sigue la secuencia del apartado anterior, pero en el segundo paso selecciona Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido, aparecerá la ventana que muestra la figura 1.9.

EXCEL

Figura 1.9. Ventana Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido

Aquí puedes hacer básicamente lo mismo que hicimos desde la cinta de opciones, agregar comandos, pero ahora están todos listados en la columna de la izquierda y no tienes que buscarlos por la cinta (que como hemos dicho, a veces no aparecen todos visibles). La mecánica para configurar nuestra barra es simple.

Haz lo siguiente:

1.  Sitúa el puntero del ratón sobre el comando que elijas para seleccionarlo (usa el desplegable para ver más).

2.  Haz clic en el botón Agregar para pasarlo a la columna de la derecha, que es nuestra barra de herramientas de acceso rápido.

3.  Luego selecciona ese mismo comando u otro en la columna de la derecha y pulsa los botones de Arriba o Abajo para darle un orden en la barra.

4.  Quitar un comando es el procedimiento contrario; seleccionas en la columna de la derecha y pulsas el botón Quitar.

Puedes agregar incluso grupos de comandos enteros (los que en la columna de la izquierda tienen una flecha hacia la derecha, indicando que contienen más comandos).

Nota

Cambia todo lo que quieras para probar. Siempre podrás devolver la barra a su estado original y eliminar todos los cambios pulsando el botón Restablecer.

Cuando tu barra de herramientas crezca con tus comandos favoritos tal vez te interese tenerla más cerca de la hoja de trabajo. Puedes hacer que cambie de posición activando la casilla Mostrar la barra de herramientas de acceso rápido debajo de la cinta de opciones. Si además combinas el cambio de ubicación con minimizar la cinta de opciones (haz clic secundario sobre la cinta y elige Minimizar la cinta de opciones), conseguirías un aspecto de la ventana de Excel muy parecido al de versiones anteriores; ideal si eres un nostálgico (fig 1.10).

EXCEL

Figura 1.10. La barra de acceso rápido y la cinta de opciones imitando a un Excel anterior

La barra de fórmulas

Debajo de la cinta de opciones está la de fórmulas, que tiene dos partes. En la izquierda aparece siempre la dirección o referencia de la celda seleccionada (en la figura 1.10 puedes ver que pone A1). Como verás más adelante, esto es muy útil para saber en todo momento cuál es la celda activa aunque esté fuera de la pantalla.

La parte derecha de la barra de fórmulas se utiliza para introducir datos en la hoja de cálculo (aunque esto también se puede hacer escribiendo directamente en las celdas) y para ver el contenido de la celda activa. En algunas ocasiones, cuando una celda contiene fórmulas o formatos es difícil distinguir su contenido real; mediante la barra de fórmulas siempre es posible ver cuál es ese contenido.

La barra de estado

Esta barra aparece a lo largo del extremo inferior de la pantalla. También tiene dos partes. En la izquierda aparece información sobre el estado de Excel en cada ­momento (ahora pone Listo, como puedes ver en la figura 1.5).

En la parte derecha de la barra hay un botón, Macro, que no trataremos aquí (sirve para grabar una secuencia de actos y reproducirla cuando se desee) y mucho espacio para mostrar información. ¿Qué información?. Pues al igual que con la barra de acceso rápido, la que decidamos. Haz clic secundario con el ratón sobre la barra de estado y decide, por el sistema de marcas de verificación, qué tipo de información quieres que aparezca en la barra. La información que ofrece es muy diversa pero por ejemplo Promedio y Suma cumplen la función de una pequeña calculadora.

La ventana del documento

Todo lo que está por debajo de la barra de fórmulas y por encima de la barra de estado es la ventana del documento de Excel. Tal y como aparece en la figura 1.5 no parece una ventana, pero eso es porque la ventana está maximizada. Si observas los tres botones que hay en el extremo derecho de la barra del título de la ventana del programa (los que vimos un poco más arriba), verás que hay otros casi idénticos debajo de ellos. Esos tres botones pertenecen a la ventana del documento y, si haces clic en el del medio (Maximizar/Restaurar), conseguirás ver la ventana del documento dentro de la ventana del programa (figura 1.11).

EXCEL

Figura 1.11. La ventana del documento dentro de la ventana del programa

Esa ventana es un libro de trabajo y Excel permite tener abiertos varios a la vez. Teniendo cada libro de trabajo en su respectiva ventana facilita mucho su gestión. En los próximos apartados veremos cuáles son las partes de la ventana del documento.

La barra del título

En la barra del título de la ventana del documento aparece el nombre del libro de trabajo que tengas en esa ventana. En el ejemplo de la figura 1.11 pone Libro1, porque ese es el nombre del libro de trabajo. En caso de que tengas varios libros de trabajo abiertos a la vez, lo que pone en la barra del título te permitirá saber cuál de ellos tienes seleccionado en cada momento.

En el extremo izquierdo de la barra del título está el menú de control de la ventana del documento (aparece como un icono de los documentos de Excel). Este menú contiene comandos para mover, cambiar el tamaño y cerrar la ventana, aunque no se utilizan casi nunca.

En el extremo derecho de la barra del título hay tres botones:

ð Minimizar.Sirve para reducir al mínimo tamaño la ventana del documento y para colocarla en la parte inferior de la ventana del programa.

ð Maximizar/Restaurar. Cuando la ventana está minimizada o cuando esté maximizada, éste es el botón Restaurar y sirve para devolver a la ventana su tamaño intermedio. Cuando la ventana está restaurada, es decir, tiene un tamaño intermedio, sirve para hacer que ésta pase a ocupar el máximo tamaño posible dentro de la ventana del programa.

ð Cerrar.Sirve para cerrar la ventana del documento, es decir, el libro de trabajo, sin cerrar Excel. Si has realizado cambios en el libro de trabajo y no los has guardado en el disco, Excel te ofrecerá la posibilidad de hacerlo antes de cerrarlo.

Cuando la ventana del documento está maximizada (como en la figura 1.5), se producen algunos cambios en la barra del título de la ventana del documento. En realidad ésta desaparece como tal, y sus elementos se disponen de la siguiente manera:

ð El nombre del libro de trabajo aparece en la barra del título de la ventana del programa, precediendo al título del programa Microsoft Excel.

ð El menú de control de la ventana del documento desaparece por completo.

ð Los botones Minimizar, Maximizar/Restaurar y Cerrar de la ventana del documento se sitúan en el extremo derecho de la barra de menús, debajo de los botones equivalentes de la ventana del programa.

Durante el resto del libro trabajaremos casi en todos los casos con la ventana del documento maximizada, ya que resulta más cómodo.

La barra de selección de las hojas del libro

En la parte inferior izquierda de la ventana del documento está la barra de selección de las hojas del libro de trabajo. Recuerda que cada libro de trabajo puede contener más de una hoja de cálculo; pues bien, esta barra permite pasar de una a otra hoja de las que contenga el libro.

En la parte izquierda de la barra hay cuatro botones que permiten pasar, respectivamente, a la primera hoja del libro, a la anterior a aquella en la que estemos, a la siguiente y a la última.

A continuación de los botones hay una ficha o solapa por cada una de las hojas que contenga el libro, cada una con el nombre de la hoja (que será distinto al nombre del libro de trabajo). Para pasar a cualquier hoja del libro, sólo hay que hacer clic en la ficha que contiene su nombre.

Las barras de desplazamiento

A lo largo del borde derecho de la ventana del documento se encuentra la barra de desplazamiento vertical y en la parte derecha del borde inferior está la barra de desplazamiento horizontal. La función de ambas barras consiste en permitir cambiar la parte de la hoja de cálculo que se ve en la pantalla.

Filas, columnas y celdas

El interior de la ventana del documento está compuesto por una red de casillas. En realidad, estas casillas se forman por el cruce de filas (horizontales) y columnas (verticales). En cada cruce de una fila con una columna aparece una casilla que se denomina celda. Cada fila y cada columna tienen un nombre. Los nombres de las filas se pueden ver a lo largo del borde izquierdo de la ventana del documento y consisten en un número. Los nombres de las columnas aparecen a lo largo del borde superior de la ventana del documento y están formados por una o más letras. Así se habla de la fila 5, de la columna R o de la columna HZ.

A su vez, todas las celdas de la hoja de cálculo tienen un nombre o referencia, que se forma uniendo el nombre de la columna y de la fila que, al entrecruzarse, dan lugar a esa celda. Así se habla de la celda A1, C72, AD5, etcétera (figura 1.12). Al nombrar una celda siempre se pone en primer lugar el nombre de la columna y luego el de la fila, y nunca al revés.

EXCEL

Figura 1.12. Filas, columnas y celdas

La celda activa

Según lo que hemos visto, los documentos de Excel son los libros de trabajos, y estos están compuestos por una o más hojas de cálculo. Las hojas de cálculo a su vez están compuestas de celdas. Es en las celdas en donde se introducen todos los datos con los que se quiera trabajar. La cuestión por tanto es, habiendo tantas celdas, ¿en cuál de ellas se introducirá la información que yo teclee?

La celda en la que se introducirá la información que se teclee se denomina celda activa y hay varias maneras de reconocerla:

1.  Mirando la dirección o referencia que aparece en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas.

2.  Por el reborde grueso que aparece a su alrededor y que se denomina puntero de celda.

3.  Mirando la intersección de la columna y la fila activas, que se reconocen porque sus respectivos nombres aparecen en negrita.

En la figura 1.11 puedes ver que el puntero de celda está en la celda A1, que pone A1 en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas y que el nombre de la columna A y el nombre de la fila 1 están en negrita.

Nota

La forma más segura de localizar la celda activa es mirando su dirección en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas, puesto que hay ocasiones en las que la celda activa estará fuera de la zona de la hoja que se ve en pantalla, con lo que los procedimientos 2 y 3 no servirán.

Para introducir un dato en la celda activa basta con que lo teclees y pulses Intro.

Cambiar la celda activa

El procedimiento para introducir datos en la hoja de cálculo consiste pues en seleccionar una celda (que una vez seleccionada pasará a ser la celda activa), teclear el dato y pulsar Intro.

Seleccionar una celda como activa implica poner el puntero de celda (el reborde grueso) sobre la misma. Eso se puede hacer con el teclado o con el ratón.

Para mover el puntero de celda de una celda a otra utiliza las teclas del cursor: se moverá en la dirección que marque la correspondiente tecla.

Si la celda que quieres seleccionar no está cerca de la que actualmente es la celda activa, es mucho más aconsejable utilizar el ratón para seleccionar esa nueva celda. El procedimiento consiste en situar el puntero del ratón (que cuando está sobre la hoja de cálculo tiene forma de cruz ancha) sobre la celda que se quiere seleccionar y hacer clic. El puntero de celda pasará inmediatamente a esa celda.

Seleccionar un rango

Un rango es un conjunto de celdas. Igual que se puede seleccionar una celda, en Excel se puede seleccionar un rango, es decir, un grupo de celdas. Esto se hace habitualmente cuando se quiere trabajar a la vez con todas las celdas seleccionadas, lo que ahorra tiempo y esfuerzo. Hay dos tipos de rangos:

ð Rangos sencillos, en los que todas las celdas que componen el rango se tocan unas con otras.

ð Rangos discontinuos, en los que las celdas que lo componen pueden estar alejadas unas de otras.

En la figura 1.13 puedes ver seleccionado un rango sencillo de 28 celdas (4 columnas por 7 filas). Se reconoce porque las celdas que componen el rango aparecen sombreadas.

EXCEL

Figura 1.13. Un rango sencillo seleccionado

Para seleccionar un rango sencillo mediante el teclado, haz lo siguiente:

1.  Haz que la celda activa sea la que ocupe el extremo superior izquierdo del rango que vas a seleccionar.

2.  Pulsa la tecla Mayús y mantenla pulsada.                

3.  Utiliza las teclas del cursor para ir seleccionando las demás celdas que vayan a componer el rango. A medida que lo hagas irás viendo que esas celdas cambian de color para mostrar que están seleccionadas como parte del rango.

4.  Cuando termines, suelta la tecla Mayús.

Si quieres utilizar el ratón en lugar del teclado para seleccionar un rango sencillo, haz lo siguiente:

1.  Sitúa el puntero del ratón sobre la celda que va a ocupar el extremo superior izquierdo del rango.

2.  Haz clic y mantén pulsado el botón del ratón.

3.  Desplaza el ratón alejándote de la celda inicial hasta seleccionar todas aquellas que quieras incluir en el rango. A medida que lo hagas irás viendo que esas celdas cambian de color para mostrar que están seleccionadas como parte del rango.

4.  Cuando se encuentren todas seleccionadas, suelta el botón del ratón.

Al igual que las celdas, los rangos tienen un nombre o referencia. En el caso de los rangos sencillos, esta referencia se compone de los nombres de las celdas que ocupan los extremos superior izquierdo e inferior derecho del rango, separados por dos puntos. En el caso de la figura 1.13, la referencia del rango sería C4:F10.

Si te fijas, un rango discontinuo no es más que la unión de varios rangos sencillos. Entonces, para seleccionar un rango discontinuo con el ratón, haz lo siguiente:

1.  Sigue el mismo procedimiento de antes para seleccionar el primero de los rangos sencillos.

2.  Cuando termines, pulsa la tecla Ctrl y mantenla pulsada.

3.  Repite el procedimiento por cada uno de los rangos sencillos adicionales que compongan el rango discontinuo.

En la figura 1.14 puedes ver un rango discontinuo seleccionado. Observa que este rango es la unión de tres rangos sencillos. La referencia de un rango discontinuo se forma separando con punto y coma las referencias de los rangos sencillos que lo componen. Así, la referencia del rango discontinuo que aparece en la figura 1.14 sería B3:C6;D11:E15;G18:H22.

EXCEL

Figura 1.14. Un rango discontinuo seleccionado

Para deseleccionar un rango, haz clic con el ratón sobre cualquier celda de la hoja de cálculo (o pulsa cualquier tecla del cursor).

Capýtulo siguiente - Guardar el libro de trabajo

Nuestras novedades en tu e-mail

Escribe tu e-mail:



MailxMail tratarý tus datos para realizar acciones promocionales (výa email y/o telýfono).
En la polýtica de privacidad conocerýs tu derechos y gestionarýs la baja.

Cursos similares a Conceptos básicos de Excel 2007



  • Výdeo
  • Alumnos
  • Valoraciýn
  • Cursos
1. Excel 2007. Fórmulas de auditoría
Aprende de forma rápida cómo corregir los errores en tus fórmulas de auditoría... [17/08/10]
7.939
Curso con video
2. Excel 2007. Introduccion de datos
Excel 2007 es una aplicación que permite realizar hojas de cálculo , que se... [20/10/10]
4.841
Curso con video
3. Excel 2007. Nombrar los rangos
Excel   tiene la herramienta rango , una herramienta muy importante para el... [28/10/10]
2.770
Curso con video

ýQuý es mailxmail.com?|ISSN: 1699-4914|Ayuda
Publicidad|Condiciones legales de mailxmail